Mehr Erfolg im CRM-Projekt mit Scrum

Effiziente Projektabwicklung, motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden: Diese Versprechen werden oft im Zusammenhang mit agilem Projektmanagement gemacht. Wie ein agiles Projekt abläuft und welche Regeln die Akteure unbedingt befolgen sollten, damit das Projekt erfolgreich wird, erfahren Sie in Teil 2 unserer Scrum-Reihe mit Infografik.

Laut einer aktuellen Studie der Boston Consulting Group gehört für 73 Prozent der befragten Führungskräfte und Mitarbeiter eine agile Arbeitsweise zu den wichtigsten Methoden, damit ein Unternehmen effektiver arbeiten kann. Auch bei der Einführung einer CRM-Lösung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Projekt-Methoden, die sich von den strengen Vorgaben des klassischen Projektmanagements verabschieden. Für Unternehmen ist das agile als Alternative zum klassischen Projektmanagement zu Recht attraktiv: Flexibel, schnell und kostengünstig soll es sein. Bei agilen Methoden bekommen Sie nicht nur viel schneller erste Ergebnisse zu sehen. Anders als im klassischen Projekt wird die Lösung nicht anhand vorher definierter theoretischer Anforderungen entwickelt, die bei Go-Live bereits veraltet sein könnten. Stattdessen werden durch die Schritt-für-Schritt-Entwicklung exakt die täglichen Arbeitsweisen abgebildet.

Sprints, Tickets und jede Menge Feedback:
So organisieren Sie ein agiles Projekt

Planen Sie die einzelnen Projektschritte in Arbeitsabschnitten, den sogenannten Sprints. Das Product-Backlog stellt als Anforderungssammlung die Grundlage für den ersten Sprint dar. Legen Sie dabei etwa fest, welche Anwendergruppen welche CRM-Funktionen, Erweiterungen oder individuellen Anpassungen benötigen.

Das Projektteam legt einen groben Zeitplan fest, in dem die im Product-Backlog definierten Anforderungen entsprechend der agilen Methode ausgearbeitet werden. Daraus ergeben sich konkrete Aufgaben (die  User-Storys), die im Sprint-Backlog aufgelistet sind.

Geschichten aus dem Tagesgeschäft – die User-Storys

Damit die CRM-Lösung nach und nach angepasst werden kann, müssen die exakten Anforderungen an das Entwicklerteam weitergegeben werden. Dafür beschreiben definierte Key-User Ihre ganz persönlichen Anforderungen an die CRM-Lösung anhand von sogenannten User-Storys. Diese folgen immer einem bestimmten Aufbau und beinhalten stets die Rolle des Verfassers, seine Anforderungen und deren Zweck:

Als Vertriebsleiter möchte ich eine Liste der aktuell erstellten Angebote, damit ich jederzeit alle Daten zu diesen Kunden und ihren Konditionen im Blick habe und diese vergleichen kann.

Durch den Aufbau der User-Storys können Fachanwender ihre Anforderungen ohne tiefergehendes technisches Wissen formulieren. Das Projektteam bewertet, priorisiert und setzt diese Anmerkungen bis zum nächsten Sprint um.

Schritt für Schritt zur perfekt angepassten CRM-Lösung

Nach jedem dieser Projektabschnitte arbeiten die Key-User mit einem vollständig lauffähigen und besser angepassten System weiter. Am Ende jedes Sprints stehen Besprechungen wie der Sprint-Review, in denen die Team-Mitglieder die Ergebnisse begutachten und die erfolgreiche Umsetzung der Arbeitspakete prüfen:

  • Ist in diesem Arbeitszyklus ein echter Mehrwert entstanden?
  • Wurden die Ziele hinsichtlich des Go-Live der Software eingehalten?
  • Verfügen die einzelnen Anwender tatsächlich über die CRM-Funktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen?

Sind alle Anforderungen umgesetzt, kann das Customizing der CRM-Lösung abgeschlossen werden.

Technische Voraussetzungen einer CRM-Lösung für Agiles Projektmanagement

Schon bei der Auswahl eines CRM-Anbieters sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass sich nicht jedes System für Methoden des agilen Projektmanagements eignet. Im Grunde können Systeme das Potential des agilen Vorgehens nur dann nutzen, wenn die Software flexibel, individuell anpassbar und langfristig Release-fähig ist.
Lediglich dann kann in der Schritt-für-Schritt-Entwicklung jederzeit auf sich ändernde Rahmenbedingungen und Herausforderungen reagiert werden. Bei einer CRM-Lösung mit integrierter Entwicklungsumgebung setzen die Projektmitarbeiter Anpassungen schnell und unkompliziert um. Durch den Handlungsspielraum und die Flexibilität wird aufwendigen Fehlentwicklungen von Beginn an vorgebeugt.

Agiles Projektmanagement für CRM im Überblick

Damit Sie den Ablauf eines agilen Projektmanagements für CRM einmal im Gesamten überblicken können, haben wir im wahrsten Sinne eine Roadmap für Sie zusammengestellt. Unsere Infografik zeigt Ihnen nicht nur die einzelnen Haltestellen des Projektmanagements, sondern auch die Beteiligten und notwendige Handlungsschritte.

Mit einem Klick auf das Vorschau-Bild öffnet sich die ganze Infografik.

Agiles-Projektmanagement mit Scrum

 

Fazit zum CRM-Projekt mit Scrum

Der große Vorteil von agilen Methoden besteht darin, dass Sie durch die Schritt-für-Schritt-Entwicklung die neuen Software-Bestandteile kontinuierlich testen können. So vermeiden beide Seiten Fehlentwicklungen und auf veränderte Anforderungen kann der Anbieter schnell reagieren. Das spart sowohl Zeit als auch Kosten. Durch die aktive Einbindung der Mitarbeiter von Beginn an ist außerdem die Akzeptanz der Software besonders hoch.

Erfahren Sie in Teil 3 unserer Scrum-Reihe, wie Sie mit 5 cleveren Tipps für eine größere Anwender-Akzeptanz die Mitarbeiter von Ihrem Projekt überzeugen.

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2 Kommentare

  1. Thomas

    Die Infografik ist toll! Die gibt nicht nur nen tollen Überblick, sondern ist auch noch witzig gemacht. 😉

  2. Werner Glanzer

    Ich kann mich meine Vorredner nur anschließen – Ich finde die Infografik sehr gut. Sie beschreibt alles im Detail und kann gut als Grobüberblick über Scrum verwendet werden. Danke 🙂

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