Welche Vorteile hat ein strukturierter Vertriebsprozess?

Einen Standardprozess im Vertrieb gibt es nicht? Das ist richtig, denn jeder Kunde ist anders und hat unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse. Allerdings kann man den Vertriebsprozess durchaus einheitlich strukturieren. Ein gut durchdachter Prozess im Vertrieb hat einige Vorteile: Unter anderem zeigen Studien, dass B2B-Unternehmen mit einem klar definierten Vertriebsprozess um 18% mehr Umsatzwachstum erzielen, als Unternehmen ohne standardisierten Prozess.

Was ist ein Vertriebsprozess?

Der Begriff Vertriebsprozess bezeichnet einen strukturierten Plan bestehend aus mehreren Schritten, die der Vertrieb von der Neukundengewinnung bis zum Kaufabschluss ausführt. Abgeleitet wird der Vertriebsprozess von einer zuvor definierten Vertriebsstrategie sowie den Unternehmens- und Vertriebszielen.

Die Phasen des Vertriebsprozess

Die Schritte im Vertriebsprozess sind abhängig von verschiedensten Faktoren, wie den Zielen, ob es sich um B2B oder B2C Vertrieb handelt oder auch dem Produkt an sich. Einige Prozesse enthalten nur drei Phasen andere wiederum acht. Jeder Vertriebsprozess enthält jedoch folgende Schritte: Identifizierung und Qualifizierung von potenziellen Kunden, Wecken von Interesse und Kaufabschluss. Am häufigsten wird der Prozess in folgende fünf Hauptphasen untergliedert:

1. Akquise

In der Akquise-Phase geht es zunächst um die Lead-Generierung, also die Gewinnung neuer potenzieller Käufer. Oft generiert in diesem Schritt das Marketing die Leads und gibt diese an das Vertriebsteam weiter.

2. Qualifizierung

In der Qualifizierungsphase wird ermittelt, ob ein Interessent das Potenzial hat zum Kunden zu werden. Das bedeutet ihr Vertriebsteam muss die Leads herausfiltern, die in Ihre Zielgruppe passen und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wirklich benötigen.

Die Leadqualifizierung ist wichtig, um keine Zeit mit Leads zu verschwenden, die wahrscheinlich nicht bei Ihnen kaufen. Eine Methode dazu ist die BANT-Methode, bei der Sie folgende Fragen stellen:

Budget: Hat der Lead das Budget zum Kauf meines Produkts?

Autorität: Kann der Lead über den Kauf des Produkts entscheiden oder muss er dafür jemanden fragen? Ist er dann der richtige Ansprechpartner für mich?

Need (Bedarf): Benötigt er wirklich mein Produkt?

Timing: Ist er bereit, es jetzt oder in nächster Zeit zu kaufen?

Ziel ist es nach der Qualifizierung nur potenzielle Kunden zu betreuen, Ihre speziellen Kundenanforderungen zu verstehen und diese potenziellen Angeboten zuzuordnen.

3. Angebotsphase, bzw. Präsentationsphase

In dieser Phase präsentieren Sie Ihren potenziellen Kunden die passenden Angebote. Da dieser Schritt viel Zeit in Anspruch nehmen kann, wird er nur für gut qualifizierte Interessenten durchgeführt. Die Präsentationsphase besteht aus direkter Kommunikation und Interaktionen zwischen Ihrem Vertrieb und dem Interessenten. Ziel ist es, eine Beziehung zum potenziellen Kunden aufzubauen, seine Bedenken gegenüber einer Kaufentscheidung auszuräumen und sein Vertrauen zu gewinnen.

4. Abschluss

Stimmt ein potenzieller Kunde den Konditionen Ihres Angebots zu, geht es in die Abschluss-Phase. Ziel ist einen Vertrag zu schließen, der für Ihr Unternehmen und auch für den Kunden von Vorteil ist. Denn nur ein zufriedener Kunde wird auch wieder bei Ihnen kaufen und damit langfristig zum Bestandskunden.

