Die Ist-Analyse – So gehen Sie bei Ihrem CRM-Projekt am besten vor

Ihre CRM-Anforderungsanalyse ist in vollem Gang. Sie sind auf dem besten Weg, erfolgreich eine CRM-Lösung einzuführen. Wichtige Stakeholder und Ansprechpartner haben Sie bereits identifiziert. Jetzt dreht sich alles um diese Fragen: Welche Prozesse sollen in das CRM integriert werden? Und welche Funktionen sind zwingende Bestandteile Ihres CRM-Systems? Wie Sie bei dieser Ist-Analyse schnell und strukturiert vorgehen, lesen Sie hier.

Führen Sie eine Funktions- und eine Prozessanalyse durch

Grundsätzlich sind für die Bestimmung des Ist-Zustands zwei Herangehensweisen möglich:

  • Mit der funktionalen Analyse stellen Sie übersichtlich einen kompletten Funktionsumfang Ihres Systems auf.
  • Mit der prozessualen Analyse definieren Sie konkrete Anwendungsfälle und Prozessabläufe. In gemeinsamen Workshops erarbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern, welche Prozesse die neue CRM-Lösung abbilden soll und beschreiben diese.

Oft wählen Unternehmen hauptsächlich die Prozessanalyse. Das hat vor allem den Grund, dass die einzelnen Fachbereiche, die das CRM später nutzen, genaues Feedback geben können, mit welchen Prozessen sie täglich arbeiten. Wer beide Varianten beachtet, schafft eine optimale Basis für die CRM-Einführung.

Worauf Sie bei der Prozessanalyse achten sollten

Eine Möglichkeit der Prozessanalyse sind Einzelinterviews mit Ihren Stakeholdern. Hier können Sie alle Daten zusammentragen und konsolidieren. Vor allem bei größeren und stärker verteilten Fachkompetenzen sind die Interviews sehr zu empfehlen. Bringen Sie in einem weiteren Schritt alle an einen Tisch und stellen Sie die gesammelten Prozesse vor. Sollten Sie während der Vorstellung der Prozesse merken, dass ein wichtiger Ansprechpartner noch nicht berücksichtigt wurde, können Sie schnell reagieren und ihn dazu holen.

Nur wenn Sie im Rahmen der Ist-Analyse alle relevanten Parteien einbinden, erhalten Sie am Ende ein möglichst vollständiges Bild der Arbeitsprozesse.

Warum die Ergebnisse der Funktionsanalyse relevant sind

Sowohl die prozessuale als auch die funktionale Analyse haben ihre Berechtigung und führen in Kombination zum Erfolg. Vergleichen Sie die Ergebnisse Ihrer Funktionsanalyse mit denen Ihrer Prozessanalyse: So stellen sie fest, ob Sie eine bestimmte Funktion wirklich brauchen und vermeiden es, eine Funktion zu definieren, für die es in Ihren Prozessabläufen überhaupt keinen Anwendungsfall gibt. Wenn Sie beide Analysemethoden anwenden, finden Sie im Umkehrschluss außerdem heraus, ob Sie eine Funktion vergessen haben, die in einem Ihrer Prozesse vorkommt.

Achten Sie auf eine umfassende Ist-Analyse

Auf dem Weg zur erfolgreichen CRM-Einführung sind Prozess- und Funktionsanalyse wichtige Meilensteine. Beim Erfassen des Ist-Zustands sollten Sie aber auch auf weitere Faktoren achten, dazu gehören zum Beispiel:

  • Die bestehende IT-Infrastruktur: Klären Sie, welche Bedingungen Sie in Ihrem Unternehmen vorfinden und ob eine reibungslose CRM-Einführung dadurch gewährleistet ist.
  • Der Datenschutz: Seit Ende Mai gilt die neue Datenschutzgrundverordnung. Stellen Sie also sicher, dass alle Prozesse in Ihrem Haus mit dem Datenschutz vereinbar sind.

Fazit: Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen

Nehmen Sie Ihre Prozesse genau unter die Lupe und leiten Sie daraus die Funktionen ab, die Ihr CRM-System beinhalten muss. Die Grundlage dafür ist eine ausführliche Analyse des Ist-Zustands. Sie müssen in dieser Phase noch nicht alles bis ins kleinste Detail beschreiben. Wichtig ist allerdings, dass Sie Ihre Prozesse und alle Stakeholder vollständig auflisten. Aus dieser Ist-Analyse ergeben sich für Sie zahlreiche Chancen zur Optimierung. Um die konkrete Umsetzung der Arbeitsprozesse – vom Ist- zum Soll-Zustand – geht es dann in unserem letzten Artikel zur Anforderungsanalyse.

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