11 Tipps für ein motiviertes CRM-Projektteam

 

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Bereits in der CRM-Vorbereitungsphase ist die Motivation Ihres Teams entscheidend. Mit einer sorgfältigen Ressourcenplanung, einem facettenreichen Team und der Einbindung Ihrer Mitarbeiter sorgen Sie für Projektakzeptanz.
  • Zu Projekt-Beginn helfen Kick Offs, klare Zielsetzungen und anschauliche Projektbeschreibungen, um die Motivation Ihres Projektteams zu steigern.
  • Mit der Projektumsetzung beginnt die entscheidende Phase Ihres Projekts und damit auch für die Motivation Ihres Projektteams. Überlassen Sie hier nichts dem Zufall und informieren Sie alle Beteiligten über den aktuellen Fortschritt.

 

Jeder hat sie schon einmal verloren, vergeblich gesucht oder ganz überraschend (wieder)gefunden – die Motivation. Ob in Sachen Ernährung, Sport oder aber im Projekt-Geschäft: Mit der Motivation steht und fällt letztendlich der Erfolg des ganzen Vorhabens. Wir verraten Ihnen, wie Sie gerade im komplexen CRM-Projekt die Motivation aller Teammitglieder langfristig auf einem hohen Level halten.

Ob in der Vorbereitungsphase, zu Projekt-Beginn oder in der Umsetzungsphase – die Motivation Ihres Projektteams nimmt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres CRM-Projekts ein. Aber woher kommt die Motivation, die wir brauchen, um über lange Zeit und auch in anstrengenden Phasen durchzuhalten? Mit diesen Tipps bleibt Ihr Team in allen drei Projektphasen am Ball.

Wie motivieren Sie Ihr Projektteam in der Vorbereitungsphase?

Schon bevor das CRM-Projekt startet, gilt es eine motivierende Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Nehmen Sie sich folgende Tipps zu Herzen, sind Sie für die CRM-Vorbereitungsphase gerüstet:

1. Planen Sie Ressourcen sorgfältig

Stehen Ihnen für die Projektumsetzung genügend Ressourcen zur Verfügung? Wie viel Personal und Zeit benötigen Sie? Welches Budget, welche Infrastruktur und welche Räumlichkeiten müssen für das Projekt zur Verfügung gestellt werden? Planen Sie beim Personal auch Urlaube und eventuelle Fehltage mit ein. Mögliche Auslöser von Stress, wie beispielsweise zu straffe Zeitpläne oder 50 Stunden Wochen sollen von Anfang an vermieden werden. Mit einer sorgfältigen Projektplanung vermitteln Sie Sicherheit. Das zahlt sich mit einer bestärkten Motivation bei allen Beteiligten aus.

2. Stellen Sie ein facettenreiches Projektteam auf die Beine

Erfolgreiche Projektteams setzen sich aus verschiedenen Akteuren aus unterschiedlichen relevanten Bereichen zusammen – beim CRM-Projekt etwa aus Vertrieb, Marketing, IT und Management. Wie können Sie die Besonderheiten Ihrer Kollegen zum Vorteil des Projekts einsetzen? Achten Sie bei der Auswahl des Teams auf die besonderen Kompetenzen einzelner Teammitglieder.

3. Binden Sie Ihr Team von Beginn an ein

Kann das komplette Team von Beginn an am Projekt und sogar an der Planung mitwirken, motiviert das ungemein. Besonders gut klappt das, wenn Sie Ihr Projektteam während der Konzeptionsphase und vor dem Erstellen des Lastenhefts einschwören. So profitiert das Projekt vom Fachwissen aller Teammitglieder.

 

Motivationstipps für den offiziellen Projekt-Beginn

4. Formulieren Sie klare und erreichbare Ziele

Orientieren Sie sich an der SMART-Formel, um Ihre Ziele realistisch und messbar zu formulieren. Beachten Sie dabei, alle Beteiligten mitzunehmen und definieren Sie einen Zeitplan für das Projekt. Wer im Vorfeld angibt, ein CRM-Projekt in zwei Monaten abzuschließen, schürt unerfüllbare Erwartungen und kann am Ende nur verlieren. Ein echter Motivations-Killer!

Mit Hilfe der SMART-Formel formulieren Sie präzise Projektziele. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele folgendermaßen aufgebaut sind:

S Spezifisch
M Messbar
A Attraktiv
R Realistisch
T Terminiert

 

5. Starten Sie mit einem Projekt-Kick-Off

Projektsponsor den Start des CRM-Projekts ein. Halten Sie keine Informationen zurück und leben Sie Begeisterung für das Projekt vor. Der Kick-Off Termin ist auch der beste Zeitpunkt, die festgelegten Ziele vorzustellen.

6. CRM-Anbieter gefunden? Grund genug für einen 2. Kick-Off!

Haben Sie den perfekten CRM-Anbieter für Ihr Projekt gefunden, bietet es sich an, einen zweiten Kick-Off zu organisieren. Laden Sie dazu auch die Zuständigen Ihres Anbieterunternehmens ein. So lernt Ihr Projektteam zum einen die Ansprechpartner des Anbieters kennen. Zum anderen können Sie das Projektvorgehen weiter konkretisieren. So schaffen Sie die Basis für eine gute Zusammenarbeit.

