Hinter jedem neuen Lieferanten steckt die Chance auf bessere Konditionen und mehr Innovationskraft in Ihrer Lieferkette. Umso wichtiger ist ein professioneller und klarer Einstieg in die Zusammenarbeit. Die Lieferantenregistrierung ist dabei der erste entscheidende Schritt: Sie ist die Basis für eine langfristige Partnerschaft. Doch was gibt es bei der Lieferantenregistrierung zu beachten und wie geht man dabei am besten vor?
Inhalt
Was versteht man unter Lieferantenregistrierung?
Die Lieferantenregistrierung ist der erste Schritt, mit dem ein potenzieller Lieferant mit einem Unternehmen in Kontakt tritt. Dabei übermittelt der Lieferant beispielsweise über ein Lieferantenportal grundlegende Informationen zu seinem Unternehmen, seinen Produkten oder Dienstleistungen sowie zu relevanten Qualifikationen. Auf Basis dieser Angaben prüft das Unternehmen, ob der Lieferant zur bestehenden Lieferantenstrategie passt und die geforderten Standards erfüllt. Das Ziel besteht darin, geeignete Anbieter in die eigene Lieferantenbasis aufzunehmen und somit die Grundlage für eine mögliche Zusammenarbeit zu schaffen.
Vorteile der Lieferantenregistrierung
Eine strukturierte Lieferantenregistrierung ist für Unternehmen und Lieferanten von Vorteil:
Für Unternehmen:
- Organisierte Lieferantenauswahl: Potenzielle Lieferanten lassen sich anhand der angegebenen Daten vergleichen und bewerten.
- Weniger Risiko: Durch die Registrierung der Lieferanten klären Sie gleich im ersten Moment wichtige Zertifikate und Bonität und minimieren damit Risiken in der Lieferkette.
- Übersichtliche Dokumentation: Durch die Registrierung über ein Lieferantenportal erhalten Sie alle Infos zu Ihren Lieferanten nachvollziehbar und erfüllen somit auch rechtliche Anforderungen.
- Ressourcen einsparen: Durch den digitalen Registrierungsprozess sparen Sie Ressourcen in Einkauf und Verwaltung.
Für Lieferanten:
- Einfacher Zugang: Neue Lieferanten können sich einfach und mit nur wenigen Klicks online registrieren.
- Vollständige Informationsübermittlung: Durch die strukturierte Lieferantenregistrierung wird sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente und Daten strukturiert und einheitlich übermittelt werden.
- Transparente Anforderungen: Standards und Erwartungen, die das Unternehmen an seine Lieferanten stellt, sind sofort ersichtlich.
- Grundlage für langfristige Partnerschaften: Die Registrierung ist der erste Schritt für eine gute Geschäftsbeziehung und weitere Folgeaufträge.
Ablauf einer Lieferantenregistrierung
In der Regel erfolgt der Prozess der Lieferantenregistrierung nach einem standardisierten Ablauf. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst werden.
1. Einladung oder Bewerbung
Unternehmen können potenziellen Lieferanten entweder direkt einladen oder Lieferanten können sich selbstständig über ein Online-Portal bewerben.
2. Registrierungsformular ausfüllen
Der Lieferant füllt im nächsten Schritt ein strukturiertes Formular aus und macht darin Angaben zu seinem Unternehmen, dem Leistungsportfolio sowie zum Ansprechpartner.
Welche Informationen muss ein Lieferant bereitstellen?
- Stammdaten
- Name des Unternehmens
- Adresse
- Rechtsform
- USt-ID
- Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten
- Produkt-/Leistungsportfolio
- Referenzen
- Zertifikate und Nachweise
- Zahlungsbedingungen
3. Relevante Dokumente hochladen
Im nächsten Schritt erfolgt die Übermittlung wichtiger Nachweise und Zertifikate.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Handelsregisterauszug
- Versicherungsnachweise
- Nachhaltigkeitszertifikate
- Qualitätsnachweise (ISO etc.)
