5 Tipps für Ihr erfolgreiches Lastenheft

Das Erstellen eines Lastenhefts ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einem erfolgreichen CRM-Projekt. So seltsam es klingen mag, doch ein Lastenheft hat viel mit den Hausaufgaben in der Schulzeit gemeinsam: Beim CRM-Lastenheft handelt es sich um die Hausaufgaben eines Unternehmens für ein erfolgreiches CRM-Projekt. Es ist eine konkrete Beschreibung von Anforderungen, die einen guten Startschuss für Ihr Projekt sicherstellt. Die Auflistung Ihrer Anforderungen hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Ziele zu definieren, sondern erleichtert auch die Auswahl des passenden Anbieters für Ihr Projekt. Beherzigen Sie unsere fünf Tipps für das Erstellen eines Lastenhefts: So wird einem erfolgreichen CRM-Projektstart nichts mehr im Wege stehen.

Was genau ist ein CRM-Lastenheft?

Im CRM-Projekt ist das Lastenheft zum einen ein vollständiger Anforderungskatalog, der Ihre individuellen Wünsche an eine CRM-Lösung möglichst genau und umfassend beschreibt. Zum anderen dient es bei der Auswahl eines geeigneten CRM-Anbieters dazu, die Anforderungen mit den Lösungsansätzen des Anbieters zu vergleichen. Außerdem kann es während der Projektphase als Grundlage für die weitere Orientierung im Projekt dienen.

Sie haben sich für eine agile Einführungs-Methode für Ihr CRM-Projekt entschieden? Bei der CRM-Einführung nach agilen Methoden gelten etwas andere Regeln, mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel.

Tipp 1: Nutzen Sie die Anforderungsanalyse als Basis für das Lastenheft

Die abgeschlossene Anforderungsanalyse, mit der Sie bereits einen Meilenstein im CRM-Einführungsprozess erreicht haben, dient als Grundlage für Ihr Lastenheft. Definiert haben Sie bereits:

  • Gewünschte Funktionen, z.B. Kampagnen- und Leadmanagement für Marketing und Vertrieb
  • Technische Bedingungen, wie z.B. Schnittstellen
  • Nichtfunktionale Anforderungen, wie z.B. der Einsatz verschiedener Sprachen für internationale Standorte

Tipp 2: Ihr Anforderungskatalog muss verständlich und strukturiert sein

Formulieren Sie Ihre Anforderungen so exakt, leicht verständlich und einheitlich wie möglich. So beugen Sie Rückfragen und Missverständnissen vor und kommen im Projekt schneller voran:

Vermeiden Sie:
Es soll überprüft werden, ob eine Eingabe richtig ist.

Richtige Formulierung:
Bei der Eingabe durch einen Anwender mit der Rolle X und der Berechtigung Y muss das System die Richtigkeit innerhalb von N Sekunden überprüfen und anschließend ein Dialogfenster mit dem Hinweis Z anzeigen.

Tipp 3: Planen Sie ein Glossar für eine leichte Verständlichkeit

Achten Sie auch auf eine übersichtliche Gliederung Ihrer Anforderungen. So behalten Sie den Überblick während dem Abgleich mit den Lösungsansätzen verschiedener CRM-Anbieter.

Ein Glossar, das nicht geläufige Begriffe kurz und verständlich erklärt, beugt Missverständnissen vor. Auch für neue Kollegen sind diese Definitionen von firmenintern genutzten Ausdrücken extrem hilfreich.

Tipp 4: Sorgen Sie mit klaren Klassifizierungen für Vergleichbarkeit

Da der Anforderungskatalog unter anderem dazu dient, Angebote von CRM-Anbietern einzuholen, empfehlen wir, klare Klassifizierungen und Antwortmöglichkeiten für das Umsetzen einzelner Anforderungen vorzugeben. Wenn Anbieter zu geforderten Funktionen konkrete Antworten angeben können wie „Standard“, „Customizing“, „Programmierung notwendig“ oder „Nicht möglich“, gewinnen Sie eine hilfreiche Entscheidungsbasis, welche CRM-Lösung Ihren Wünschen am besten entspricht.

Musterlastenheft
Verständliche Klassifizierungen im Lastenheft sorgen für Vergleichbarkeit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tipp 5: Generieren Sie realistische Aufwandsabschätzungen

Jedes CRM-Projekt und jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Anforderungen an eine CRM-Lösung. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich komplexe Fragen nicht immer mit „ja“ oder „nein“ beantworten lassen. Wir empfehlen deshalb neben einer klaren Klassifizierung auch eine Möglichkeit für Erläuterungen. So können angefragte Anbieter eine gewisse Spanne der benötigten Aufwände angeben und Sie erhalten eine realistische Abschätzung für das gesamte Projekt.

Fazit: Mit einem präzisen CRM-Lastenheft zum Erfolg

Mit dem Erstellen des Lastenhefts halten Sie Ihre Anforderungen an eine CRM-Lösung fest und definieren, welche Prozesse Sie optimieren wollen. Schaffen Sie es, Ihren CRM-Anforderungskatalog knapp und präzise zu halten, entsteht ein Dokument, dass Sie nicht nur bei der Auswahl des passenden Anbieters unterstützt, sondern Ihnen auch während und nach der Projektphase als Leitfaden dient.

Laden Sie sich jetzt Ihr Musterlastenheft herunter

Zum Musterlastenheft

 

4.6 / 5. (Abstimmungen: 21)
Please wait...

Das könnte Ihnen auch gefallen Mehr vom Autor

Wir freuen uns über Ihren Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.