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7. Schaffen Sie Raum für das Projekt

Sofern aus Platzgründen möglich, ist für die Arbeit am CRM-Projekt ein zentrales Projektbüro ideal. Arbeitet Ihr Team hier immer wieder gemeinsam mit den Projektmitarbeitern des Software-Anbieters, entstehen oft ungeahnte Synergien. Das Projekt kommt so schneller voran und Ihre Mitarbeiter fühlen sich einbezogen.

8. Visualisieren Sie Ihren Weg zu mehr Kundenorientierung

Oft sind CRM-Einführungen komplex und die damit verbundenen Veränderungen für ein Unternehmen so umfangreich, dass die Gefahr besteht, zwischendurch die Ziele aus den Augen zu verlieren. Mit dem ROADMAP-Konzept können Sie Ihren Weg hin zu mehr Kundenorientierung geschickt visualisieren. Mit Plakaten stellen Sie die Meilensteine, Ziele und bisherigen Erfolge des Projekts übersichtlich dar und veranschaulichen so den Fortschritt des Projekts.

Die Projektumsetzung – entscheidende Phase für die Motivation Ihres Projektteams

Auch während der Projektumsetzung ist die Motivation Ihres Projektteams ausschlaggebend. Behalten Sie die Arbeitsatmosphäre während des gesamten Projekts im Auge und gehen Sie möglichst schnell auf die Bedürfnisse Einzelner ein. So halten Sie die Motivation auf einem hohen Level.

9. Zeigen Sie, wie gut Sie vorankommen

Ihr Projekt läuft genau nach Plan und Sie kommen gut voran? Teilen Sie auch solche vermeintlich kleinen Erfolge mit Ihren Kollegen. Außerdem ist das eine gute Gelegenheit, um den konkreten Nutzen des CRM-Projekts zu betonen und in Erinnerung zu rufen.

Beispiel: Verbreiten Sie gute Neuigkeiten und betonen Sie den Nutzen des Projekts
„Seit letzter Woche können wir unsere optimierten Vertriebs-Prozesse komplett im CRM abbilden. So gewinnt der Vertrieb den Überblick über alle Aktivitäten, spart Zeit bei der Bearbeitung von Aufgaben und kann schneller und zielgerichteter auf Anfragen reagieren“.

10. Nutzen Sie Projektmarketing-Strategien

Denken Sie daran, das persönliche Interesse und die Motivation der einzelnen Teammitglieder am CRM-Einführungsprojekt auch während der Projektumsetzung zu stärken. Mit cleveren Strategien zum Projektmarketing überlassen Sie die Motivation nicht dem Zufall. Die Ebner Industrieofenbau GmbH hat das mit einem eigenen CRM-Blog gemeistert:

„Wir begleiten die CRM-Einführung mit einem internen Ebner-CRM-Blog. Hier schreibt das Projekt-Team über CRM-Themen und berichtet regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts. So fühlen sich alle Mitarbeiter eingebunden und keine Frage bleibt unbeantwortet“

– Bernhard Dellekart, Executive Vice President Customer Service bei Ebner Industrieofenbau

Auch das Intranet eignet sich dafür, die Leistung Einzelner wertzuschätzen. Je größer das Unternehmen, desto intensiver dabei die Wirkung. Weitere Möglichkeiten, um die CRM-Akzeptanz in Ihrem Unternehmen zu steigern, finden Sie in unseren Projektmarketing-Tipps.

11. Feiern Sie Ihre Erfolge

Planen Sie kleine Events, um erreichte Ziele zu feiern und individuelle und gemeinsame Leistungen wertzuschätzen. Bedenken Sie dabei: Kleine Zeichen der Anerkennung und positives Feedback benötigen nicht viel Aufwand, bringen aber eine starke positive Wirkung mit sich.
Spätestens beim Go-Live Ihrer CRM-Lösung bietet sich Grund zum Feiern. Veranstalten Sie doch ein Abschluss-Event und nutzen Sie die Gelegenheit, sich noch einmal bei allen Beteiligten zu bedanken. Das Projekt sollten Sie mit dem Go-Live keinesfalls abschließen und zu den Akten legen. Im Gegenteil: Vereinbaren Sie auch für die Zukunft regelmäßige Treffen mit Ihrem CRM-Projektteam, in denen Sie gemeinsam Ideen ausarbeiten und neue Einsatzbereiche erkennen und miteinplanen. Außerdem können nette Projekt-Rituale wie „CRM-Kuchen-Freitage“ das Projektteam zusammenschweißen.

Fazit: Motivation und Begeisterung bringen Projekterfolg

Eine CRM-Einführung bedeutet nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine Umstellung der Arbeitsweise. Nur wenn Key- und End-User die CRM-Lösung vollständig in Ihren Arbeitsalltag integrieren, entsteht ein erheblicher Mehrwert. Eine sorgfältige Auswahl des Projektteams aus verschiedenen Abteilungen sorgt dafür, dass auch alle Anforderungen berücksichtigt werden. Mit einem motivierten Projektteam schaffen Sie von Beginn an Begeisterung für das Projekt und entwickeln Ihr Unternehmen einen großen Schritt weiter in Richtung Kundenorientierung. Die Motivation Ihres Projektteams überträgt sich dabei auch auf Ihre Mitarbeiter und ist letztlich ausschlaggebend für die CRM-Akzeptanz in Ihrem Unternehmen.

Veröffentlicht am 25.04.2018
Aktualisiert am 21.10.2020

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