5 Tipps zur Einführung einer mobilen CRM-Lösung

Mit dem Smartphone schnell unterwegs auf wichtige Daten zugreifen, gehört heute zu unserem Alltag. Dadurch steigt auch der Anspruch an das Kundenmanagement: Kunden erwarten schnelle Reaktionszeiten und wollen individuell angesprochen und betreut werden. Die Antwort: Mobile CRM. Denn ein flexibler und mobiler Zugriff auf Informationen ist im Kundenbeziehungsmanagement heute ein Muss.

Mit mobilen Software-Lösungen für das Customer Relationship Management (CRM) rücken Unternehmen ihre Kunden noch stärker in den Fokus: Weil die Mitarbeiter administrative Arbeit schneller erledigen und auch unterwegs immer auf dem aktuellsten Stand sind, bleibt mehr Zeit für wesentliche Aufgaben. Je einfacher und intuitiver die Anwendung, bzw. App dabei ist, desto schneller und effizienter arbeiten Ihre Mitarbeiter mit dem System. Wie die Einführung einer mobilen CRM-Lösung gelingt und was für ein sicheres Mobile-Device-Management zu beachten ist, zeigen unsere 5 Tipps.

Was ist ein mobiles CRM?

Unter einem mobilen CRM versteht man Customer-Relationship-Management-Software, die speziell auch auf mobilen Endgeräten wie beispielsweise Smartphones oder Tablets funktionsfähig ist. Dabei handelt es sich nicht immer um eine App, auch eine webfähiges CRM-System bietet alle Vorteile eines mobile CRM. Die mobile Version ist kompatibel mit der entsprechenden Desktop-Version des CRM-Systems. Dadurch sind Daten flexibel verfügbar und Arbeiten ist mit Smartphone oder Tablet auch von unterwegs in Echtzeit möglich.

Warum ist Mobile CRM wichtig?

Wer heute kurz etwas im Internet sucht, wird eher zu seinem Smartphone greifen, als seinen PC oder Laptop hochzufahren. So stieg in den letzten Jahren die mobile Internetnutzung von 28% im Jahr 2014 auf 82 % im Jahr 2021. Diese Entwicklung zeichnet sich auch in der Arbeitswelt ab: E-Mails und Chat-Anwendungen, wie Teams, werden vermehrt mobil abgerufen. Dabei wächst die Erwartungshaltung auf jegliche Informationen jederzeit zugreifen zu können.

Ein mobiles CRM ermöglicht den Abruf von wichtigen Geschäftsdaten über Smartphone, Tablet und Co. So können Sie beispielsweise Kundendaten von unterwegs aus sichten und bearbeiten. Dadurch können Sie Ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten. Vor allem im Außendienst erleichtert ein mobiles CRM die Arbeit und sorgt für eine ortsunabhängige und flexible Zusammenarbeit in Vertrieb und Marketing.

Welche Vorteile bringt mobiles CRM?

• Flexibler Zugriff auf wichtige Daten: Termine flexibel vor- und nachbereiten, Besuchstouren planen sowie Vertriebsaktivitäten effizienter steuern
• Schnelle Reaktionszeiten: auf Anfragen von Kunden schneller reagieren, Angebote anpassen, erstellen und verschicken
• Effizienz steigern: Reisezeiten effektiver nutzen, Historien und Angebote direkt nach dem Termin ins CRM übernehmen, zusätzliches Produktivitäts- und Motivationspotenzial nutzen
• Collaboration: Abteilungen, wie Vertrieb, Marketing und Service, arbeiten besser zusammen, Wissen über Kunden und Projekte steht in Echtzeit zur Verfügung
• Einzigartige Kundenbeziehung: zufriedene, gut informierte Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden

Was muss man bei der Einführung von Mobile CRM berücksichtigen?

Tipp 1: Achten Sie auf die Flexibilität der CRM-Lösung

Ob Vorbereitung auf Kundentermine, Planen von Besuchstouren oder bei der Vertriebssteuerung: Ihre mobile CRM-Lösung sollte sich flexibel an wachsende Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen sowie branchen- und plattformunabhängig sein.

Dabei sollte die Software auf allen gängigen Smartphones und Tablets funktionieren und sich an unterschiedliche Endgeräte anpassen lassen. Das steigert die Akzeptanz der Anwender. Läuft die Lösung auf unterschiedlichen Plattformen und Betriebssystemen reibungslos, ermöglicht das ein einheitliches Look and Feel und erleichtert die Bedienung.

