Der Soll-Zustand – So schließen Sie Ihre Anforderungsanalyse erfolgreich ab

Vor nicht allzu langer Zeit haben Sie begonnen, sich intensiv mit Ihren Arbeitsprozessen auseinanderzusetzen. Abteilungsübergreifender Austausch und viele Meetings gehörten zum Alltag. Alles wichtige Etappen auf Ihrem Weg zur CRM-Einführung. Von Ihrem Ziel sind Sie nun nicht mehr weit entfernt. Sie haben alle wichtigen Stakeholder identifiziert und Ihre Ist-Analyse abgeschlossen. Den Status Quo Ihrer täglichen Prozesse haben Sie somit bestimmt. Nur ein letzter Schritt fehlt noch: die Definition des Soll-Zustands. Wie Sie diesen erreichen und was nach der erfolgreich abgeschlossenen Anforderungsanalyse auf Sie zukommt, lesen Sie in diesem Artikel.

Evaluieren Sie jeden einzelnen Prozess

Nachdem Sie in der Ist-Analyse Ihre Arbeitsprozesse vollständig aufgelistet haben, geht es nun an die Bewertung. Ohne Frage eine umfangreiche Aufgabe. Je gründlicher Sie an dieser Stelle aber vorgehen, desto besser vorbereitet sind Sie auf spätere Gespräche mit potenziellen CRM-Anbietern. Klären Sie daher im Zuge der Soll-Definition folgende Fragen:

  • Ist der von Ihnen definierte Prozess vielleicht überflüssig?
  • Ist der Prozess optimal ausgearbeitet?
  • Können Sie den Prozess eventuell noch effizienter gestalten?

Priorisieren Sie Ihre Anforderungen

Haben Sie Ihre Prozesse eingehend bewertet, können Sie noch einen Schritt weiter gehen. Gliedern Sie Ihre überarbeiteten Prozesse in diese drei Kategorien:

  1. Kernprozesse:
    Auf diese können und wollen Sie auf keinen Fall verzichten!
  2. Optionale Prozesse:
    Diese würden Sie zwar gerne abbilden. Die Umsetzung hängt aber von weiteren Faktoren ab, und zwar von

    1. der Höhe der Implementierungskosten
    2. der Komplexität der Umsetzung
    3. der tatsächlichen Realisierbarkeit der Prozesse
  3. Nicht veränderbare Prozesse:
    Darunter kann ein bestimmtes System fallen, das Sie bereits fest in Ihrem Unternehmen integriert haben und einsetzen – zum Beispiel eine ERP-Lösung. Für die neue CRM-Software gilt dann, dass sie eine Schnittstelle zu dem bestehenden System bieten muss.

Wenn Sie nach dieser Methode vorgehen, kennen Sie genau Ihre Kernanforderungen. So können Sie sich später gezielt auf die Anbieter konzentrieren, die Ihre Anforderungen optimal umsetzen und dabei auch Ihr Budget einhalten.

Zuständigkeiten bei unterschiedlichen Prioritäten

Die Priorisierung der einzelnen Prozesse ist hauptsächlich Aufgabe der Key User. Sie haben in ihren jeweiligen Fachgebieten den besten Einblick. Eine Entscheidung zu treffen ist demnach relativ einfach. Manche Prozesse können sich jedoch durch mehrere Abteilungen ziehen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Alle Fachabteilungen sind sich einig, welche Prozesse besonders wichtig sind und unbedingt umgesetzt werden müssen. Die finanzielle Umsetzung ist außerdem im Budgetrahmen.
  • Die Anforderungen der involvierten Abteilungen sind sehr verschieden, sodass viele Prozesse im Optimalfall ihren Weg ins CRM finden sollten. Das Budget für die Umsetzung ist aber begrenzt. In diesem Fall ist es Aufgabe der nächsthöheren Unternehmensinstanz, eine Entscheidung zu treffen, welcher Prozess für das Unternehmen wichtiger ist. Entscheider kann die Geschäftsleitung sein, aber auch ein vorgesetzter Projektleiter.

Erarbeitung des Soll-Zustands wie ein Hausbau

Auch wenn die Analyse des Ist- und des Soll-Zustands auf dem Papier aufeinanderfolgende Prozesse sind, so verschwimmen sie doch oft miteinander. Um Ihre Anforderungsanalyse erfolgreich zum Abschluss zu bringen, müssen Sie laufend Anpassungen vornehmen.

Wie beim Hausbau gilt auch hier die Regel:
Je früher Sie Änderungen vornehmen, desto besser und günstiger!

Wenn Ihr Anforderungskatalog schon fast abgeschlossen ist und Ihnen doch noch umfangreiche Anpassungen einfallen, kann es teuer werden. Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar ganz von vorne anfangen und alles „einreißen“.

Nach der Soll-Definition ist vor der Anbieterwahl

Jetzt haben Sie es endlich geschafft. Ihr definierter Anforderungskatalog, den Sie anschließend in einem Lastenheft niederschreiben, steht. Orientieren Sie sich hierfür an den „5 Tipps zum Erstellen eines erfolgreichen Lastenheftes“. Nachdem Sie nun den kompletten Umfang Ihres Systems definiert, validiert und konsolidiert haben, können Sie sich auf Anbietersuche machen. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, können Sie in unserem Blog-Artikel „Von der Planung bis zur Auswahl des richtigen Anbieters: Wie läuft ein CRM-Projekt ab?“ nachlesen.


Viel Erfolg bei der Umsetzung Ihres CRM-Projekts. Und falls Sie noch nicht zu 100 Prozent zufrieden mit Ihrem Soll-Zustand sind: Veränderungen und Verbesserungen können Sie auch in den Workshop-Phasen mit Ihrem ausgewählten Anbieter noch realisieren.

 

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