Planning Poker – so funktioniert die agile Aufwandsschätzung

Teams in CRM-Projekten stehen regelmäßig vor der Herausforderung, Aufwände realistisch schätzen zu müssen. Je früher der Zeitpunkt im Projekt und je komplexer der jeweilige Betrachtungsgegenstand, desto schwieriger gestaltet sich diese Aufgabe. Unsicherheit über die richtige Prognose führt oftmals dazu, dass mit unnötigen Puffern oder zu engen Zeitfenstern geplant wird. Das kostet Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. In diesem Artikel wollen wir Ihnen deshalb „Planning Poker“ vorstellen – eine agile Methode, die die Aufwandsschätzung verbessern soll.

Planning Poker, auch Scrum Poker genannt, ist eine konsensbasierte, gamifizierte Technik zur Schätzung des Aufwands, die vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt wird. Die Mitglieder eines Teams schätzen dabei gemeinsam die Komplexität der zu entwickelnden Features in Form einzelner Tasks und User-Stories für den bevorstehenden Sprint. Bei dem agilen Schätzverfahren handelt es sich – gemäß seinem Namen – tatsächlich um ein speziell entwickeltes Kartenspiel. Jede Spielkarte bildet dabei einen anderen Zahlenwert ab, mit dem der erwartete Aufwand einer (Teil-)Aufgabe bewertet werden kann.

Beim Planning Poker wird jeder gefordert und muss seine Gedanken aktiv teilen. Dadurch kommen neue Ideen auf, die die Qualität der Story steigern.

Die Bewertung der User-Stories sollte dabei aber nicht von einer Einzelperson vorgenommen werden, sondern mittels verschiedener Sichtweisen erfolgen. Planning Poker erleichtert genau solche Aufgabenstellungen, bei denen Fachwissen aus mehreren Bereichen aufeinandertrifft. Bei diesen „Poker-Runden“ sitzt so das gesamte CRM-Projektteam des Software-Herstellers sowie das des Kunden zusammen.

Fabian Pollner, Projektmanager bei der ADITO Software GmbH, hat die Methode schätzen gelernt:

„Früher haben wir vor allem nach dem Wasserfall-Prinzip gearbeitet, doch bei unseren Kunden wie auch uns selbst wächst der Wunsch nach agilen Projektmethoden. Nachdem die ersten Versuche mit Planning Poker sehr positiv verlaufen sind, hat es sich durchgesetzt und ist nun nicht mehr aus unseren Planungen wegzudenken.“

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Agiles Projektmanagement und CRM

 

Aufbau der Karten

Ein Deck im Planning Poker besteht meist aus 13 Karten: 0, 0.5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 und 100 (angelehnt an Fibonacci-Folge) sowie den Sonderkarten „Fragezeichen“ und „Kaffeetasse“.

Die Bedeutung der Spielkarten

Zahlenkarten
0 – 100
Aufwand für die jeweilige Aufgabe
Beispiel:
0 – „Ist schon so gut wie erledigt“ oder
8 – „Bei Aufgaben dieser Art geraten selbst erfahrene Entwickler allmählich ins Schwitzen“. 
Fragezeichen „Ich bin mir unsicher oder habe zu wenig Wissen“
Kaffeetasse „Zeit für eine Pause“

Wie funktioniert Planning Poker?

Vor dem eigentlichen Planungstermin definiert der Product Owner alle Themen, Sprints sowie die einzelnen User-Stories, über die gesprochen werden soll. Direkt vor Sprintbeginn kommt das Projektteam zusammen, um gemeinsam die Aufwände der einzelnen Teilprojekte zu schätzen.

Beispiel für eine User-Story: Mitarbeiter Rollen zuweisen

Als CRM-Administrator möchte ich in der Maske „Mitarbeiter“ eine Liste der Rollen zur Verfügung gestellt bekommen, damit ich den CRM-Nutzern ihre jeweiligen Rollen zuweisen kann.

 

Spiel-Vorbereitung

Im Normalfall dient der Scrum-Master als eine Art Moderator und erklärt das Prinzip des Spieles. Anschließend erhält jeder Beteiligte einen Satz Schätzkarten mit Punktwerten.

Wichtig: Die Definition eines Story-Points sollte jeweils vor Spielbeginn festgelegt werden.

Durchführung

Der Moderator stellt die jeweilige User-Story vor und erklärt die wichtigsten Details. Danach folgt eine kurze Diskussion, in der offene Fragen (z.B. zu möglichen Risiken) geklärt und Anmerkungen ergänzt werden können. Anschließend bewertet jeder Mitspieler für sich die Komplexität, wählt die entsprechende Karte und legt diese verdeckt ab. Sind alle bereit, deckt jeder Spieler seine Karte auf.

Ergebnisfindung

Nach dem Umdrehen der Karten sind folgende Ergebnisse möglich:

  • Konsens: Die User-Story wird mit den entsprechenden Story-Points bewertet.
  • Geringe Abweichung: Liegen die Schätzwerte eng beieinander, wird die User-Story mit dem Mittelwert bewertet.
  • Große Abweichung: In diesem Fall legen die Schätzer mit dem höchsten und niedrigsten Wert kurz ihre Gründe dar und alle anderen dürfen Input geben. Danach wird erneut abgestimmt und die Schleife gezogen, bis ein Konsens erreicht wird.

Ist ein Ergebnis gefunden, wird dasselbe Verfahren auf alle weiteren User-Stories angewendet. Sind alle Aufgaben abgearbeitet und bewertet, kann die Summe aller Story-Points ermittelt werden. Übersteigt diese die Gesamtsumme des Plan-Aufwandes, werden Prioritäten vergeben und entsprechend aussortiert.

Von Sprint zu Sprint schleift sich so die Summe der Story-Points immer besser ein, wodurch die Velocity der Entwickler-Teams optimiert werden kann. Auch Planung und Ergebnisfindung gehen mit jedem Mal schneller von der Hand.

Vorteile von Planning Poker

  • Einfachere Aufwandsschätzung: Schnellere Ergebnisfindung durch limitierte Werte
  • Lernaspekt: Diskussionen resultieren in Wissenstransfer an alle
  • Ideenaustausch: Aufdecken von Potenzialen, Hindernissen, fehlenden Eckdaten etc.
  • Teambuilding: Gruppendynamische Aspekte, da sich jeder beteiligt, gehört wird und Verantwortung übernimmt
  • Spaß: Gamification bringt Abwechslung in die Planung

Insgesamt kann festgehalten werden, dass Planning Poker bessere Ergebnisse in der Aufwandsschätzung hervorbringt: Es fördert die Einbindung aller Beteiligten und verhindert, dass nur eine (dominante) Meinung die Entscheidungen prägt. Durch die Diskussionen entsteht außerdem ein gemeinsamer Wissensstand, der dazu führt, dass die Qualität der Entscheidungen, Stories und schlussendlich auch des CRM-Systems steigt.

4.8/5. (Abstimmungen: 8)
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