Inhouse- oder Cloud-Lösung: Welches Betriebsmodell passt zu Ihrem Unternehmen?

Taxi oder eigenes Auto? Haus mieten oder kaufen? Wofür Sie sich entscheiden, hängt ganz von Ihren persönlichen Anforderungen ab – denn beides hat seine Vor- und Nachteile. Gleiches gilt bei der Umsetzung von CRM-Projekten und der Frage nach dem passenden Betriebsmodell: Inhouse- oder Cloud-Lösung? Ein Unternehmen muss für sich herausfinden, was es genau benötigt. Dabei gilt es einiges abzuwägen. Unser Blogartikel hilft Ihnen dabei.

Cloud-Nutzung in Unternehmen

Die Nutzung der Cloud ist für die meisten Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken: 97 Prozent der Unternehmen nutzen eine Cloud-Lösung oder erwägen derzeit ihren Einsatz. Das ergab eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom 2022 zum Thema Cloud-Computing. Auch cloudbasierte Anwendungen werden immer gefragter. So wollen laut Umfrage Unternehmen bis 2025 durchschnittlich 61 Prozent ihrer Anwendungen cloudbasiert verwenden. Doch was ist der Unterschied zwischen Cloud und Inhouse-Lösung? Und wo liegen die jeweiligen Vorteile?

Was ist On-Premise?

Eine On-Premise Software-Lösung, häufig auch Inhouse-Lösung genannt, wird – wie der Name schon sagt – im lokalen Netzwerk eines Unternehmens installiert und ausgeführt. Die Software und enthaltene Daten befinden sich also auf den Computern und Servern innerhalb des Unternehmens und werden direkt intern administriert. Mit einer Inhouse-Lösung behält ein Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten und IT-Infrastruktur – es ist damit unabhängig von externen Anbietern. Auch Wartungen und Sicherheitsupdates müssen bei einer On-Premise-Lösung intern erledigt werden.

Was ist eine Cloud-Lösung und wie funktioniert sie?

Bei einer Cloud-Lösung, man spricht auch von „Software as a Service“ (SaaS), werden Anwendung sowie Daten des Unternehmens auf externen Servern gehostet. Die Bereitstellung der Software oder Anwendungen für ein Unternehmen erfolgt also über das Internet. Die IT-Infrastruktur dafür wird von einem Drittanbieter verwaltet, dieser übernimmt neben dem Hosting auch Updates und Wartungsarbeiten, wodurch sich das Unternehmen wiederum Zeit und Ressourcen spart.

In der Praxis funktioniert eine Cloud-Lösung so:

Anstatt eine Software auf dem eigenen Computer zu installieren, verwendet der Benutzer die Software über das Internet. Die Anwendung erfolgt auf Abonnementbasis und wird über das Datenzentrum des Cloud-Anbieters bereitgestellt. Der Nutzer muss also keine spezielle Hard- oder Software auf seinem Computer installieren und kann über die Internetverbindung alle Services von jedem Gerät aus nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen Inhouse und Cloud?

Als Inhouse-Lösungen werden IT-Systeme bezeichnet, die innerhalb eines Unternehmens betrieben werden. Das kann auf eigenen Servern oder auf Servern, die in einer privaten Cloud betrieben werden, erfolgen. Im Gegensatz dazu werden Cloud-Systeme über das Internet bereitgestellt und von einem externen Anbieter betrieben. Die Daten und Anwendungen sind dann auf den Servern und im Rechenzentrum des Anbieters gespeichert und verarbeitet. Der Hauptunterschied liegt also in den Räumlichkeiten, in denen das IT-System betrieben wird.

Welches Betriebsmodell ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Bevor Sie sich in Sachen Software zwischen einer Cloud oder einer Inhouse-Lösung entscheiden, ist eine detaillierte Bestandsaufnahme notwendig. Folgende grundlegende Fragen unterstützen dabei:

• Was erlaubt die vorhandene Infrastruktur? Was ist leichter umsetzbar?
• Wie sieht die Kostensituation aus?
• Welche IT-Lösungen sind bereits im Unternehmen im Einsatz und mit welchem Modell werden diese betrieben?
• Wie lässt sich eine neue Lösung in die vorhandene Landschaft integrieren?
• Ist die Unternehmens-IT in der Lage, das Projekt zu begleiten und anschließend im laufenden Betrieb zu betreuen?
• Wie sieht die langfristige Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens aus?

