Wie erstellt man ein Lastenheft?

Das Erstellen eines Lastenhefts ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projekt – und hat dabei einiges mit den Hausaufgaben in der Schulzeit gemeinsam: Das Lastenheft entspricht den Hausaufgaben eines Unternehmens für die erfolgreiche Software-Einführung. Denn die konkrete Beschreibung von Anforderungen sorgt für einen guten Startschuss für Ihr Projekt. So definieren Sie nicht nur Ihre Ziele in einem Dokument, sondern erleichtern sich auch die Auswahl des passenden Anbieters. Aber wie geht man beim Erstellen eines Lastenhefts am besten vor?

Was ist ein Lastenheft?

Das Lastenheft, oft auch Anforderungskatalog genannt, sammelt alle Anforderungen eines Auftraggebers an die Lieferung und Leistung eines Auftragnehmers und präzisiert den Projektauftrag. Es dient nicht nur zur Beschreibung aller Anforderungen und Wünsche an ein technisches Produkt,  sondern auch zur Auswahl eines geeigneten Auftragnehmers. Die beschriebenen Ansprüche an das System oder eine Software-Lösung können so mit den Lösungsansätzen der Anbieter zu verglichen werden.  Nach der Erteilung des Auftrags bildet es die Grundlage für die weitere Orientierung im Projekt. Für gewöhnlich füllt der Auftraggeber das Lastenheft aus.

Was beinhaltet ein Lastenheft?

Auch für den Inhalt eines Lastenheftes im Projektmanagement gibt die DIN 69901 klare Vorgaben. Demnach sollte ein Lastenheft  die folgenden Punkte enthalten:

• Projekteinführung:  Zieldefinition, Projektblauf, die Terminplanung, grobe Kostenvorstellung für das Projekt
• Beschreibung des Ist-Zustands: Zusammenfassung der aktuellen Situation und Gegenbenheiten, sowie Darstellung von Problemen
• Beschreibung des Soll-Zustands: Erläuterung welche Ziele erreicht werden sollen und wie.
• Definition von Schnittstellen und Zuständigkeiten: Überblick über Ansprechpartner und Projektverantwortliche, sowie über benötigte Schnittstellen und Kommunikationswege
• Anforderungen: Genaue Beschreibung aller funktionalen und technischen Anforderungen
• Anhang oder Glossar: Erklärung wichtiger Begriffe und unternehmensbezogener Abkürzungen

Was ist der Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft?

Neben dem Lastenheft ist auch das Pflichtenheft ein gängiges Dokument im Projektmanagement. Im Pflichtenheft stellt der Anbieter seine Lösung vor und beschreibt dabei, wie die im Lastenheft definierten Anforderungen und Funktionen des Auftraggebers (Lasten) in erforderliche Tätigkeiten (Pflichten) umgesetzt werden. Die Erstellung des Pflichtenhefts übernimmt der potenzielle Auftragnehmer. Darin wird auch festgelegt, auf welche Weise und mit welchen Mitteln die Umsetzung durch den Auftragnehmer erfolgt.

Das Pflichtenheft baut also auf dem unverbindlichen Lastenheft auf und kann als dessen verbindliche Konkretisierung angesehen werden. Oftmals bildet das Pflichtenheft zusammen mit dem Angebot die Basis für Verträge und zu erbringende Leistungen. In der Praxis kann es im Projekt auch zu einer Mischform von Lasten- und Pflichtenheft kommen.

Vorteile eines Lastenhefts

• Beschreibung und Sammlung aller Ansprüche an das System
• Eindeutigere Kommunikation durch verständliche Beschreibungen
• Festlegung wichtiger Rahmenbedingungen für die Entwicklung
• Erstellung eines klaren Zielbildes
• Schaffen von (vertraglichen) Verbindlichkeiten
• Vermeidung von Nachbesserungen während des Projekts

Wann wird es erstellt?

