CRM-Basics: So profitieren Sie von Opportunity-Management im CRM

Vom ersten Kontakt über das Lead- und Opportunity-Management zum Abschluss: So sieht die ideale Reise vom Interessenten zum Kunden in der Theorie aus. Analysen zeigen, dass in vielen Unternehmen die Customer Journey keineswegs so reibungslos klappt. Verkaufsprojekte scheitern immer wieder daran, dass relevante Entscheider zu spät identifiziert und angesprochen werden. Kommt noch eine falsch gewichtete Bewertung des Interessenten hinzu oder verfügt das Vertriebsteam nicht über einen einheitlichen Wissenstand, überlassen Sie den Erfolg Ihres Vertriebs schon fast dem Zufall. Ein wichtiger Meilenstein ist deshalb das richtige Opportunity-Management.

Was ist Opportunity-Management?

Opportunity Management umfasst das Generieren, Erfassen, Abbilden, Steuern und Auswerten von Verkaufschancen. Eine Verkaufschance entsteht dabei aus einem Lead – beispielsweise einer Kontaktanfrage über die Unternehmens-Website oder einem Messekontakt. Konnte dieser Kontakt geprüft und qualifiziert werden und bestehen gute Chancen, an diesen Interessenten Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen, wird eine Opportunity angelegt.

Das Ziel: Mit dem Opportunity-Management gewinnen Vertrieb und Management einen Überblick über alle aktuellen Verkaufschancen. Diese sollen dann mit einem optimierten Verkaufsprozess zum Vertragsabschluss geführt werden. Genau hier kommt die CRM-Lösung ins Spiel.

So profitieren Unternehmen von Opportunity-Management

Setzen Unternehmen ihre Möglichkeiten beim Thema Opportunity-Management richtig um, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Der Vertrieb geht Interessenten strukturierter an

Gerade in Branchen mit erklärungsbedürftigen Gütern und langen Verkaufszyklen, wie etwa dem Maschinen- und Anlagebau, ist der Verkauf eine langfristige Angelegenheit. Es werden Angebote, Präsentationen, Planungen und Termine stattfinden, bis ein Vertrag unterzeichnet wird. Diesen Verkaufsprozess bilden Sie idealerweise über das Opportunity-Management im CRM ab. Der Vertrieb pflegt die Verkaufschance vor und nach jedem Kontakt mit dem Kunden oder Interessenten. So entsteht ein Überblick über alle Touchpoints.

Der Vertrieb konzentriert sich auf das Wesentliche

Mit dem richtigen Opportunity-Management über Ihr CRM gewinnen Sie einen Überblick über alle aktuellen Verkaufschancen. Definieren Sie zunächst die einzelnen Schritte Ihres Verkaufsprozesses und bilden diesen im CRM ab. Legen Sie dann fest, welche Informationen über einen Kontakt in welcher Phase des Vertriebsprozesses bekannt sein müssen:

  • In Phase 1 reichen dafür etwa schon allgemeine Infos zum Unternehmen wie Branche und Größe aus.
  • In Phase 2 versucht der Vertrieb dann Entscheider und Stakehoder sowie deren Bedürfnisse zu identifizieren.

Das CRM kann hier in jeder Phase entsprechende Handlungsempfehlungen geben: etwa vorschlagen, ein Musterlastenheft an den Interessenten zu verschicken oder automatisiert das Team auf anstehende Verkaufspotenziale aufmerksam machen. Gerade große Vertriebsteams bringen auf diese Weise Durchgängigkeit in ihre Vertriebsprozesse.

So nutzen Sie das Potenzial des Opportunity-Managements im CRM

Durch die Bewertung von Verkaufschancen fokussiert sich der Vertrieb auf jene Kontakte, die wirkliche erfolgsversprechend sind. Unrentable Verkaufschancen werden rechtzeitig geschlossen. Ihre Ressourcen setzen Unternehmen so optimal ein.

