Die Ist-Analyse – So gehen Sie bei Ihrem Projekt am besten vor

Bei der Einführung einer neuen Software-Lösung dreht sich früher oder später alles darum, welche Prozesse Sie damit abbilden möchten. Hierzu sollten Sie zunächst eine Ist-Analyse durchführen und sich folgende Fragen stellen: Welche Funktionen sind absolut notwendige Bestandteile Ihres neuen Systems? Welche Abläufe können in Ihrem Unternehmen optimiert werden?

Was ist eine Ist-Analyse?

Mit der Ist-Analyse durchleuchten Sie Ihre Prozesse und finden den Ist-Zustand Ihrer Arbeitsabläufe im Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen heraus. Bei der Einführung einer neuen IT-Lösung geht es beispielsweise darum, den Bedarf in Ihren Abteilungen zu ermitteln. Mit Hilfe des Ist-Zustandes definieren Sie, welche Prozesse Sie in einer neuen Lösung abbilden möchten.

Was ist der Unterschied zwischen Ist-Analyse und Soll-Analyse?

Das Ergebnis der Ist-Analyse ist eine Auflistung Ihrer Arbeitsprozesse. Die Soll-Analyse setzt danach an. Hier bewerten Sie anschließend Ihre Abläufe und hinterfragen, ob die definierten Prozesse bereits optimal gestaltet sind oder ob Sie manche Abläufe eventuell noch effektiver gestalten können. Möglicherweise stellen sich manche Abläufe auch als überflüssig heraus. Je genauer Sie Ihren Ist-Zustand definieren, desto leichter fällt Ihnen die darauffolgende Bewertung der Prozesse im Rahmen der Soll-Analyse.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Ist-Analyse?

Zum Start der Ist-Analyse in Ihrem Unternehmen sollten Sie bereits alle wichtigen Stakeholder für das anstehende Projekt ermittelt haben. Dabei handelt es sich um alle Interessensgruppen, die für das bevorstehende Projekt relevant sind. Dazu zählen Key-User, Fachabteilungen, Sponsoren, IT oder beispielsweise auch der Betriebsrat. Haben Sie die Stakeholder für Ihr IT-Projekt ermittelt, können Ihnen diese bei der Ist-Analyse Ihrer Prozesse behilflich sein.

Wie funktioniert eine Ist-Analyse?

Den Ist-Zustand Ihrer Prozesse können Sie auf zwei unterschiedliche Weisen bestimmen:

• Mit der Funktionsanalyse oder funktionalen Analyse stellen Sie übersichtlich einen kompletten Umfang an Funktionen dar, die Ihr Unternehmen bereits verwendet. Dazu zählt beispielsweise die Auflistung der relevanten Funktionen bisher genutzter IT und Software-Lösungen.
• Mit der Prozessanalyse oder prozessualen Analyse definieren Sie konkrete Anwendungsfälle und Geschäftsprozesse. Hier durchleuchten Sie interne Abläufe sowohl strukturell als auch aus technischer Sicht und evaluieren, welche Abläufe genauso beibehalten werden sollten und welche mit dem neuen System optimiert werden sollen. Das Ergebnis ist eine Prozessdokumentation, die auch als Basis zur Verbesserung bestehender Geschäftsabläufe verwendet werden kann.

Ist-Analyse im CRM-Projekt

Planen Sie die Einführung einer CRM-Software ist eine ausführliche Untersuchung Ihrer Geschäftsprozesse unumgänglich. Schließlich sollen mit der neuen Lösung nicht nur neue Funktionen eingeführt und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ausgebaut werden, sondern auch bestehende Abläufe optimiert werden. Damit Sie alle relevanten Prozesse in Ihrer neuen CRM-Lösung abbilden können, empfiehlt es sich bereits bei der Ist-Analyse sowohl auf eine funktionale als auch auf eine prozessuale Analyse zu setzen. Miteinander kombiniert erreichen Sie bestmögliche Ergebnisse.

Funktionale und prozessuale Analyse ergänzen sich

Sowohl die prozessuale als auch die funktionale Analyse haben ihre Berechtigung. Miteinander kombiniert sind sie sehr erfolgsversprechend für die detaillierte Darstellung Ihrer Unternehmensprozesse. Präzise Ergebnisse zum Ist-Zustand Ihres Unternehmens erhalten Sie durch den Vergleich der Ergebnisse von Funktions- und Prozessanalyse.

Ergänzend zur Funktionsanalyse finden Sie mittels der Prozessanalyse heraus, ob die definierten Funktionen in Ihre Prozessabläufe integriert sind und aktiv in der Praxis genutzt werden. Somit vermeiden Sie, Funktionen zu definieren, für die es später keine Verwendung gibt. Im Umkehrschluss können Sie durch die Anwendung beider Methoden auch feststellen, ob eine wichtige Funktion innerhalb der Prozessbeschreibung vergessen wurde.

