{"id":6019,"date":"2023-12-13T08:00:46","date_gmt":"2023-12-13T07:00:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/?p=6019"},"modified":"2024-03-07T10:39:34","modified_gmt":"2024-03-07T09:39:34","slug":"dms-crm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/dms-crm","title":{"rendered":"DMS und CRM verkn\u00fcpfen: Das sind die Vorteile"},"content":{"rendered":"

Dokumenten-Management-Systeme und Customer-Relationship-Management-Systeme haben einen positiven Einfluss auf Ihre Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe. Beide L\u00f6sungen helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Arbeitsfluss und erm\u00f6glichen zusammen eine gute Kundenbetreuung. Was macht die beiden Systeme aus und welche Vorteile hat eine Integration?<\/span><\/p>\n

\n

Inhalt<\/strong><\/p>\n

    \n
  1. Was versteht man unter einem DMS?<\/a><\/li>\n
  2. Wie funktioniert ein DMS-System?<\/a><\/li>\n
  3. Was versteht man unter CRM?<\/a><\/li>\n
  4. Wie funktioniert ein CRM-System?<\/a><\/li>\n
  5. Wie funktioniert die Integration von DMS in CRM?<\/a><\/li>\n
  6. Welche Vorteile hat die Verkn\u00fcpfung von CRM und DMS?<\/a><\/li>\n
  7. Was gibt es bei der Integration von DMS und CRM zu beachten?<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n

    Was versteht man unter einem DMS?<\/h2>\n

    DMS ist die Kurzform von Dokumenten-Management-System. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um ein digitales Tool zum Verwalten von elektronischen Dokumenten. Mit der Software k\u00f6nnen Unternehmen alle wichtigen Dokumente und Dateien wie E-Mails, Rechnungen und Vertr\u00e4ge datenbankgest\u00fctzt erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.<\/p>\n

    Wie funktioniert ein DMS-System?<\/h2>\n

    Mit Hilfe eines DMS-Systems k\u00f6nnen Unternehmen s\u00e4mtliche Dokumente und Informationen organisieren, koordinieren und revisionssicher speichern.<\/p>\n

    \n

    Was bedeutet Revisionssicherheit?<\/strong><\/span>
    \nVon Revisionssicherheit spricht man in Bezug auf die revisionssichere Archivierung von Daten in digitaler Form. Gemeint ist damit die elektronische Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten unter Einhalt der rechtlichen Anforderungen. Darunter fallen Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit, Vollst\u00e4ndigkeit, Sicherheit, Verf\u00fcgbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unver\u00e4nderlichkeit und Zugriffschutz der abgelegten Informationen.<\/p>\n<\/div>\n

     <\/p>\n

    Die Software l\u00e4uft datenbankgest\u00fctzt und Nutzer k\u00f6nnen unabh\u00e4ngig von Zeit und Ort darauf zugreifen. Im DMS k\u00f6nnen Dokumente und auch eingescannte Schriftst\u00fccke zentral abgelegt, verschlagwortet und unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden. Die integrierte Suche erleichtert das Finden von Dokumenten sowie die Bearbeitung. Durch Schnittstellen zu anderen Software-L\u00f6sungen wie CRM oder ERP l\u00e4sst sich die L\u00f6sung leicht in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren.<\/p>\n

    Was versteht man unter CRM?<\/h2>\n

    CRM ist die Abk\u00fcrzung f\u00fcr Customer-Relationship-Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Darunter versteht man die konsequente Fokussierung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Um diese Kundenbeziehungsprozesse optimal abzubilden, verwenden Unternehmen CRM-Systeme. In diesen Software-L\u00f6sungen erfassen Sie Kundendaten und bilden kundennahe Prozesse ab. Im Mittelpunkt steht die 360-Grad Sicht auf den Kunden.<\/p>\n

