Agiles Projektmanagement für CRM – mit Scrum zu einem besseren Kundenmanagement

Agile Methoden für das Projektmanagement versprechen passgenaue Lösungen und eine bessere User-Akzeptanz. Auch für die CRM-Einführung im Unternehmen eignen sich SCRUM und Co. gut. Dennoch sollten Sie das Projekt nicht unterschätzen: Die offene Herangehensweise macht aus dem CRM-Projekt noch längst keinen Selbstläufer. Was bedeutet in diesem Zusammenhang eigentlich agil? Was genau ist SCRUM und welche Rollen gibt es im Projekt?

Ein Hindernis, an dem CRM-Einführungen immer wieder scheitern, ist die lange Projektdauer. Schließlich sind in dem abteilungsübergreifenden oder unternehmensweiten Projekt zahlreiche Personen beteiligt. Bei klassischen Methoden definieren die verschiedenen Fachabteilungen zu Beginn detailliert ihre Anforderungen. Ist die Lösung fertig angepasst, können die Anwender sie testen und einsetzen. Wegen der Projektdauer stimmen jedoch oft die vorher festgelegten Rahmenbedingungen nicht mehr. Hinkt das CRM den tatsächlichen Arbeitsabläufen hinterher, schafft das nicht nur Unmut bei den Mitarbeitern – das Projekt ist wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt.

Eine Alternative sind verschiedene Modelle des agilen Projektmanagements. Weit verbreitet ist die Scrum-Methode. Scrum, englisch für „Gedränge“ und ein Spielzug aus dem Rugby, lässt sich auf alle Arten der Softwareentwicklung anwenden und wird bei der Implementierung von CRM-Lösungen immer beliebter.

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement steht hier zu Beginn keine detaillierte Liste aller Anforderungen, sondern nur ein Grobkonzept. Spezifikationen und Details werden erst im Laufe des Projekts im benötigten Umfang und zum benötigten Zeitpunkt gemeinsam erarbeitet. Agil bedeutet deshalb in diesem Zusammenhang, dass das Projekt flexibel geplant und umgesetzt wird, nicht aber, dass es keine Regeln gibt oder gar Chaos herrscht. Ein großer Vorteil der agilen Methode ist dabei, dass schnell ein funktionierender Prototyp der Software zur Verfügung steht, auf dessen Basis die weiteren Anforderungen umgesetzt werden.

Verschiedenen Ebenen und feste Zyklen

Wenn Sie sich für ein agiles Projekt nach Scrum entscheiden, verzichten Sie bewusst auf starre Regeln und aufwendige Dokumentation. Umso wichtiger sind deshalb eine einfache Struktur, klar definierte Rollen und ein gut organisiertes Projektteam.

  • Legen Sie zu Beginn die Projekt-Rahmenbindungen, die Ziele, das Budget, die Grobplanung und die Teilnehmer in einem Grobkonzept fest.
  • Daraus ergeben sich die Projektstruktur, die Epics (Module) und die User Storys (Arbeitspakete), die umgesetzt werden müssen.
  • Die Epics liefern die ersten Einträge für das sogenannte Product-Backlog, einer Sammlung aller bereits bekannten Anforderungen und Ziele.
  • Vereinbaren Sie, welche Ergebnisse Ihr Unternehmen erwartet und welche Abteilungen später mit der CRM-Lösung arbeiten sollen: nur der Vertrieb, der Service und das Marketing?
  • Sammeln und priorisieren Sie im Product-Backlog gemeinsam alle Anforderungen, die für das Projektziel umgesetzt werden müssen.

Klar verteilte Rollen und tägliche Abstimmungen

Besonders wichtig ist bei der Scrum-Methodik, dass alle Beteiligten ihre Rolle im Projekt genau kennen und sehr eng zusammenarbeiten. Das Projektteam besteht idealerweise aus Vertretern mehrerer Fachbereiche mit unterschiedlichen Kompetenzen. Das sind die wichtigsten Rollen im agilen Projekt:

  • Der Product-Owner ist der Projektleiter auf der Seite des Software-Kunden. Als Entscheider über Anforderungen pflegt er das Product-Backlog und dient als fachlicher Ansprechpartner für Rückfragen.
  • Die Rolle des Scrum-Masters übernimmt ein Projektmanager des Software-Anbieters. Als Teamleiter sorgt er für die Einhaltung der Scrum-Regeln und einen möglichst reibungslosen Entwicklungsablauf. Er organisiert die regelmäßigen Meetings und findet Lösungen für auftretende Hindernisse.
  • Das Entwicklerteam des Scrum-Masters besteht je nach Projektgröße aus zwei bis zehn erfahrenen Projektmitarbeitern, die eigenständig die User Storys umsetzen, also die Anforderungsbeschreibungen des aktuellen Sprints.
  • Die Stakeholder sind Personen, die ein besonderes Interesse am Projektergebnis haben. Entweder, weil sie das Budget zur Verfügung stellen, das Produkt später benutzen oder in sonstiger Weise durch das Projekt direkt betroffen sind.

Lesen Sie in Teil 2 unserer Scrum-Reihe, wie ein agiles Projekt abläuft und welche Regeln die Akteure unbedingt befolgen sollten.

4.1 / 5. (Abstimmungen: 19)
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1 Kommentar

  1. Dominik Lechner

    Scrum oder agile Projekte werden in immer mehr Teilgebieten angewendet.
    Nicht nur in Kunden-Projekten sondern auch in bei internen Projekten ist es möglich, Scrum zu nutzen.

    So können in kurzen Sprint-Zyklen Ergebnisse präsentiert und mit den Kollegen abgestimmt werden und unnötige lange Prozesse hinter „verschlossenen Türen“ werden dadurch transparenter.

    Ich finde gut, dass der Beitrag auch speziell auf die Rollen in Scrum eingeht, die sehr klar voneinander getrennt sind.
    Ich freue mich schon darauf den zweiten Teil zu lesen 🙂

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