11 Tipps für ein motiviertes CRM-Projektteam

Jeder hat sie schon einmal verloren, vergeblich gesucht oder ganz überraschend (wieder)gefunden – die Motivation. Ob in Sachen Ernährung, Sport oder aber im Projekt-Geschäft: Mit der Motivation steht und fällt letztendlich der Erfolg des ganzen Vorhabens. Mit diesen Tipps für alle drei Projektphasen schaffen Sie es, gerade im komplexen CRM-Projekt die Motivation aller Teammitglieder langfristig auf einem hohen Level zu halten.

1. Tipps für die Projekt-Motivation in der CRM-Vorbereitungsphase

Beherzigen Sie folgende Tipps für die CRM-Vorbereitungsphase und meistern Sie mit einem motivierten Team die CRM-Einführung:

Planen Sie Ressourcen sorgfältig

Stehen Ihnen für eine erfolgreiche Projektumsetzung genügend Ressourcen zur Verfügung? Wie viel Personal und Zeit benötigen Sie? Eine sorgfältige Planung des Projekts gibt den Mitarbeitern Sicherheit und zahlt sich mit einer bestärkten Motivation bei allen Beteiligten aus.

Stellen Sie ein facettenreiches Projektteam auf die Beine

Erfolgreiche Projektteams bestehen meist aus ein bis zwei Akteuren aus jedem relevanten Bereich – etwa aus Vertrieb, Marketing, IT und Management. Wie können Sie die Besonderheiten Ihrer Kollegen zum Vorteil des Projekts einsetzen? Achten Sie auf die besonderen Kompetenzen einzelner Teammitglieder, wenn Sie das Team auswählen.

Binden Sie Ihr Team von Beginn an ein

Kann das komplette Team von Beginn an am Projekt und sogar an der Planung mitwirken, motiviert das ungemein. Besonders gut klappt das, wenn Sie Ihr Team während der Konzeptionsphase und vor dem Erstellen des Lastenhefts einschwören. So profitiert das gesamte Projekt vom jeweiligen Fachwissen der Teammitglieder

2. Motivationstipps für den offiziellen Projekt-Beginn

Starten Sie mit einem Projekt-Kick-Off

Läuten Sie mit einem gut durchdachten und strukturierten Kick-Off mit allen Beteiligten inklusive des Sponsors des Projekts den Start des CRM-Projekts ein. Leben Sie Begeisterung für das Projekt vor und definieren Sie transparente und realistische Ziele – der Kick-Off ist dafür der beste Zeitpunkt.

Formulieren Sie klare und erreichbare Ziele

Orientieren Sie sich an der SMART-Formel, um Ihre Ziele realistisch und messbar zu formulieren. Beachten Sie dabei, alle Beteiligten mitzunehmen und definieren Sie einen Zeitplan für das Projekt. Wer im Vorfeld angibt, ein CRM-Projekt in zwei Monaten abzuschließen, schürt unerfüllbare Erwartungen und kann am Ende nur verlieren. Ein echter Motivations-Killer!

CRM-Anbieter gefunden? Grund genug für einen 2. Kick-Off!

Sobald Sie sich für einen CRM-Anbieter entschieden haben, bietet es sich an, einen zweiten Kick-Off zu organisieren. So können sich zum einen die Zuständigen des Anbieterunternehmens und Ihr Projektteam kennenlernen und Sie schaffen die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Zum anderen können Sie das Projektvorgehen weiter konkretisieren.

Nutzen Sie Synergien

Sofern aus Platzgründen möglich, ist für die Arbeit am CRM-Projekt ein zentrales Projektbüro ideal. Arbeitet Ihr Team hier immer wieder gemeinsam mit den Projektmitarbeitern des Software-Anbieters, entstehen oft ungeahnte Synergien. Das Projekt kommt so schneller voran und Ihre Mitarbeiter fühlen sich einbezogen. Auch für das Projektmarketing ergeben sich durch ein Projektbüro viele Möglichkeiten.