Tipp 2: Legen Sie notwendige Funktionen zusammen mit Ihren Fachabteilungen fest

Vor Ort sollte grundsätzlich jeder Mitarbeiter mit Kundenkontakt in Echtzeit auf relevante Informationen zugreifen können. Bei einer mobilen CRM-Lösung ist es sinnvoll abzuwägen, welche Funktionen auch unterwegs verfügbar sein sollen. Die Mobilversion sollte sich flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens sowie auch an die Anforderungen jeder Abteilung anpassen.

Die Anwender wissen am besten, welche Anwendungen von unterwegs einen Mehrwert liefern und welche besser auf dem Desktop bleiben. Beziehen Sie die späteren Anwender, speziell den Außendienst und seine Erfahrungen, deshalb frühzeitig in das Projekt mit ein. Jeder Mitarbeiter kann darüber hinaus seine Startseite, das sogenannte Dashboard, frei definieren und festlegen, welche Elemente und Übersichten dort angezeigt werden sollen.

Tipp 3: Führen Sie Ihren Anwendern den Mehrwert der Lösung vor Augen

Die beste Lösung kann nicht erfolgreich sein, wenn die Belegschaft sie nicht annimmt. Für die reibungslose Zusammenarbeit von Innen- und Außendienst verändern sich bei der Einführung eines mobilen CRM-Systems viele interne Prozesse. Um zu vermeiden, dass einzelne Mitarbeiter, Teams oder sogar Abteilungen an alten Abläufen festhalten, erläutern Sie die verbesserten Szenarien ausführlich und anschaulich.

Mobiles CRM sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Ist der Mehrwert für die Anwender spürbar, werden sie die Lösung gerne nutzen. „Mobile Pioniere“ können bei der Einführung der Software ihr Wissen an Kolleginnen und Kollegen vermitteln und für Fragen zum System zur Seite stehen.

Mobiles CRM sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein (Video: ADITO xRM)

Tipp 4: Keine Kompromisse bei der Datensicherheit eingehen

Erhalten Ihre Mitarbeiter unternehmenseigene Endgeräte oder werden die Smartphones der Mitarbeiter genutzt? Klären Sie vorab die Frage, auf welchen Endgeräten die Mobile CRM-Lösung zum Einsatz kommen soll. Egal wie sie sich entscheiden, die Datensicherheit muss hier gewährleistet sein.

Diese Sicherheitsvorkehrungen sind in jedem Fall Pflicht:

• Alle mobilen Geräte müssen PIN-gesichert sein und aus der Ferne gesperrt sowie die Daten bereinigt werden können.
• Zugangsrechte zu zentralen Daten müssen zentral verwaltet werden können.
• Daten müssen regelmäßig durch ein zentrales Backup gesichert werden.
• Bei einem Personalwechsel müssen persönliche Daten, Unternehmensdaten und Software auf dem Gerät gelöscht werden.
• Software-Updates sollten zentral auf dem Server erfolgen. Dadurch laden die Nutzer bei jedem Aufruf die aktualisierten Daten automatisch herunter.

Tipp 5: Wählen Sie die richtige Datenverfügbarkeit für Ihr Unternehmen

Sollen Unternehmensdaten auch offline, also ohne Datenverbindung, zur Verfügung stehen? Neben reiner Online-Verfügbarkeit und voller Offline-Fähigkeit gibt es einen goldenen Mittelweg: das Offline-Caching. Dabei stehen die zuletzt geladenen Daten auf dem mobilen Endgerät auch ohne Datenverbindung zur Verfügung – nicht jedoch der komplette Firmendatenpool. Die temporäre Unterbrechung einer Verbindung fällt so weniger ins Gewicht. Die Sicherheit der gesamten Daten bleibt dennoch gewährleistet.

Fazit: Mit Mobile CRM alle Daten immer zur Hand

Mobile CRM ermöglicht Ihnen einen flexiblen Zugriff auf Informationen und Daten. Dadurch können Sie Ihre Kunden jederzeit individuell betreuen und Ihr Unternehmen zielgerichtet auf die Zukunft vorbereiten. Achten Sie bei der Auswahl der Lösung auf Flexibilität, Datensicherheit und Funktionen, die zu Ihrem Unternehmen passen und von Ihren Anwendern akzeptiert sind, steht einem erfolgreichen Einsatz von Mobile CRM nichts mehr im Weg.

Veröffentlicht am 05.11.2017
Aktualisiert am 11.08.2022