    Wie funktioniert ein CRM-System?<\/h2>\n

    Alle Kundendaten vom E-Mail-Verkehr, \u00fcber Aktivit\u00e4ten bis hin zu Vertr\u00e4gen und Firmenkomplexe lassen sich in einem CRM-System abbilden. Dar\u00fcber hinaus bieten CRM-L\u00f6sungen umfangreiche Funktionen f\u00fcr Marketing, Vertrieb und Service. Moderne CRM-Systeme erm\u00f6glichen neben der Kontaktverwaltung von Kunden, Interessenten, Partnern und Lieferanten auch die digitale Abbildung und Automatisierung von Prozessen. So spricht man bei CRM-L\u00f6sungen, die \u00fcber das herk\u00f6mmliche Kundenbeziehungsmanagement hinausgehen auch von xRM: Any Relationship Management Software.<\/p>\n

    Wie funktioniert die Integration von DMS in CRM?<\/h2>\n

    Die Integration von DMS in CRM sollte am besten nahtlos erfolgen. Das hei\u00dft, alle Dokumente im DMS-System sollten auch \u00fcber das CRM an den richtigen Stellen verf\u00fcgbar gemacht werden und von dort aus bearbeitbar und einsehbar sein. Es empfiehlt sich zudem das DMS in das User Interface des CRM einzubauen. Bestenfalls sollte der User gar nicht merken, dass er auf ein anderes System zugreift. Das erm\u00f6glicht den Mitarbeitern eine ganzheitliche Sicht auf die Dokumente sowie eine einfache und intuitive Bedienung. Der Switch zwischen zwei Systemen ist nicht ersichtlich.<\/p>\n

    Welche Vorteile hat die Verkn\u00fcpfung von CRM und DMS?<\/h2>\n

    Durch die Verkn\u00fcpfung von CRM und DMS entstehen mehrere Synergien, die f\u00fcr Ihr Unternehmen n\u00fctzlich sind.<\/p>\n

    Datensilos vermeiden<\/h3>\n

    Durch die Integration von DMS in CRM sparen Sie sich den Wechsel zwischen zwei Systemen. Ihre Kundenbetreuer m\u00fcssen nicht mehr zwischen DMS und CRM hin- und herswitchen, sondern k\u00f6nnen Dokumente direkt \u00fcber das CRM verwalten. So verhindern Sie, dass unterschiedliche Versionen in verschiedenen Systemen gespeichert werden oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Dokumenten arbeiten. Auch die sehr fehleranf\u00e4llige manuelle \u00dcbertragung von Daten entf\u00e4llt. Durch die Fokussierung auf ein zentrales System schaffen Sie dar\u00fcber hinaus mehr Effizienz. Zeit f\u00fcr doppelte Logins und Verwaltung f\u00e4llt ebenfalls weg.<\/p>\n

    Mehr Transparenz<\/h3>\n

    Durch die Schnittstelle zwischen DMS und CRM schaffen Sie mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen. Ihre Mitarbeiter k\u00f6nnen zeit- und ortsunabh\u00e4ngig auf die f\u00fcr sie relevanten Dokumente zugreifen und haben alle wichtigen Infos immer griffbereit. So k\u00f6nnen beispielsweise auch Au\u00dfendienstmitarbeiter von dem Zugriff auf alle Daten profitieren und Kunden umfangreich beraten. Kundenbetreuer haben jederzeit alle Datens\u00e4tze zur Hand, die f\u00fcr das Beschwerdemanagement wichtig sind. Von Vertr\u00e4gen \u00fcber Rechnungen bis hin zu s\u00e4mtlichen Korrespondenzen \u2013 Alle Infos sind nachvollziehbar dokumentiert, sodass Sie Ihre Kunden optimal betreuen k\u00f6nnen.<\/p>\n

    Verbesserte Zusammenarbeit<\/h3>\n

    Neben mehr Transparenz erm\u00f6glicht die Verkn\u00fcpfung der beiden Systeme eine verbesserte Zusammenarbeit. Workflows lassen sich durchg\u00e4ngig gestalten und sind nicht durch den Wechsel zwischen verschiedenen Software-L\u00f6sungen gest\u00f6rt. Auch die abteilungs\u00fcbergreifende Zusammenarbeit wird gef\u00f6rdert, da alle n\u00f6tigen Informationen jederzeit f\u00fcr jeden einsehbar sind. Unterschiedliche Informationsst\u00e4nde geh\u00f6ren somit der Vergangenheit an.<\/p>\n

