Lieferantenaudit: Praxisguide mit Ablauf, Checkliste & Tipps

Transparente und nachhaltige Lieferketten sind ein zentraler Erfolgsfaktor. Zudem erhöhen gesetzliche Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz den Druck auf Unternehmen, ihre Lieferanten regelmäßig zu überprüfen. Aus unternehmerischer Sicht sind Lieferantenaudits somit entscheidend: Sie sichern Qualität, reduzieren Risiken und stärken die Wettbewerbsfähigkeit.

Ein professionell durchgeführtes Audit liefert wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit von Lieferanten, deckt Schwachstellen auf und verbessert die Zusammenarbeit. Somit stellen Lieferantenaudits ein wichtiges Bewertungs- und Analyseinstrument dar. Doch wie lässt sich ein solcher Auditprozess effizient umsetzen? Welche Punkte sind zu beachten, und wie gelingt eine strukturierte Vorgehensweise?

In diesem Praxisguide erhalten Sie einen kompakten Überblick über Hintergründe, Anwendungsbereiche und den Ablauf von Lieferantenaudits. Sie erfahren, wie Sie ein Lieferantenaudit effizient vorbereiten, durchführen und dokumentieren, inklusive Checkliste und praktischer Tipps für den Einsatz im Unternehmensalltag.

Was ist ein Lieferantenaudit?

Ein Lieferantenaudit ist eine systematische Überprüfung der Prozesse, Strukturen
und Standards eines bestehenden oder potenziellen Lieferanten. Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Konformität des Lieferanten zu bewerten, etwa im Hinblick auf Qualitätsanforderungen, gesetzliche Vorgaben oder Nachhaltigkeitskriterien.

Audits folgen einem klar definierten Ablauf mit festgelegten Prüfkriterien, Checklisten und Dokumentationsvorgaben und können sowohl vor Ort als auch remote durchgeführt werden.

Im Gegensatz zur einmaligen Lieferantenbewertung oder Lieferantenklassifizierung ist das Audit ein vertiefendes, oft wiederkehrendes Verfahren, das tiefere Einblicke ermöglicht und als Grundlage für fundierte Entscheidungen im Lieferantenmanagement dient.

Welche Arten von Lieferantenaudits gibt es?

Lieferantenaudits lassen sich nach ihrem Inhalt und Zweck unterscheiden.
Zu den am häufigsten genutzten Varianten zählen:

• Compliance- oder Nachhaltigkeitsaudit: Überprüft soziale, ökologische und gesetzliche Standards, z. B. im Rahmen des Lieferkettengesetzes.
• Produktaudit: Prüft die Qualität und Konformität konkreter Produkte oder Dienstleistungen.
• Systemaudit: Prüft die Leistungsfähigkeit des gesamten Managementsystems des Lieferanten (z. B. nach ISO 9001).
• Verfahrens- oder Prozessaudit: Untersucht konkrete Abläufe in Produktion, Logistik oder Qualitätssicherung.

Oft werden diese Auditarten kombiniert oder auf den jeweiligen Unternehmenskontext angepasst, um spezifische Risiken und Anforderungen zielgerichtet zu adressieren.

Wann kommen Lieferantenaudits zum Einsatz?

Lieferantenaudits werden in verschiedenen Unternehmensbereichen und Entscheidungssituationen eingesetzt, teils als strategisches Instrument, teils zur operativen Qualitätssicherung. Typische Einsatzbereiche sind:

• Qualitätssicherung: Sicherstellung gleichbleibender Produkt- und Servicequalität
• Compliance-Prüfung: Überprüfung gesetzlicher oder interner Anforderungen
• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Schwachstellen in der Lieferkette
• Lieferantenentwicklung: Basis für gezielte Optimierungsmaßnahmen
• Neulieferantenauswahl: Entscheidungshilfe vor Aufnahme in den Lieferantenstamm
• Reaktionsmaßnahme: Nach Qualitätsproblemen oder Abweichungen

In vielen Fällen ist das Audit Teil eines kontinuierlichen Lieferantenmanagementprozesses, der von Einkauf, Qualitätsmanagement oder CSR-Abteilungen gesteuert wird.