Faktoren für die Entscheidung

Infrastruktur

Die Frage ob Cloud-Lösung oder On Premise ist eng mit Ihrer internen IT-Infrastruktur verknüpft. Sie sollten sich hier die Frage stellen, ob Ihre Infrastruktur geeignet ist und ob Ihnen genügend Ressourcen und internes Knowhow für den Betrieb zur Verfügung steht. Wenn Sie etwa keine geeignete IT-Infrastruktur, kein oder wenig IT-Personal und auch nicht in neue Mitarbeiter investieren möchten, sind Sie mit einer Cloud-Lösung besser beraten. Um die Wartung und Pflege kümmert sich nämlich der Anbieter.

Ist die eigene IT-Infrastruktur gut aufgestellt, heißt das im Umkehrschluss jedoch nicht, dass das ideale Betriebsmodell für Sie automatisch eine Inhouse-Lösung ist. Dann kommt es stark auf Ihre interne Digitalisierungsstrategie und Systemlandschaft an.

Skalierung

Cloud-Lösungen bieten eine grundlegende Flexibilität und eine schnelle Skalierbarkeit. Möchten Sie Kapazitäten anpassen, den Speicherplatz erweitern oder weitere Lizenzen einer Software beanspruchen, ist dies in der Regel ohne großen Aufwand möglich. Bei Cloud-Lösungen können Speicher und Leistungen stufenlos erhöht werden.

Bei Inhouse-Lösungen können Änderungen im Setup direkt von Ihrem Fachpersonal vorgenommen werden und Sie sind auf keinen Anbieter angewiesen. Allerdings ist Ihr Personal dann auch für Software-Upgrades und Systemerweiterungen zuständig. Daher sollten Sie bei Inhouse-Lösungen unbedingt darauf achten, dass Sie über das fachliche Knowhow verfügen. Optionen für Erweiterungen zu einem späteren Zeitpunkt sollten bei der Anschaffung bereits berücksichtigt werden.

Sicherheit

Oft wird Cloud-Lösungen nachgesagt, sie seien unsicherer als Inhouse-Lösungen. Doch auch Cloud-Anbieter müssen Datensicherheitsstandards und gesetzliche Richtlinien einhalten. Da Sie als Nutzer keine direkte Kontrollmöglichkeit haben, sollten Sie im Optimalfall einen Provider mit Sitz in Deutschland auswählen, da dieser Daten nach deutschem Datenschutzgesetz verwalten muss.

Vor dem Hintergrund der Kritik am Privacy Shield-Verfahren, bieten viele Anbieter mittlerweile Datenhosting in Deutschland an und sichern auch zu, dass die Daten in Deutschland verbleiben. Entsprechende Zertifizierungen, sichere Verbindungen oder das Siegel „Software hosted in Germany“ des Bundesverbandes IT-Mittelstand geben Auskunft und schaffen Vertrauen. Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass sich der Anbieter Ihnen gegenüber vertraglich verpflichtet, Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit im Sinne des BDSG umzusetzen. Auch die jeweiligen Rechenzentren sollten mit speziellen Sicherheitsmechanismen überwacht werden: Ein entsprechender Host sollte unbedingt eine Zertifizierung durch die Norm ISO 27001 vorweisen.  Regelmäßige Back-ups schützen Ihre Daten außerdem vor dem Verlust wichtiger Informationen.

Entscheiden Sie sich für ein Inhouse-Betriebsmodell, bedeutet das nicht per se einen Sicherheitsgewinn. Denn bei Inhouse Servern ist Ihr Unternehmen selbst für die Sicherheit verantwortlich. Daher benötigen Sie fachkundige Mitarbeiter, die die Anforderungen erfüllen. Compliance, umfassende Kontrollen und Vorort-Governance sind notwendig, um eine umfassende Datensicherheit zu garantieren. Gleiches gilt für Themen wie Desaster Recovery oder System-Ausfall. Auch hier muss das entsprechende Knowhow im eigenen Haus liegen, sonst können bei Zusammenbruch eines Servers wichtige Daten verloren gehen. Einer Cloud von vornherein zu bescheinigen, dass sie unsicherer ist als eine Inhouse-Lösung ist daher falsch.

Kosten

Bei Cloud-Lösungen fallen monatliche Betriebskosten an. Hier zahlen Sie für den Service Ihres Anbieters. Die Kosten werden für gewöhnlich pro Benutzer berechnet und in einem regelmäßigen Rhythmus bezahlt. Dadurch sind Ausgaben klar kalkulierbar und neue Lizenzen oder zusätzlicher Speicherplatz kann einfach hinzugebucht werden. Außerdem müssen sich Unternehmen nicht um neue Hardware-Investitionen kümmern.

