Welche Fähigkeiten benötigt der ideale Projektleiter?

Ein CRM-Projekt steht und fällt mit dem Team, das das Projekt umsetzt. Eine der wichtigsten Personen für den reibungslosen Projektablauf ist der Projektleiter. Die perfekte Person für diese Position zu finden, gleicht jedoch eher der Suche nach der allseits bekannten „eierlegenden Wollmilchsau“. Allerdings gibt es einige Kriterien, auf die Sie bei der Auswahl Ihrer Projektleitung für die Implementierung einer CRM-Lösung achten sollten.

Welche Fähigkeiten benötigt ein Projektleiter?

Oft werden Projektleiter allein aufgrund Ihrer fachlichen Leistung ausgewählt. Im Grunde eine gute Entscheidung, denn sie müssen auch technische Details verstehen und die Richtigkeit und Qualität von Projektergebnissen prüfen können. Allerdings vereint die ideale Projektleitung fachlichen Kompetenzen mit sozialen Fähigkeiten:

1. Ein Projektleiter benötigt Fachwissen

Der Projektleiter für CRM-Projekte sollte firmen- und produktspezifische Besonderheiten kennen, denkt abteilungsübergreifend und kann dadurch Anforderungen an das CRM-System genau definieren und formulieren. Er muss kein IT-Spezialist sein, sollte allerdings ein gutes Verständnis der Prozesse und deren Abbildung im CRM haben. Für bessere Softwarekenntnis werden interne Projektleiter in der Regel auch vom CRM-Anbieter geschult.

2. Projektleiter benötigen Erfahrung im Projektmanagement

Der ideale Leiter für Ihr CRM-Projekt kennt verschiedene Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements. Er weiß genau, welche Methode in welcher Projektsituation angewendet werden muss und wie das Projekt optimal geplant und gesteuert werden kann.

Doch nicht nur für die Arbeit im internen Projektteam sind Projektmanagementfähigkeiten von Bedeutung, sondern auch in der Zusammenarbeit mit dem CRM-Anbieter. In den meisten Fällen arbeiten CRM-Anbieter mit agilen Projektmethoden. Diese sollte der Projektleiter kennen und verstehen.

3. Ein Projektleiter hat gute Kommunikationsfähigkeiten

Ein guter Projektleiter versteht es transparent und verständlich die Strategie und Vorgehensweise des Projekts zu erklären und mit Konflikten umzugehen. Er kann sich gut verständigen und sich auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Stakeholder, wie Vorgesetzte, involvierte Abteilungen, Projektmitarbeiter und die Entwickler des CRM-Herstellers, einstellen.

4. Ein Projektleiter benötigt Führungsqualitäten und soziale Kompetenzen

Der ideale Projektleiter legt Ziele und Aufgaben fest, legt aber Wert auf Mitsprache des Projektteams. Er hat die Fähigkeiten seines Teams im Blick und delegiert Aufgaben entsprechend der Qualifikation und Kapazitäten seiner Projektmitarbeiter. Als Team-Lead sorgt er zudem für ein positives Klima im Team.

5. Ein Projektleiter ist Moderator und Mediator

Die Projektleitung bei der Einführung einer CRM-Software ist Mediator zwischen verschiedenen Stakeholdern. Zum einen ist sie die Schnittstelle zwischen seinem Unternehmen und dem CRM-Anbieter. Sie ist der alleinige Ansprechpartner für beide Seiten – dadurch reduzieren Sie Missverständnisse. Zum anderen ist sie Ansprechpartner und Vermittler für andere externe Dienstleister, aber auch für die internen Stakeholder des Projekts.

6. Ein Projektleiter ist immer auch Change-Manager

Die Einführung einer CRM-Lösung bedeutet meist auch große Veränderungen im Unternehmen, vor allem für die Mitarbeiter. Hier ist der Leiter des Projekts als Change Manager gefragt. Er plant und steuert den Veränderungsprozess. Zudem unterstützt er Management und Mitarbeiter darin, die notwendigen Veränderungen und Herausforderungen erfolgreich zu meistern und räumt mögliche Konflikte aus dem Weg.

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7. Ein Projektleiter sollte Zeit für das Projekt haben

Zeit ist zwar keine Fähigkeit, aber definitiv etwas, das ein Projektleiter mitbringen sollte. Mal eben nebenbei ein CRM-System einführen – funktioniert leider nicht. Dass sich der Leiter des Projekts Zeit nehmen kann, um sich um sein Projekt zu kümmern, ist leider für viele Unternehmen nicht selbstverständlich – allerdings ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Implementierung einer CRM-Lösung.  Diese verlangt schnell 30 % oder 50 % der Zeit eines Mitarbeiters. Intensive Kommunikation, klare Definition von Projektregeln und Anforderungen, saubere Dokumentation, Abstimmungstermine – alles Dinge die Sorgfalt und Zeit erfordern. Viele Unternehmen tendieren aufgrund des hohen Zeitaufwands eigens für die CRM-Implementierung einen externernen Mitarbeiter als Projektleitung einzustellen. Beachten Sie jedoch, dass das Projekt nicht mit der Einführung beendet ist. Auch danach benötigen die Nutzer einen Ansprechpartner.

Fazit: Der ideale CRM-Projektleiter muss viele Rollen einnehmen

Beachten Sie, dass das eine Beschreibung des „idealen Projektleiters“ ist. Wenn Ihre Projektleitung all diese Rollen und Anforderungen erfüllt, können Sie sich sehr glücklich schätzen. Allerdings sollten Sie sich auch vor Augen führen in welchem Spannungsfeld sich Ihr Projektleiter befindet. Er muss zum einen die definierten Projektziele und Budgetvorgaben im Blick behalten und erfüllen, für reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern sorgen und technische Zusammenhänge nicht nur verstehen, sondern auch verständlich erklären können.