5. Nachverfolgung

Der Vertriebsprozess endet nicht mit der Abschlussphase und der Unterzeichnung des Vertrags. Auch nach dem Kaufabschluss sollten Sie den Kontakt mit dem Kunden halten. Die Nachverfolgungsphase ist essenziell für den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen, die Ihren kontinuierlichen Umsatz sichern.

Wozu benötigt man einen Vertriebsprozess?

Ein gut durchdachter einheitlicher Vertriebsprozess festigt die Sicherheit bei den Mitarbeitern, erleichtert die Messbarkeit und Nachvollziehbarkeit und hilft dabei Ziele zu erreichen.

Prozess verkürzen und optimieren

Ein strukturierter Vertriebsprozess verschafft Ihnen einen Überblick über die Aktionen, die Ihnen einen Mehrwert bringen. So können Sie den Prozess um die Vertriebsaktivitäten verschlanken, die Ihnen keinen oder nur geringen Nutzen bringen und so den optimalen Vertriebsprozess entwickeln.

Bessere Produktivität

Wenn Sie Ihren Vertriebsprozess genau definieren und wirklich durchsetzen, können Sie ihn genauer überwachen und Arbeitsschritte automatisieren. Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen immer genau, wo sie innerhalb des Prozesses stehen und wann es Zeit ist, den nächsten Prozessschritt zu gehen. Das führt zu höherer Produktivität.

Blocker identifizieren und aus dem Weg räumen

Ein strukturierter Vertriebsprozess, ermöglicht genaue Analysen darüber, bei welchen Schritten potenzielle Kunden abgesprungen sind. Verlieren Sie viele Kunden beim selben Prozessschritt, sollten Sie diesen überdenken und optimieren.

Fokus auf Interessenten mit Potenzial

Die Kriterien für potenzielle Käufer sind im Prozess klar festgelegt. „Rosinenpicken“ oder die Kunden, die betreut werden, nach Sympathie auswählen, ist deshalb nicht möglich. Der Vertriebsprozess hilft Ihren Mitarbeitern dabei, Kontakte ohne oder mit geringem Potenzial auszusortieren und den Fokus auf Interessenten mit hoher Kaufwahrscheinlichkeit zu setzen.

Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Insbesondere für neue Mitarbeiter bietet ein gut strukturierter Prozess für den Vertrieb einen sehr guten Leitfaden bei der Einarbeitung. Neue Mitarbeiter lernen schneller welche Verhaltensweisen und Kompetenzen für die einzelnen Vertriebsphasen wichtig sind und können leichter nachvollziehen, welche Ergebnisse von ihnen erwartet werden.

Bessere Kundenorientierung

Kundenorientierung ist ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg eines Unternehmens. Zum einen müssen Sie bei der Entwicklung eines erfolgreichen Vertriebsprozesses die Sicht des Kunden einnehmen. Verkaufsaktivitäten sind nur dann erfolgreich, wenn sie zu den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden passen. Sie sollten sich bei der Definition des Prozesses folgende Fragen stellen:

• Wer sind die wichtigsten Kundengruppen?
• Wie unterscheiden sich ihre Bedürfnisse und ihr Einkaufsverhalten?
• Inwiefern unterscheidet sich der Vertriebsprozess für Bestandskunden von dem für Neukunden?
• Was sind die Kundenerwartungen in den jeweiligen Verkaufsphasen? Wie können Sie die erfüllen oder im besten Fall übererfüllen? Wann erwarten Kunden den nächsten Schritt?

Ein häufiges Problem im Vertrieb ist, dass Kunden zu schnell in die nächste Vertriebsphase gedrängt werden. In den meisten Fällen führt das zu einem negativen Kundenerlebnis und oft sogar zu einem vorzeitigen Ende der Beziehung zwischen Interessent und Unternehmen.

Wenn Sie jedoch die Erwartungen, Wünsche und Bedürfnisse in den Vertriebsprozess miteinbeziehen, stärken Sie das Vertrauen und die Kundenbindung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit für einen Kaufabschluss.

