Der Forecast stellt ein wichtiges Instrument im Vertriebscontrolling dar. Denn die zukünftigen Entwicklungen für ein Unternehmen ein Jahr im Voraus zu planen, ist nicht leicht. Äußere Umstände ändern sich ständig und die Erfolge mancher Maßnahmen lassen sich nur schwer voraussagen. Forecasts ermöglichen Ihnen dabei eine realistische Einschätzung.
Inhalt
Was versteht man unter Forecast?
Forecast heißt wörtlich übersetzt Vorhersage oder Prognose. Der Begriff stammt aus der Vertriebssteuerung und wird vor allem als Instrument im Controlling eingesetzt, um kurz- oder mittelfristige Zielerreichung zu ermitteln.
Für gewöhnlich plant ein Unternehmen für sein Geschäftsjahr ein Budget mit Planwerten wie beispielsweise konkrete Umsätze und Gewinne für jeden Monat. Diese werden im Laufe des Jahres mit den tatsächlichen Ist-Werten verglichen. Mittels Forecasting können nun unterjährig realistische Hochrechnungen für weitere Entwicklungen angestellt werden. Der Forecast gibt dabei an, was passiert, wenn die geplanten Maßnahmen ohne Eingreifen weiterlaufen. Dadurch kann das Unternehmen innerhalb des Jahres schnell auf erkennbare Abweichungen von Planwerten reagieren und bei Bedarf Gegenmaßnahmen ergreifen.
Was ist das Ziel von Forecasting?
Forecasting wird mit dem Ziel eingesetzt, Abweichungen von der Planung frühzeitig zu erkennen und damit Fehlentscheidungen oder Fehlinvestitionen zu vermeiden. Bei der Unternehmensplanung, die zumeist ein Jahr im Voraus erfolgt, können nur das Wissen und der Erkenntnisstand einbezogen werden, die zum Zeitpunkt der Planung vorliegen. Innere und äußere Rahmenbedingungen können sich jedoch schnell ändern, wie zuletzt auch die Corona-Pandemie gezeigt hat. Die ursprüngliche Planung kann somit schnell veralten. Passt sich das Unternehmen nicht an die neuen Bedingungen an und hält an den Planwerten fest, führt es im schlimmsten Fall zu falschen Entscheidungen und Liquiditätsproblemen im Unternehmen.
Durch den Wissensvorteil, der aus dem Forecast gewonnen wird, können Unternehmen vorzeitig Maßnahmen entwickeln, die zur Schließung dieser Ziellücken beitragen. Es bleibt Zeit, Anpassungen im Unternehmen vorzunehmen und neue Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele zu definieren.
Welche Forecasting Methoden gibt es?
- Rolling Forecast (Rollierendes Forecasting):
Der rollierende Forecast wird regelmäßig und unterjährig durchgeführt und ist nicht starr auf ein Jahr bezogen. Es gibt keinen festen Betrachtungszeitraum. Häufig wird der Rolling Forecast quartalsweise angewendet. So können regelmäßig verschiedene Quartale miteinander verglichen werden. - Effektbasierter Forecast:
Durch effektbasiertes Forecasting können Auswirkungen bestimmter Effekte und Maßnahmen auf die zukünftigen Entwicklungen prognostiziert werden. Beispiel hierfür wären der Markteintritt neuer Wettbewerber oder Budgets für Werbekampagnen, die in den Forecast miteinbezogen werden. - Werttreibender Forecast:
Setzt Ihr Unternehmen auf eine werttreiberbasierte Planung, macht auch ein werttreiberbasiertes Forecasting Sinn. Unter Werttreiber versteht man beeinflussbare Faktoren, die ausschlaggebend für den Umsatz des Unternehmens sind. Das können beispielsweise Kapitalkosten oder die Produktqualität sein. Bei dieser Methode wird eine Prognose anhand von wenigen Kennzahlen erstellt. Es wird ermittelt, wie sich die Werttreiber innerhalb eines bestimmten Zeitraums entwickeln.
Beispiele für Forecast
Navigationssystem
Ein sehr anschauliches Beispiel für die Verwendung von Forecasts stellt das Navigationssystem im Auto dar. Stellen Sie sich vor, Sie fahren eine Strecke von 100 Kilometern, für die Sie im Normalfall eine Stunde benötigen. Das Navigationssystem gibt nun nicht nur die Dauer der Fahrt an, sondern berechnet mittels Forecasts die genaue Ankunftszeit, rechnet Staus oder Baustellen mit ein und empfiehlt Alternativrouten, sollte es zu Behinderungen kommen. So können Sie auf Basis der Forecasts entscheiden, welche Route Sie wählen oder Ihren Fahrstil entsprechend anpassen.