Ablauf eines Lieferantenaudits: So gehen Sie strukturiert vor

Ein professionell durchgeführtes Lieferantenaudit folgt einem klaren Ablauf. Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit eines Lieferanten basierend auf definierten Soll-Vorgaben, Normen oder unternehmensspezifischen Anforderungen systematisch zu bewerten. Dabei hat sich der folgende Prozess in der Praxis bewährt:

Vorbereitung

• Audittyp festlegen: Entscheiden Sie, ob es sich um ein System-, Prozess-, Produkt- oder Compliance-Audit handelt – oder um eine Kombination daraus, abhängig von Zielsetzung und Prüfbereich.
• Zielsetzung und Umfang definieren: Klären Sie, welche Themen geprüft werden sollen, z. B. Prozesse, Zertifizierungen oder Nachhaltigkeitskriterien.
• Auditteam zusammenstellen: Binden Sie relevante Fachbereiche wie Einkauf, Qualitätsmanagement, Technik oder Compliance frühzeitig ein.
• Prüfkriterien festlegen: Definieren Sie Standards und Soll-Vorgaben, an denen sich die Bewertung orientiert.
• Checkliste vorbereiten: Nutzen Sie eine Vorlage oder passen Sie die Liste branchenspezifisch und risikoorientiert an.
• Unterlagen anfordern: Bitten Sie den Lieferanten um relevante Dokumente, z. B. QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen oder Zertifikate.
• Auditplan und Termin abstimmen: Legen Sie Ablauf, Zeitrahmen, Ansprechpartner und Agenda gemeinsam mit dem Lieferanten fest. Idealerweise integriert in ein zentrales Lieferantenportal, um die Kommunikation und Dokumentenablage zu vereinfachen.

Durchführung

• Auftaktgespräch führen: Eröffnen Sie das Audit mit einer kurzen Besprechung von Zielen, Vorgehen und Zuständigkeiten.
• Ist-Zustand aufnehmen: Beobachten Sie Prozesse, analysieren Sie Dokumente und führen Sie Interviews mit Mitarbeitenden.
• Soll-Ist-Vergleich durchführen: Vergleichen Sie die gelebte Praxis mit den zuvor festgelegten Anforderungen
• Stichprobenkontrollen einbauen: Prüfen Sie gezielt Produkte, Unterlagen
  oder Abläufe auf Einhaltung definierter Standards.
• Abweichungen und Beobachtungen dokumentieren: Halten Sie sowohl kritische Punkte als auch positive Beispiele nachvollziehbar fest.

Nachbereitung

• Auditbericht erstellen: Fassen Sie die Ergebnisse strukturiert zusammen – inklusive Bewertungen, Abweichungen und Hinweisen.
• Maßnahmen definieren: Leiten Sie Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen ab und stimmen Sie diese mit dem Lieferanten ab.
• Umsetzung nachverfolgen: Legen Sie Fristen und Verantwortlichkeiten fest und prüfen Sie die Umsetzung regelmäßig – bei Bedarf auch durch ein Folgeaudit.

Lieferantenaudit Checkliste

Eine gut vorbereitete Checkliste ist das Herzstück jedes Lieferantenaudits. Sie sorgt für einheitliche Bewertungen, schafft Transparenz im Auditprozess und dient als zentrale Dokumentationsgrundlage, sowohl intern als auch für die Kommunikation mit dem Lieferanten.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht typischer Prüfpunkte, die je nach Branche, Audittyp und Zielsetzung angepasst werden sollten:

Organisatorische Grundlagen

• Ist das Unternehmen an seinem Hauptstandort zertifiziert (z.  ISO 9001, ISO 14001)?
• Gibt es ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem?
• Sind Verantwortlichkeiten und Strukturen im Unternehmen klar definiert?
• Verfügt der Lieferant über ausreichende personelle und wirtschaftliche Ressourcen?

Prozess- und Produktionssicherheit

• Sind Produktionsprozesse nachvollziehbar dokumentiert und standardisiert?
• Gibt es regelmäßige Prüfungen oder Wartungsmaßnahmen für Maschinen und Anlagen?
• Wie wird die Rückverfolgbarkeit von Produkten sichergestellt?
• Bestehen definierte Verfahren für Prozessabweichungen?

Qualitätssicherung und Prüfprozesse

• Werden Wareneingang, Zwischen- und Endkontrollen dokumentiert?
• Existieren definierte Prüfpläne und Fehlerklassifikationen?
• Wie wird mit fehlerhaften Produkten oder Reklamationen umgegangen?
• Gibt es Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität?

Personal und Qualifikation

• Sind Zuständigkeiten für qualitätsrelevante Aufgaben klar zugewiesen?
• Verfügt das Personal über die erforderliche Ausbildung und Qualifikation?
• Werden Schulungen dokumentiert und regelmäßig aktualisiert?
• Gibt es eine strukturierte Einarbeitung für neue Mitarbeitende?

Nachhaltigkeit, Compliance und Risikomanagement

• Werden Umwelt- oder Sozialstandards berücksichtigt (z.  nach LkSG)?
• Gibt es einen Code of Conduct oder andere Verhaltensrichtlinien?
• Wie werden Risiken in der Lieferkette identifiziert und bewertet?
• Liegen Nachweise zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und branchenspezifischer Normen vor?

