Checkliste agiles CRM-Projekt: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Agile Methoden sind im Trend, versprechen passgenaue Lösungen und stärken den Team-Gedanken. Trotzdem sind sie nicht für alle Unternehmen und Projekte geeignet. Sind Sie bereit für Scrum und Co.? Wir zeigen Ihnen, wann agile Methoden sinnvoll sind und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Grundsätzlich zahlen sich agile Methoden dann aus, wenn Sie ein umfangreiches Projekt mit einer stark individualisierten Lösung planen, das sich in mehrere Teilziele untergliedern lässt. Gerade wenn Sie Ihre Anforderungen noch nicht klar definiert haben und diese noch erarbeiten wollen, bietet sich die agile Methode an. Anhand folgender Checkliste können Sie prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für ein agiles CRM-Projekt erfüllen.

1. Verfügt Ihr Projektleiter / Ihr Product Owner über die notwendigen Entscheidungskompetenzen?

Agiles Projektmanagement und darauf aufbauende Modelle wie Scrum arbeiten mit eigenverantwortlichen Teams, definierten Rollen, engen Abstimmungen und fixen Arbeitszyklen. Da es im agilen Projekt keinen Projektleiter im klassischen Sinne gibt, muss das Management in die Fähigkeiten von Product Owner und Projektteam vertrauen und Raum für eigenverantwortliches Handeln ermöglichen. Alle beteiligten müssen sich also auf ein völlig autarkes Vorgehen einlassen.

Ein Projektleiter im agilen Projekt sollte die Verantwortung für sein Team übernehmen, für dessen Interessen einstehen und sich gegenüber Management und späteren Anwendern durchsetzen können.

Flexibilität und Schnelligkeit sind zwei wichtige Kennzeichen agiler Methoden. Entscheidend ist deshalb, dass Probleme und Verzögerungen rasch an das oberste Management eskaliert werden, um den Ablauf des Projekts nicht zu gefährden.

2. Hat Ihr Projektteam genügend Zeit für das CRM-Projekt?

Das Projektteam besteht aus bis zu zehn teamfähigen Spezialisten aus verschiedenen Fachbereichen. Sie sollten unbedingt offen für die agile Arbeitsweise sein oder bereits erste Erfahrung damit haben.
Wegen kurzer Abstimmungszyklen müssen alle Projektbeteiligten nach agilen Methoden regelmäßig Zeit für das Projekt CRM aufwenden können. Hier gilt es schnelle Rückmeldungen zu geben und Entscheidungen zu treffen, um Verzögerungen in der Entwicklung zu verhindern.

3. Wie schnell kann Ihre interne IT reagieren?

Bei agilen Methoden sind kurze Wege und schnelle Entscheidungen alles. Kann die interne IT Ihres Unternehmens nicht schnell auf Veränderungen reagieren (etwa weitere Server, Daten und Schnittstellen zu Drittsystemen bereitstellen) oder muss der Einkauf erst eine Entscheidung vom nächsten Management-Meeting absegnen lassen, steht das Projekt plötzlich still.

Dabei ist ein agiles Projekt grundsätzlich nicht Ressourcen-hungriger als ein klassisches, jedoch müssen diese Ressourcen bereits zu Beginn des Projekts verfügbar sein. In klassischen Projekten wird die Infrastruktur beim Kunden tendenziell später installiert und so haben die IT und der Einkauf mehr Vorlaufzeit.

4. Können Sie klare Prioritäten und Ziele für das CRM-Projekt definieren?

Damit agile Projekte erfolgreich sind, ist die Steuerung nach klar definierten Zielen essentiell. Wer im agilen Prozess die Ziele aus den Augen verliert, riskiert ein „moving target“ und damit ein endloses Projekt und explodierende Kosten.

Daher ist es wichtig mit den Stakeholdern zu Beginn die Ziele des Projekts zu definieren und festzuhalten. Hierbei sollten Sie sich – im Sinne des agilen Vorgehens – auf die wesentlichen Ziele fokussieren.

Im Verlauf des Projekts entscheiden Sie dann entsprechend der agilen Methode über die Details, um diese Ziele zu erreichen. An den Eckpfeilern und damit an den Zielen sollten Sie aber möglichst nicht mehr rütteln, um einen sogenannten „scope creep“ zu vermeiden. Das bedeutet: Verhindern Sie, dass der Umfang Ihres Projekts mit der Zeit immer größer wird, während Ihre Ressourcen wie Budget und Zeit gleich bleiben.

In diesem Punkt unterscheidet sich das agile Projekt nicht wesentlich vom klassischen – schließlich ist es auch in diesem Fall wichtig, Ziele für das Projekt zu definieren. Beim agilen Projekt sind jedoch die Vorgaben zu Beginn wesentlich unklarer und offener. Deshalb ist im Kontext des agilen Projekts das Risiko sich ständig ändernder Vorgaben und damit einer endlosen Projektphase deutlich größer.

Fazit: Stimmen die Voraussetzungen, profitieren Sie von den Vorteilen des agilen Vorgehens

Agile Methoden sind keine Wundermedizin bei komplexen Projekten. Wie in jedem Projekt gilt auch bei der CRM-Einführung: Die Methode muss zum Ziel passen. Nur wenn die Voraussetzungen für ein agiles Projekt stimmen, machen Scrum und Co. für Sie Sinn. Sind Sie bereit für die agile Vorgehensweise und haben die nötigen Vorbereitungen getroffen, werden Sie mit einer hohen Anwenderakzeptanz und einer passgenauen CRM-Lösung belohnt.

4.4/5 (Abstimmungen: 7)
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