Die Ist-Analyse – So gehen Sie bei Ihrem CRM-Projekt am besten vor

Bei der Einführung einer neuen CRM-Lösung dreht sich früher oder später alles darum, welche Prozesse Sie mit der Software abbilden möchten. Welche Funktionen sind absolut notwendige Bestandteile Ihres neuen CRM-Systems? Welche Prozesse können optimiert werden? Wir erklären, wie Sie bei der Ist-Analyse Ihre Anforderungen definieren und so schnell und strukturiert an Ihr Ziel kommen.

Starten Sie mit einer Funktions- und Prozessanalyse

Den Ist-Zustand Ihrer Prozesse können Sie auf zwei unterschiedliche Weisen bestimmen:

  • Mit der Funktionsanalyse oder funktionalen Analyse stellen Sie übersichtlich einen kompletten Funktionsumfang Ihres Systems auf.
  • Mit der Prozessanalyse oder prozessualen Analyse definieren Sie konkrete Anwendungsfälle und Prozessabläufe. In gemeinsamen Workshops erarbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern, welche Prozesse die neue CRM-Lösung abbilden soll und beschreiben diese.

Viele Unternehmen verlassen sich hauptsächlich auf die Prozessanalyse. Das hat vor allem den Grund, dass die einzelnen Fachbereiche, die das CRM später nutzen, genaues Feedback geben können, mit welchen Prozessen sie täglich arbeiten. Unser Tipp: Wer beide Varianten beachtet, schafft eine optimale Basis für die CRM-Einführung.

Das sollten Sie bei der Prozessanalyse beachten

Eine Möglichkeit der Prozessanalyse sind Einzelinterviews mit Ihren Stakeholdern. Hier können Sie alle Daten zusammentragen und konsolidieren. Vor allem bei größeren und stärker verteilten Fachkompetenzen sind die Interviews sehr zu empfehlen. Bringen Sie in einem weiteren Schritt alle Beteiligte an einen Tisch und stellen Sie die gesammelten Prozesse vor. Sollten Sie während der Vorstellung der Prozesse merken, dass ein wichtiger Ansprechpartner noch nicht berücksichtigt wurde, können Sie schnell reagieren und diesen dazu holen.

Nur wenn Sie im Rahmen der Ist-Analyse alle relevanten Parteien einbinden, erhalten Sie am Ende ein möglichst vollständiges Bild der Arbeitsprozesse.

Warum Sie auf die Ergebnisse der Funktionsanalyse keinesfalls verzichten sollten

Sowohl die prozessuale, als auch die funktionale Analyse haben ihre Berechtigung und führen in Kombination zum Erfolg. Vergleichen Sie die Ergebnisse Ihrer Funktionsanalyse mit denen Ihrer Prozessanalyse: So stellen sie fest, welche Funktionen Sie wirklich brauchen und vermeiden es, eine Funktion zu definieren, für die es in Ihren Prozessabläufen überhaupt keinen Anwendungsfall gibt.  Wenn Sie beide Analysemethoden anwenden, finden Sie im Umkehrschluss außerdem heraus, ob Sie eine Funktion vergessen haben, die in einem Ihrer Prozesse vorkommt.

Achten Sie auf eine umfassende Ist-Analyse

Auf dem Weg zur erfolgreichen CRM-Einführung sind Prozess- und Funktionsanalyse wichtige Schritte. Beim Erfassen des Ist-Zustands sollten Sie aber auch auf weitere Faktoren achten, dazu gehören zum Beispiel:

Fazit: Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen

Nehmen Sie Ihre Prozesse genau unter die Lupe und leiten Sie daraus die Funktionen ab, die Ihr CRM-System beinhalten muss. Die Grundlage dafür ist eine ausführliche Analyse des Ist-Zustands. Sie müssen in dieser Phase noch nicht alles bis ins kleinste Detail beschreiben. Wichtig ist allerdings, dass Sie Ihre Prozesse und alle Stakeholder vollständig auflisten. Aus dieser Ist-Analyse ergeben sich für Sie zahlreiche Chancen zur Optimierung. Erfahren Sie mehr über die konkrete Umsetzung der Arbeitsprozesse – in unserem Artikel „Der Soll-Zustand – So schließen Sie Ihre Anforderungsanalyse erfolgreich ab“.

4.2/5. (Abstimmungen: 13)
Please wait...

Das könnte Ihnen auch gefallen Mehr vom Autor

Wir freuen uns über Ihren Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.