Bevor Sie mit der Bearbeitung des Lastenhefts beginnen, sollten Sie diese drei Punkte erfüllen:

1. Sie haben das GO für die Einführung eines neuen IT-Systems in Ihrem Unternehmen.
2. Die verschiedenen Interessensgruppen für Ihr Projekt haben Sie bereits ermittelt.
3. Mittels Anforderungsanalyse konnten Sie bereits festhalten, welche Wünsche die relevanten Abteilungen an die neue technische Lösung haben.

Haben Sie diese drei Schritte durchlaufen ist nun der richtige Zeitpunkt für die Erstellung eines Lastenhefts. Es bildet also einen wichtigen Meilenstein innerhalb der Analyse des Soll-Zustands und im gesamten Projekt. Mit dem Lastenheft beschreiben Sie die einzelnen Funktionen, die ein IT-System für Ihr Unternehmen beinhalten muss und hält diese in einem Dokument fest.

Wer füllt ein CRM-Lastenheft aus?

Für gewöhnlich übernimmt der CRM-Projektleiter oder der Projektverantwortliche das Erstellen des Lastenhefts. Es ist aber durchaus sinnvoll, die jeweiligen Stakeholder für ihren entsprechenden Fachbereich hinzuzuziehen. Die IT sollte bei technischen Themen, die auch die Infrastruktur im Unternehmen betreffen, von Beginn an miteinbezogen werden. Die Person, die das Lastenheft erstellt, sollte also die Bedürfnisse der Abteilungen genau kennen und auch über den Soll-Zustand der Prozesse informiert sein.

Wie erstellt man ein Lastenheft?

Das Lastenheft ist nicht nur seitens Ihres Unternehmens von Bedeutung, sondern auch für Ihre CRM-Anbieter. Schließlich dient es als Vergleichsinstrument und zu einer ersten groben Kostenschätzung. So liegt es an Ihnen, Ihre Anforderungen im Lastenheft zu definieren. Der Anbieter vermerkt anschließend, inwieweit er diese erfüllen kann: zum Beispiel, ob die gewünschten Funktionen bereits in der Standardsoftware enthalten sind oder ob weitere Anpassungen notwendig sind. Mit der kostenfreien Lastenheft-Vorlage von ADITO für CRM-Systeme bleibt Ihnen viel Arbeit erspart und Sie können sofort mit dem Erstellen des Lastenhefts beginnen.

Schritt 1: Lastenheft-Vorlage downloaden

Die Lastenheft-Vorlage steht in Form einer Excel-Tabelle zum Download für Sie bereit. Dabei ist es folgendermaßen aufgebaut:

• Die Excel-Tabelle ist in 4 Blätter untergliedert: Unternehmen & Produkt, funktionale Anforderungen, technische Anforderungen sowie Use Cases.
• In der linken Spalte der Lastenheft-Vorlage sind alle Anforderungen an die Software aufgelistet.
• Die Spalte „Kategorie“ (must have, nice to have, nicht relevant) ist von Ihrem Unternehmen auszufüllen.
• Die Spalten „Erfüllung“ sowie „Bemerkung des Anbieters“ werden direkt von Ihren zur Auswahl stehenden CRM-Anbietern ausgefüllt.

Schritt 2: Funktionale Anforderungen ausfüllen

Sobald Sie alle Anforderungen Ihres Unternehmens kennen, können Sie mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen.

In der linken Spalte der Lastenheft-Vorlage finden Sie eine Vielzahl an Ansprüchen an das System, unterteilt in die unterschiedlichen Einsatzbereiche wie beispielsweise Organisation, Marketing & Vertrieb sowie Service etc. Gehen Sie beim Erstellen des Lastenhefts die einzelnen Anforderungen an das System in der linken Spalte durch und wählen Sie die entsprechende Kategorie aus, die auf Ihr Unternehmen zutrifft. Sollte etwas, das Ihr Unternehmen benötigt, nicht bereits in der Lastenheft-Vorlage gelistet sein, können Sie dies weiter unten beliebig ergänzen. Dort ist genügend Platz zum Hinzufügen von unternehmensspezifischen Bedürfnissen.