Follow-Up

Eine der wichtigsten Phasen im Vertriebsprozess ist die Phase nach dem Kauf. Hier entscheidet sich, ob ein Kunde zum Bestandskunden wird, dadurch für kontinuierliche Umsätze sorgt und damit auch langfristig Ihren Unternehmenserfolg sichert oder nicht. Oft wird diese Phase vernachlässigt oder komplett versäumt und dadurch viel Potenzial verloren. In einem Vertriebsprozess werden alle Schritte genau beschrieben und das erinnert jeden Mitarbeiter daran, dass ein Follow-Up durchgeführt werden muss.

Höhere Umsätze

Zusammenfassend zahlen die oben genannten Vorteile auf den Unternehmenserfolg und Ihre Umsätze ein. Ziel eines erfolgreichen Vertriebsprozesses sollte immer sein, weniger Aufwand und mehr Umsatz zu generieren.

Taktiken für die Entwicklung eines Vertriebsprozesses?

Standortbestimmung – Was machen Sie bereits?

Um einen erfolgreichen Vertriebsprozess zu definieren sollten Sie zunächst einmal analysieren wo Sie stehen, was Ihre Ziele sind, was Sie bereits machen und was bereits gut funktioniert, beziehungsweise nicht funktioniert.

Zeichnen Sie den aktuellen Prozess auf. Befragen Sie hierzu Ihre Mitarbeiter und gehen Sie mit Ihnen Projekte der letzten Monate durch, die sehr gut oder nicht gut gelaufen sind. Erörtern Sie, welche Faktoren ausschlaggebend für eine Kaufentscheidung waren und wodurch Sie potenzielle Kunden verloren haben.

Sprechen Sie außerdem auch mit Ihren Kunden und finden Sie heraus wo aus deren Sicht Optimierungspotenziale liegen. Zeichnen Sie auch den Prozess aus Kundensicht auf. Und vergleichen Sie die Prozesse aus der Sicht des Kunden und des Vertriebs.

Richten Sie Ihren Vertriebsprozess auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe aus.

Gibt es Unterschiede zwischen den Prozessschritten des Vertriebs und der Kundenbedürfnisse? Wenn ja, sollten Sie Ihre Arbeitsweise unbedingt anpassen. Vergessen Sie nie, dass es darum geht den Kunden ein positives Kundenerlebnis zu bieten.

Finden Sie also raus, was Ihre Kunden erwarten und wann Sie bereit sind von einer Phase in die nächste zu gehen.

Definieren Sie Kennzahlen (KPIs)

Welche KPIs sind für Ihren Vertrieb und Ihr Unternehmen am wichtigsten? Fokussieren Sie sich beispielsweise auf die drei KPIs, die für Sie am wichtigsten sind. Dann können Sie den Vertriebsprozess darauf ausrichten und Erfolge richtig messen.

Ein Beispiel für eine Kennzahl ist die Conversion Rate. Auch wenn KPIs abhängig von Ihrem Unternehmen, Branche, Verkaufsteam und vielen weiteren Faktoren sind, spielt die Conversion Rate in jedem Vertriebsprozess eine wichtige Rolle.

Sie beschreibt, wie viele potenzielle Kunden über einen bestimmten Zeitpunkt in die nächste Vertriebsphase überführt worden sind. Hier können Sie wiederum unterschiedliche Fokusse legen. Beispielsweise wie vielen Leads wird letztendlich tatsächlich ein Angebot geschickt und wie viele davon kommen tatsächlich zum Kaufabschluss.

Die Conversion Rate kann Aufschluss darüber geben, ob in einer Phase noch Optimierungsbedarf besteht.