Was muss man bei der Prozessanalyse beachten?

Zur Umsetzung der Prozessanalyse gibt es verschiedene Methoden. Eine Möglichkeit sind beispielsweise Einzelinterviews mit allen Stakeholdern, die für Ihr zukünftiges CRM-Projekt relevant sind. Wichtig ist es hierbei, dass Sie alle wichtigen Interessensgruppen mit einbeziehen und zunächst alle Daten zusammentragen und konsolidieren. Vor allem bei größeren und stärker verteilten Fachkompetenzen sind die Interviews empfehlenswert, da sie einen direkten Einblick in die Praxis vermitteln. In einem weiteren Schritt sollten Sie die gesammelten Prozesse nochmals in großer Runde vor allen Beteiligten vorstellen. Gibt es dann noch Einwände, können Sie wichtige Ansprechpartner ausfindig machen und frühzeitig Anpassungen vornehmen.

Nur wenn Sie im Rahmen der Ist-Analyse alle relevanten Parteien einbinden, erhalten Sie am Ende ein möglichst vollständiges Bild der Arbeitsprozesse.

Neben Einzelinterviews mit Mitarbeitern können auch folgende Methoden bei der prozessualen Analyse hilfreich sein:

• Interviews mit sekundär betroffenen Personen (Kunden, Partner)
• Fragebögen
• Analyse von Geschäftsprozessen anhand von Use-Case-Modellen
• Analyse von bestehenden IT-Lösungen und Dokumenten
• Beobachtung im Arbeitsfeld

Warum ist eine umfassende Ist-Analyse wichtig?

Gesamtüberblick schaffen

Wo steht Ihr Unternehmen gerade? Die Definition Ihrer Prozesse gibt einen Rundumblick auf alle wichtigen Abläufe. So lässt sich auch herausfinden, welche bestehenden Lösungen mit Ihrem CRM-System verknüpft werden sollen.

Ist-Zustand genau definieren

Die Ist-Analyse bildet das Fundament für eine erfolgreiche CRM-Einführung. Nur wenn Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen genau definieren, können Sie diese später erfolgreich in der neuen IT-Lösung abbilden.

Optimierungspotenziale aufdecken

Mit Hilfe der Ist-Analyse erkennen Sie auch vorhandene Defizite in Ihrem Unternehmen. Dies ist der erste Schritt, um bestehende Prozesse zu verbessern und zielgenau zu optimieren.

Funktionen für Software ableiten

Mit einer umfangreichen Untersuchung Ihrer Prozesse vermeiden Sie, dass später überflüssige Funktionen implementiert werden, die von Ihren Mitarbeitern nicht genutzt werden. Mit der Ist-Analyse stellen Sie sicher, dass das System nur die Funktionen beinhaltet, die Sie auch wirklich benötigen. Das erhöht die Anwenderakzeptanz und spart Budget.

Welche Faktoren sollte man bei der Ist-Analyse beachten?

Auf dem Weg zur erfolgreichen CRM-Einführung sind Prozess- und Funktionsanalyse wichtige Schritte. Beim Erfassen des Ist-Zustands sollten Sie aber auch auf weitere Faktoren achten, dazu gehören zum Beispiel:

• Die bestehende IT-Infrastruktur: Klären Sie, welche Bedingungen Sie in Ihrem Unternehmen vorfinden und ob eine reibungslose CRM-Einführung dadurch gewährleistet ist. Erfahren Sie hier, wie Sie ein modernes Relationship-Management auch mit zum Teil veralteter IT-Landschaft umsetzen.

• Der Datenschutz: Beziehen Sie den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens frühzeitig ein. Mit ihm gemeinsam stellen Sie sicher, dass alle Prozesse in Ihrem Haus mit den Datenschutzrichtlinien vereinbar sind.

Fazit: Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen

Nehmen Sie Ihre Prozesse genau unter die Lupe und leiten Sie daraus die Funktionen ab, die Ihr CRM-System beinhalten muss. Die Grundlage dafür ist eine ausführliche Ist-Analyse Sie müssen in dieser Phase noch nicht alles bis ins kleinste Detail beschreiben. Wichtig ist allerdings, dass Sie Ihre Abläufe und alle Stakeholder vollständig auflisten. Aus dieser Definition ergeben sich für Sie zahlreiche Chancen zur Optimierung. Um die konkrete Umsetzung der Arbeitsprozesse – vom Ist- zum Soll-Zustand – geht es dann im nächsten Schritt der Anforderungsanalyse.

Veröffentlicht am 18.07.2018
Aktualisiert am 03.03.2021