Lieferfähigkeit und Logistik

• Wie ist die Liefertreue in den letzten Monaten?
• Bestehen klare Vereinbarungen zu Lieferzeiten, Verpackung und Versand?
• Gibt es Notfallpläne bei Engpässen oder Störungen?

Dokumentation und Kommunikation

• Werden Dokumente revisionssicher archiviert und regelmäßig aktualisiert?
• Gibt es standardisierte Kommunikationswege mit Kunden und Partnern?
• Wie wird sichergestellt, dass Änderungen an Prozessen kommuniziert werden?
• Werden Leistungskennzahlen (KPIs) erhoben und regelmäßig ausgewertet?

Diese Checkliste bietet eine solide Grundlage. Sie sollte jedoch stets an das jeweilige Unternehmen, die Auditziele und die Risikobewertung angepasst werden. Für viele Unternehmen lohnt es sich, audittyp- oder produktgruppenspezifische Varianten zu entwickeln, um gezielter bewerten zu können.

Praxistipps für erfolgreiche Lieferantenaudits

Ein Lieferantenaudit ist mehr als eine formale Prüfung. Es ist eine Chance, Prozesse
zu verstehen, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten gezielt zu stärken. Die folgenden Tipps helfen dabei, Audits nicht nur korrekt, sondern auch wirksam und partnerschaftlich durchzuführen:

• Transparente Kommunikation von Anfang an: Informieren Sie den Lieferanten frühzeitig über Ziel, Ablauf und Anforderungen des Audits. Eine offene Kommunikation schafft Vertrauen und erleichtert die Zusammenarbeit vor Ort.
• Fachlich breit aufstellen: Stellen Sie sicher, dass das Auditteam über ausreichendes Know-how in den relevanten Bereichen verfügt – idealerweise aus Einkauf, Qualität, Technik und Nachhaltigkeit. So können Fragen gezielt gestellt und fachlich fundiert bewertet werden.
• Praxisbezug statt Formalismus: Konzentrieren Sie sich nicht nur auf dokumentierte Prozesse, sondern beobachten Sie auch, wie Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden. Die gelebte Realität ist oft aussagekräftiger als das Handbuch.
• Positives Feedback einbauen: Ein Audit dient nicht nur der Fehlersuche. Benennen Sie auch gut umgesetzte Prozesse oder innovative Ansätze. Damit fördern Sie eine konstruktive Beziehung zum Lieferanten.
• Maßnahmen realistisch formulieren: Leiten Sie konkrete, umsetzbare Verbesserungsmaßnahmen ab – mit klaren Verantwortlichkeiten, Fristen und nachvollziehbaren Kriterien für die Wirksamkeitsprüfung.
• Auditnachverfolgung ernst nehmen: Der größte Mehrwert eines Audits entsteht durch die konsequente Nachbereitung. Nutzen Sie dafür strukturierte Tools oder eine SRM-Lösung, um Fristen, Aufgaben und Fortschritte im Blick zu behalten, beispielsweise in Kombination mit einem zentralen Vendor Risk Management Ansatz.

Wie digitale Tools Lieferantenaudits effizienter machen

Gerade im Mittelstand stoßen manuell gesteuerte Auditprozesse schnell an Grenzen, sei es durch begrenzte personelle Ressourcen, fehlende Transparenz oder Medienbrüche zwischen Planung, Durchführung und Nachverfolgung. Hierbei können digitale Tools, insbesondere integrierte SRM-Lösungen, gezielt unterstützen: Sie ermöglichen eine zentrale Planung von Auditterminen, die digitale Erfassung und Auswertung von Checklisten sowie eine lückenlose Dokumentation aller Ergebnisse. Auch Maßnahmen lassen sich direkt im System hinterlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fristen automatisiert überwachen. Dadurch werden Lieferantenaudits nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch nachhaltig steuerbar.

Fazit: Jetzt Auditprozesse weiterdenken

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass ein Lieferantenaudit weit mehr ist, als ein Kontrollinstrument. Es ist eine wertvolle Chance, die Zusammenarbeit mit Lieferanten strategisch weiterzuentwickeln, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und neue Potenziale zu erschließen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre bisherigen Auditprozesse kritisch zu hinterfragen: Welche Standards verfolgen Sie bereits, wo fehlt es an Systematik oder Transparenz? Und wie gut lassen sich Maßnahmen tatsächlich nachverfolgen?

Auch wenn Sie bisher noch keine strukturierten Lieferantenaudits durchgeführt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sich mit dem Thema zu befassen. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von klaren Strukturen und digitalen Tools, die den Aufwand reduzieren und die Qualität der Audits nachhaltig steigern. Wenn Sie Ihre Lieferantenbeziehungen stärken und zugleich Risiken minimieren wollen, lohnt sich der nächste Schritt – hin zu einem modernen, digital unterstützten Lieferantenauditprozess.