Visualisieren Sie Ihren Weg zu mehr Kundenorientierung

Oft sind CRM-Einführungen komplex und die damit verbundenen Veränderungen für ein Unternehmen so umfangreich, dass die Gefahr besteht, zwischendurch die Ziele aus den Augen zu verlieren. Mit dem ROADMAP-Konzept können Sie Ihren Weg hin zu mehr Kundenorientierung geschickt visualisieren. Mit Plakaten stellen Sie die Meilensteine, Ziele und bisherige Erfolge des Projekts anschaulich dar und veranschaulichen so den Fortschritt des Projekts.

3. Die Projektumsetzung – entscheidende Phase für die Motivation

Behalten Sie die Motivation des gesamten Teams während des Projekts im Auge und gehen Sie möglichst schnell auf die Bedürfnisse Einzelner ein. So halten Sie die Motivation auf einem hohen Level.

Zeigen Sie, wie gut Sie vorankommen

Ihr Projekt läuft genau nach Plan und Sie kommen gut voran? Teilen Sie auch solche vermeintlich kleinen Erfolge mit Ihren Kollegen. Außerdem ist das eine gute Gelegenheit, um den konkreten Nutzen des CRM-Projekts zu betonen und in Erinnerung zu rufen. Sobald die optimierten Vertriebs-Prozesse komplett im CRM abgebildet werden, gewinnt der Vertrieb den Überblick über alle Aktivitäten, spart Zeit bei der Bearbeitung von Aufgaben und kann schneller und zielgerichteter auf Anfragen reagieren.

Überlassen Sie die Motivation nicht dem Zufall

Denken Sie daran, das persönliche Interesse und die Motivation der einzelnen Teammitglieder am CRM-Einführungsprojekt auch während der Projektumsetzung zu stärken. Mit cleveren Strategien zum Projektmarketing (Mehr dazu lesen Sie in unserem Blog-Artikel Projektmarketing für Raffinierte) überlassen Sie die Motivation nicht dem Zufall. Die Ebner Industrieofenbau GmbH hat das mit einem eigenen CRM-Blog gemeistert:

„Wir begleiten die CRM-Einführung mit einem internen Ebner-CRM-Blog. Hier schreibt das Projekt-Team über CRM-Themen und berichtet regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts“, erzählt Bernhard Dellekart, Executive Vice President Customer Service bei Ebner Industrieofenbau.

„Alle Mitarbeiter fühlen sich eingebunden und keine Frage bleibt unbeantwortet.“

Auch das Intranet eignet sich dafür, die Leistung Einzelner wertzuschätzen. Je größer das Unternehmen, desto intensiver dabei die Wirkung.

Feiern Sie Ihre Erfolge

Planen Sie kleine Events, um erreichte Ziele zu feiern und individuelle und gemeinsame Leistungen wertzuschätzen. Bedenken Sie: Kleine Zeichen der Anerkennung und positives Feedback benötigen nicht viel Aufwand, bringen aber eine starke positive Wirkung mit sich. Außerdem können nette Projekt-Rituale wie „CRM-Kuchen-Freitage“ das Projektteam zusammenschweißen.

Führen Sie das Projekt zum Ziel

Der Go-Live Ihrer CRM-Lösung steht kurz bevor und Sie befinden sich auf der Zielgeraden? Das ist auf alle Fälle ein Grund zum Feiern. Planen Sie doch ein Abschluss-Event und nutzen Sie die Gelegenheit, sich noch einmal bei allen Beteiligten zu bedanken.

So steht dem endgültigen Erfolg nichts mehr im Weg: Das Projekt sollten Sie mit dem Go-Live keinesfalls abschließen und zu den Akten legen. Im Gegenteil: Vereinbaren Sie auch für die Zukunft regelmäßige Treffen mit Ihrem CRM-Team, in denen Sie gemeinsam Ideen ausarbeiten und neue Einsatzbereiche erkennen und miteinplanen.

Fazit: Motivation und Begeisterung bringen Projekterfolg

Bedenken Sie, dass ein erfolgreiches CRM-Einführungsprojekt nicht nur eine technische Umstellung bedeutet. Nur wenn Key- und End-User die CRM-Lösung vollständig in Ihren Arbeitsalltag integrieren, entsteht ein erheblicher Mehrwert. Mit einem motivierten Projektteam schaffen Sie von Beginn an Begeisterung für das Projekt und entwickeln Ihr Unternehmen einen großen Schritt weiter in Richtung Kundenorientierung.

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