    \"Webinar<\/a>
    Webinar zur Asynchronen Kommunikation \u2013 Collaboration als Gamechanger<\/figcaption><\/figure>\n

    Effizientere Prozesse<\/h3>\n

    Durch die Schnittstelle der beiden Systeme vermeiden Sie Systembr\u00fcche und schaffen einen durchg\u00e4ngigen Informationsfluss zwischen Ihren Teams. Diese k\u00f6nnen abteilungs\u00fcbergreifend und durchg\u00e4ngig mit Dokumenten arbeiten, was wiederum Informationsl\u00fccken schlie\u00dft und schnelle, reibungslose Prozesse erm\u00f6glicht. Durch Automatisierungen in DMS und CRM kann zus\u00e4tzlich mehr Effizienz sichergestellt werden.<\/p>\n

    \n

    Beispiel<\/strong><\/span>
    \nWenn die Rechtsabteilung wichtige Servicevertr\u00e4ge im DMS hinterlegt, k\u00f6nnen \u00fcber die Schnittstelle zum CRM auch Vertriebsmitarbeiter darauf zugreifen und diese direkt dem Kunden zur Verf\u00fcgung stellen. Das Dokument wird direkt mit dem entsprechenden Kundendatensatz verkn\u00fcpft. Somit hat auch der Service die entsprechenden Informationen bei Serviceanfragen des Kunden sofort griffbereit. Selbes gilt f\u00fcr Rechnungen aus der Buchhaltung.<\/p>\n<\/div>\n

     <\/p>\n

    Was gibt es bei der Integration von DMS und CRM zu beachten?<\/h2>\n

    Achten Sie bei der Auswahl Ihres DMS-Systems darauf, dass auch der t\u00e4gliche analoge Posteingang digital abgebildet werden kann. Insbesondere Kunden von Versicherungs- oder Versorgungsunternehmen versenden Beschwerden oder K\u00fcndigungen noch postalisch, daher ist es wichtig, dass diese zeitnah digitalisiert werden, um eine schnelle Bearbeitung zu erm\u00f6glichen. Dar\u00fcber hinaus sollten Sie sich bereits bei der Auswahl Ihres DMS- und CRM-Anbieters \u00fcber Schnittstellen informieren. Viele CRM-Hersteller bieten Standardschnittstellen zu DMS-L\u00f6sungen. So k\u00f6nnen Sie Kosten sparen und m\u00fcssen nicht in individuelle Integrationen investieren. Individuelle Anpassungen sind in der Regel sehr kostenintensiv.<\/p>\n

    Fazit: CRM und DMS f\u00fcr eine optimale Customer Experience<\/h2>\n

    Die Kombination von CRM und DMS schafft eine l\u00fcckenlose Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Teams k\u00f6nnen ohne Systembruch zusammenarbeiten und effiziente Prozesse schaffen, die Ihre Kunden in den Fokus r\u00fccken. Damit hat die Verkn\u00fcpfung einen positiven Einfluss auf die Effizienz Ihrer Gesch\u00e4ftsprozesse und auch Ihre Kunden profitieren von einem starken Kundenservice mit kurzen Wartezeiten und einer hohen Kundenzufriedenheit.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Bei ADITO setzt er sich leidenschaftlich f\\u00fcr alles ein, was mit dem Kunden zu tun hat. Mit seiner Begeisterung f\\u00fcr innovative Technik, Arbeitsweisen und Unternehmensf\\u00fchrung steckt er gerne andere an. Im Fliegen mit seinem Ultraleichtflugzeug hat der Hobbypilot seinen perfekten Ausgleich zum Arbeitsalltag gefunden.\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6019"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=6019"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6019\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6145,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6019\/revisions\/6145"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6020"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6019"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6019"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adito.de\/knowhow\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6019"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}