Forecasting im Vertrieb
Analog dazu funktionieren beispielsweise auch Umsatzprognosen im Vertrieb. Setzt Ihr Sales Team dafür ein CRM-System ein, berechnet das System anhand von künstlicher Intelligenz oder durch definierte Wahrscheinlichkeiten tagesaktuell Ihre Umsatzprognosen. Auf Basis des Forecasts müssen Sie sich nicht länger auf Ihr Bauchgefühl verlassen und können durch den Forecast gewinnbringende Kunden frühzeitig erkennen und intensiv betreuen.
Was ist ein Sales Forecast?
Mit Sales Forecasting, auf Deutsch Vertriebsprognose, werden zukünftige Verkaufszahlen basierend auf vorhandenen Daten aus dem Unternehmen und Informationen aus der Branche berechnet, wenn die Rahmenbedingungen unverändert bleiben. Dadurch können Unternehmen Umsatzerlöse in verschiedenen Zeiträumen vorhersehen und ihre Ressourcenplanung dementsprechend vornehmen. Darüber hinaus ermöglicht der Sales Forecast eine datengestützte Planung für das zukünftige Wachstum.
Warum ist Sales Forecasting wichtig?
- Frühzeitige Erkennung von Abweichungen von Planwerten
- Schnellere Einleitung von Steuerungsmaßnahmen
- Genauere Prognose von Umsatzzielen
- Effizientere Fokussierung auf Ihren Unternehmenserfolg
- Vermeidung von Fehlentscheidungen und Fehlinvestitionen
- Sicherheit für die zukünftige Planung
Sales Forecasting im CRM
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um einen Forecast zu erstellen. Am effizientesten gelingt ein Sales Forecast über ein CRM-System. Die Ergebnisse stehen hier automatisch und tagesaktuell zur Verfügung und Sie müssen keine Berechnungen selbst vornehmen. Dabei können Sie Umsatzprognosen ganz einfach basierend auf vordefinierten Wahrscheinlichkeiten, die Sie für jedes Kundenprojekt pflegen oder anhand von Algorithmen erstellen lassen. Sie können den Zeitraum frei wählen oder direkt die Prognose mit Ihren Plan- und Ist-Werten im Vergleich als Diagramm gegenüberstellen lassen. So sehen Sie auf einen Blick Ihre Fortschritte und können nicht nur Gesamtumsätze oder Umsätze für einzelne Kunden einsehen, sondern auch Vertriebsprojekte oder Produktabsätze.
Kennzahl im Forecast Controlling
Genau wie für die Plan- und Ist-Werte lässt sich auch für Forecast-Werte ein Controlling erheben. Folgende Kennzahl ist dabei sinnvoll:
Forecast-Abweichung
Um bewerten zu können, wie hoch die Verbindlichkeit und Treffsicherheit Ihres Forecasts ist, lohnt sich die Betrachtung des Ist-Soll-Vergleichs auf Basis des Forecasts. Die Berechnung der Forecast-Abweichung kann zum Beispiel anhand des EBITs (Earnings before interest and taxes; zu Deutsch Gewinn vor Zinsen und Steuern) erfolgen.
Forecast-Abweichung = (EBIT Ist – EBIT Forecast) / EBIT Forecast x 100
Beispiel:
(2.000.000 € – 1.900.000 €) / 1.900.000 € x 100
Forecast-Abweichung = 5,26 %
Je kleiner nun die Abweichung zwischen Ist- und Sollzustand ist, desto höher ist die Qualität und Verbindlichkeit Ihres Forecasts.
Fazit: Mit Forecasting besser planen
Der Einsatz von Forecasting ermöglicht Ihnen eine bessere und zielgerichtete Planung, genaue Prognosen und schnelle Reaktionsmöglichkeiten bei Abweichungen. Daher zählen Forecasts zu den am häufigsten eingesetzten Instrumenten im Vertriebscontrolling. Mit Hilfe eines CRM-Systems können Sie relevante Forecasts schnell und tagesaktuell einsehen ohne manuell Berechnungen vornehmen zu müssen. Damit haben Sie alle Entwicklungen in Ihrem Unternehmen immer im Blick.