Schritt 3: Technische Anforderungen definieren

Nachdem Sie alle funktionalen Anforderungen festgehalten haben, gilt es nun die technischen zu definieren. Dazu zählen zum Beispiel Schnittstellen zu externen Systemen, Datenbankmodelle oder auch Ansprüche rund um die Softwareeinführung. Dabei können Sie wiederum zwischen den entsprechenden Kategorien must-have, nice to have und nicht relevant auswählen.

Achtung: Bei Entscheidungen, die die technische Infrastruktur betreffen, sollten Sie unbedingt Ihre interne IT-Abteilung miteinbeziehen.

Schritt 4 (optional): Use Cases formulieren

Statt jede funktionale und technische Anforderung einzeln aufzulisten und durchzugehen, gibt es auch die Möglichkeit, diese in Form von Use Cases zu formulieren.

Use Cases sind konkreter und anschaulicher als einzelne funktionale und technische Anforderungen. Es handelt sich um konkrete Anwendungsfälle, die später als Prozesse im System abgebildet werden können.

Im Tabellenblatt Use Cases sind einige Best Practices des CRM-Anbieters ADITO aufgeführt.

Die Use Cases veranschaulichen, wie konkrete Anwendungsfälle Schritt für Schritt formuliert werden können. Vor allem bei großem Zeitdruck kann sich diese Vorgehensweise lohnen.

Wie geht es nach der Erstellung weiter?

Die Lastenheft-Vorlage ist vollständig ausgefüllt und von der Geschäftsführung freigegeben? Dann können Sie das erstellte Lastenheft nun an ausgewählte CRM-Anbieter senden mit der Bitte zur Bewertung und Rücksendung. Im Rahmen dessen kann Ihr Anbieter auch eine erste Kostenschätzung abgeben.
Die Lastenheft-Vorlage von ADITO schließt die Bewertung des Anbieters gleich mit ein. Der Anbieter kann dabei direkt in der Excel-Tabelle eintragen, wie er die jeweilige Anforderung erfüllt. Gleiche Klassifizierungen bei unterschiedlichen Anbietern sorgen dabei für Vergleichbarkeit.

Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl:

• Standard: Die Anforderung wird im Standard des Systemumfangs bereitgestellt.
• Customizing: Es sind Anpassungen an der Standard-Version nötig.
• Programmierung: Es ist eine Erweiterung des Systems nötig.
• Nicht möglich: Die Anforderung kann nicht wie beschrieben angeboten werden.

Darüber hinaus finden Sie in der Lastenheft-Vorlage ein Blatt „Unternehmen & Produkt“. Hier können Sie die wichtigsten Fragen an die CRM-Anbieter sammeln und sie anschließend im Rahmen der Bearbeitung des Lastenhefts schriftlich beantworten lassen. Die wichtigsten Fragen sind hier bereits enthalten und können beliebig ergänzt werden:

Nachdem Ihre Anbieter das Lastenheft bearbeitet haben, bekommen Sie dieses zum vereinbarten Abgabetermin zurück. Danach liegt es an Ihnen die verschiedenen Anbieter zu vergleichen und den richtigen Partner für Ihr Projekt zu finden.

Fazit: Mit einem präzise erstellten Lastenheft zum Erfolg

Die Erstellung eines Lastenhefts ist mit viel Arbeit verbunden. Stehen die Anforderungen aller Abteilungen und Stakeholder fest, können Sie im Lastenheft die gewünschten Funktionen und Wünsche festhalten. Dabei ist es wichtig, beim Erstellen eines Lastenhefts auf Präzision zu achten und den Fokus auf Ihre „must haves“ zu legen. Schaffen Sie es, Ihren CRM-Anforderungskatalog knapp und präzise zu halten, entsteht ein Dokument, das Sie nicht nur bei der Auswahl des passenden Anbieters unterstützt, sondern Ihnen auch während und nach der Projektphase als Leitfaden dient.

Veröffentlicht am 02.05.2018
Aktualisiert am 28.07.2021