Ein definierter Verkaufsprozess sorgt für ein strukturiertes Vorgehen bei der Entwicklung von Verkaufschancen und führt zu höheren Abschlussquoten. Damit überlassen Sie bei der Sammlung wertvoller Informationen und dem Festlegen der nächsten Schritte nichts dem Zufall.

So bewerten und gewichten Sie Interessenten richtig:

Definieren Sie die Kriterien, nach denen Sie eine Opportunity bewerten und gewichten. Schätzen Sie anhand des entstandenen Profils Ihre Erfolgschancen für jeden Interessenten realistisch ein. Mögliche Merkmale sind:

  • Branche
  • Unternehmensgröße
  • Konkurrenzsituation
  • freie Ressourcen zum Projektstart
  • vorhandenes Budget

Gewinnen Sie mehr Planungssicherheit für Ihren Vertrieb

Mit dem richtigen Opportunity-Management können Unternehmen Ihren Umsatz besser prognostizieren. Der Vertrieb errechnet dazu aus vorher definierten Kriterien einen Forecast, der für jeden Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen zusammengefasst und wiederum mit den Vertriebszielen verglichen werden kann.

Im Gegensatz zu einer jährlichen Vertriebsplanung in Excel haben Unternehmen bei der Planung im CRM stets den Überblick darüber, wie der aktuelle Stand ist. So können Sie bei Kriterien und Maßnahmen jederzeit nachjustieren, um Ihre Vertriebsziele zu erreichen.

Das Management hat einen aktuellen Überblick über Ihre Vertriebsaktivitäten

Das richtige Opportunity-Management im CRM sorgt für transparente Verkaufschancen, weil Vertrieb und Management diese effizienter prüfen und auswerten können. Mit gezielten Analysen über eine einheitliche Datenbasis schaffen Sie nicht nur zuverlässigere Umsatzprognosen und Forecasts, sondern nutzen auch Möglichkeiten für Optimierungen im Vertrieb.

Management und Vertrieb können den Verkaufsprozess gezielt steuern und erfolgsversprechende Opportunities frühzeitig qualifizieren. Langfristig erreicht der Vertrieb so kürzere Verkaufszyklen, steigert seine Abschlussquoten und damit den Umsatz. Kommunikation und Transparenz im Unternehmen werden gefördert.

Bilden Sie im Opportunity-Management auch Ihre Wettbewerber ab und analysieren Sie: Gegen welche Wettbewerber gewinnen oder verlieren Sie regelmäßig im Vertriebsprozess? Welche Gründe gibt es dafür? Was schließen Sie daraus für Ihren Vertriebsprozess?

So gelingt das Opportunity-Management im CRM

  • Führen Sie Ihre relevanten Interessenten erfolgreich durch den Verkaufsprozess
  • Nutzen Sie das Opportunity-Management als Steuerungs- und Lernwerkzeug: In welchen Schritten stockt der Prozess? Wo kann der Vertrieb zukünftig noch besser oder schneller sein?

Auftrag erfolgreich abgeschlossen – und nun?

Ihr Interessent erteilt Ihnen den Auftrag? Glückwunsch! Die Verkaufschance wird damit zwar geschlossen, das Opportunity-Management selbst sollte damit aber noch nicht beendet sein. Nutzen Sie die gesammelten Informationen unbedingt für weitere Analysen. So kann etwa eine Win/Loss-Analyse die Ursachen für den Erfolg oder Misserfolg aller gewonnenen und verlorenen Verkaufschancen zeigen. Justieren Sie gegebenenfalls nach und passen Ihren Verkaufsprozess oder die gewählten Kriterien nochmals an. Hier kann die Phase, in der eine Verkaufschance aus der Pipeline ausscheidet, ein wichtiger Anhaltspunkt für die Optimierung des Verkaufsprozesses oder zukünftiger Produktentwicklungen sein.

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