On-Premise-Lösungen werden zum Festpreis vertrieben. Daher müssen Sie zunächst hohe Investitionen tätigen, die sich im Laufe der Zeit jedoch amortisieren. Für Updates, IT-Personal und Wartung fallen noch zusätzliche Kosten an. Projektkosten beispielsweise bei ERP- oder CRM-Einführung fallen aber bei beiden Modellen gleichermaßen an.

Integration

Wenn Sie heute eine neue Software für Ihr Unternehmen anschaffen, sollte diese nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert und Schnittstellen zu Ihren im Unternehmen eingesetzten Systemen hergestellt werden. Nutzen Sie verschiedene Anwendungen in der Cloud, ist es entscheidend, dass diese miteinander kommunizieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Dateninseln entstehen. Für eine Anbindung kann die Abstimmung mit Anbietern von Cloud-Software unter Umständen komplexer sein, als bei der Anbindung von zwei Inhouse-Lösungen.

Bei bereits verbundenen Systemen muss die Koppelung berücksichtigt werden. Das heißt: Besteht beispielsweise eine Schnittstelle zwischen CRM und ERP, kann das ERP-System nicht einfach in die Cloud umgezogen werden. Auch das CRM-System muss dann entsprechend angepasst werden.

Zeit und Aufwand

Cloud-Lösungen lassen sich in der Regel innerhalb kurzer Zeit implementieren und zeichnen sich über eine schnelle und einfache Verfügbarkeit aus. Je nachdem wie komplex Ihr Projekt ist, darf der Aufwand jedoch auch hier nicht unterschätzt werden. Beispielsweise müssen bei einer CRM-Einführung trotz Cloud-Technologie genauso Anforderungen aller Stakeholder definiert, Prozesse analysiert und optimiert werden.

Bei einem Inhouse Server hat Ihr Unternehmen mehr Kontrolle über die Implementierung der Software.  Bis die internen Server den Betrieb aufnehmen können, vergeht allerdings häufig mehr Zeit als bei der Einführung einer Cloud-Lösung, da hier intern zumeist erst die passenden Voraussetzungen geschaffen werden müssen.

Standort

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist, dass Sie diese ortsunabhängig über das Internet verwenden können. Haben Sie mehrere Standorte und viele Mitarbeiter im Außendienst, so können Ihre Mitarbeiter von unterwegs auf die Cloud-Lösung zugreifen und Daten in Echtzeit bearbeiten.

Eine On-Premise-Lösung läuft auch ohne Internet-Verbindung und ist im Haus oft stabiler und schneller, was allerdings nur dann von Vorteil ist, wenn überwiegend vor Ort und nicht von unterwegs gearbeitet wird.

Vorteile und Nachteile der Cloud-Lösung

Vorteile und Nachteile der On-Premise-Lösung

Hybrid-Lösung: Cloud im eigenen Haus

Wer die Vorteile aus beiden Welten nutzen möchte, hat bei einigen Software-Anbietern auch die Möglichkeit eine eigene kleine Cloud in seinen Unternehmenswänden zu hosten. So bleiben Daten nur auf internen Servern gespeichert und sie können trotzdem von einer schnellen Verfügbarkeit und Skalierbarkeit sowie allen weiteren Vorteilen der Cloud profitieren. Die ADITO Software GmbH bietet ihre CRM-Lösung beispielsweise auch als Appliance Möglichkeit an. So kann die Lösung direkt als kleine ADITO Cloud im Unternehmen des Kunden betrieben werden.

Fazit: Die Wahl des Betriebsmodells muss an die Anforderungen Ihres Unternehmens passen

Die Entscheidung für ein bestimmtes Betriebsmodell hängt von vielen Faktoren und deren Priorisierung im Unternehmen ab. Cloud- und On-Premise-Lösungen haben jeweils Vor- und Nachteile, die Sie für Ihr Unternehmen abwägen müssen. Der klassische On-Premise-Betrieb ist nur anzuraten, wenn im Haus eine gut funktionierende IT-Abteilung mit Knowhow und entsprechenden Ressourcen vorhanden ist. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist ein Cloud-Anbieter mit Sitz in Deutschland die bessere Wahl. Cloudbasierte Anwendungen werden immer gefragter und stellen die Weichen für die Zukunft. Bei Unternehmenswachstum können Sie die Software in der Cloud schnell für weitere Mitarbeiter zur Verfügung stellen lassen. Wer Cloud-Lösungen von externen Anbietern gänzlich ausschließt, hat bei manchen Anbietern die Möglichkeit, Software über eine eigene unternehmensinterne Cloud zu hosten.

Veröffentlicht am 30.05.2018
Aktualisiert am 22.02.2023