4. Prüfung und Freigabe durch das Unternehmen
Nachdem alle relevanten Informationen und Daten erfolgreich übermittelt wurden, prüft das Unternehmen die eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Konformität mit den internen Anforderungen. Dies kann sowohl automatisiert als auch manuell erfolgen. Bei positiver Bewertung wird der Lieferant in die Lieferantenbasis aufgenommen und für Folgeprozesse, wie beispielsweise Bestellungen oder Ausschreibungen, freigeschaltet.
Digitale Tools & Portale zur Registrierung
Mit der fortschreitenden Digitalisierung läuft die Lieferantenregistrierung zunehmend über Online-Portale oder integrierte Beschaffungssysteme ab. Diese digitalen Tools ermöglichen eine transparente und standardisierte Abwicklung des Registrierungsprozesses.
Spezielle SRM-Systeme (Supplier Relationship Management) bieten ein Lieferantenportal und unternehmenseigene Webformulare für die Registrierung neuer Lieferanten. Diese können Sich im Handumdrehen registrieren, wichtige Dokumente hochladen sowie ihre Daten selbstständig pflegen und aktualisieren. Auch für Unternehmen bieten solche Lösungen entscheidende Vorteile: alle relevanten Informationen lassen sich zentral verwalten, Prüfprozesse können automatisiert erfolgen und die Kommunikation mit Lieferanten ist gebündelt in einem System einsehbar.
Darüber hinaus verfügen SRM-Systeme über zusätzliche Funktionen wie Vertragsmanagement, Risikobewertungen, Lieferantenbewertung und Lieferantenklassifizierung. Das spart Zeit, erleichtert das systematische Lieferantenmanagement und schafft eine transparente Grundlage für fundierte Einkaufsentscheidungen.
Tipps für erfolgreiche Lieferantenregistrierung
- Achten Sie auf Datenaktualität: Sowohl Lieferanten als auch Unternehmen sollten auf Vollständigkeit und Korrektheit der Angaben achten. Veraltete Daten oder fehlende Informationen verzögern den Registrierungsprozess und können einen negativen Eindruck hinterlassen.
- Kommunizieren Sie klar: Geben Sie einen festen Ansprechpartner an und sorgen Sie für schnelle Reaktionszeiten bei Rückfragen des Unternehmens. Damit sorgen Sie für ein professionelles und verlässliches Auftreten.
- Berücksichtigen Sie die Vollständigkeit der Dokumente: Sowohl für Unternehmen als auch für Lieferanten sind vollständige Unterlagen für die Registrierung entscheidend. Fehlen wichtige Dokumente, können neue Lieferanten nicht in die Lieferantenbasis mitaufgenommen werden. Daher sollen Sie als Lieferant das Unternehmen frühzeitig informieren, wenn noch nicht alle Dokumente zum Zeitpunkt der Registrierung vorliegen und nachgereicht werden.
- Anforderungen klar definieren: Durch eine strukturierte Lieferantenregistrierung haben Unternehmen die Möglichkeit, alle relevanten Kriterien bereits zu Beginn systematisch abzufragen. Dazu zählen nicht nur wirtschaftliche und technische Aspekte, sondern auch ethische, rechtliche und ökologische Standards, die potenzielle Lieferanten erfüllen sollen. Eine frühzeitige und transparente Klärung dieser Anforderungen erleichtert den anschließenden Auswahl- und Qualifizierungsprozess erheblich.
Fazit: Lieferantenregistrierung als Basis für Zusammenarbeit
Eine gründliche und gut strukturierte Lieferantenregistrierung ist weit mehr als ein bürokratischer Schritt – sie bildet die Grundlage für ein professionelles und nachhaltiges Lieferantenmanagement. Durch klar definierte Anforderungen, vollständige Informationen und transparente Prozesse schaffen Unternehmen die Voraussetzung für vertrauensvolle Partnerschaften und effiziente Zusammenarbeit. Wer hier von Anfang an auf Qualität und ein geeignetes Lieferantenportal setzt, legt den Grundstein für langfristigen Erfolg in der Beschaffung.