Ihr Team ist der Schlüssel zu einem erfolgsreichen Vertriebsprozess

Ein wirklich erfolgreicher Vertriebsprozess ist so einfach, strukturiert und wiederholbar wir möglich – und vor allem muss er auch von Ihrem Team einheitlich durchgeführt werden. Er sollte also klar genug definiert sein, dass jeder Mitarbeiter ihn verstehen kann. Aber noch wichtiger: Nutzen Sie die Expertise Ihres Teams, um den Prozess zu definieren. Denn auch, wenn ein Vertriebsprozess Ihre Mitarbeiter anleiten soll, wissen Ihre Mitarbeiter am besten, welche Vertriebsaktivitäten am besten funktionieren und wie lange die jeweiligen Phasen dauern. Oft ist das Wissen bereits im Unternehmen, es gilt vor allem es zu sammeln und zu einem einheitlichen Prozess zusammenzufassen. Wenn Sie Mitarbeiter und Kollegen schon früh in die Entwicklung des Vertriebsprozesses mit einbeziehen ist zudem die Akzeptanz für den neuen Prozess höher.

Bedenken Sie außerdem, dass es sich um einen lebendigen Prozess handelt. Viele Unternehmen definieren ihn einmal. Allerdings ist es häufig so, dass Aktivitäten, die vor ein paar Jahren sehr gut funktioniert haben auch später noch funktionieren. Planen Sie deshalb ihren Vertriebsprozess alle paar Jahre einmal zu überprüfen und den Prozess immer weiterzuentwickeln.

Zudem kann es sich lohnen auch externe Beratung miteinzubeziehen, um von Zeit zu Zeit einen neutralen Blick auf den Prozess zu bekommen und Betriebsblindheit zu verhindern.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern erhöhen.

Wie bereits erwähnt bringt es nichts einen Vertriebsprozess top-down zu definieren und dann davon auszugehen, dass dieser von allen Mitarbeitern akzeptiert und umgesetzt wird. Neben der Einbeziehung in die Entwicklung des Prozesses gibt es einige Argumente, mit denen Sie Vertriebsmitarbeiter überzeugen können.

• Ein Vertriebsprozess erleichtert dem Vertrieb die Arbeit, da Arbeitsschritte automatisiert und überflüssige Schritte und Blocker aus dem Prozess gestrichen werden.
• Ein Vertriebsprozess hilft neuen oder schwächeren Kollegen, die notwendigen Prozessschritte zu erlernen, so können auch Teamziele leichter erreicht werden.
• Der Vertriebsprozess gibt zwar an was getan werden muss, aber nicht wie Sie Ihre Aufgaben zu erledigen haben. Sie können deshalb genauso kreativ sein und Ihr Verkaufstalent bei der Umsetzung der einzelnen Schritte nutzen.

Software Untersützung für den Vertriebsprozess: CRM-Software

Ein wichtiges Tool, für die Umsetzung eines Vertriebsprozesses und Messung der Performance ist eine CRM-Lösung. Mit einem CRM behalten Sie den Überblick, über alle Interessenten und Kunden und ihren Status im Vertriebsprozess.

Individualisierbare Standard-Plattformen bilden eine gute Basis, die genau auf Ihren Prozess angepasst werden kann.

Sie können also sowohl die Projektphasen, als auch die notwendigen To-Dos in den einzelnen Phasen in einem einzigen Tool abbilden und tracken. Das CRM bildet Dreh- und Angelpunkt für Ihren Prozess und die Zusammenarbeit im Team. Denn alle relevanten Informationen sind für jeden Mitarbeiter jederzeit verfügbar.

Das erleichtert auch das Tracken der Performance. Alle wichtigen Zahlen werden im CRM hinterlegt, welches Analysen, Auswertungen und Prognosen automatisiert durchführt. So müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht um Verwaltungsaufwand kümmern, sondern können sich auf das Wesentliche, die Kunden, konzentrieren.

Fazit: Profitieren Sie vom standardisierten Vertriebsprozess

Ein strukturierter Vertriebsprozess gibt Ihrem Team einen Fahrplan an die Hand, um die richtigen Schritte zur richtigen Zeit zu machen, um Kunden von der Akquise bis zum Kaufabschluss zur führen. So werden Kundengewinnungskosten gesenkt, die Produktivität erhöht, der Fokus auf die richtigen Kunden gesetzt und langfristig Umsätze des Unternehmens gesteigert. Ein CRM hilft dabei den Überblick zu behalten, Prozessphasen Schritt für Schritt durchzuführen, zu tracken und Erfolge zu messen.