Usability: Welche Bedeutung hat die Benutzerfreundlichkeit bei der Softwareauswahl?

Das Wichtigste auf einen Blick:

Bei der Auswahl von Software spielt Usability (Benutzerfreundlichkeit) eine große Rolle.

  • Im Unterschied zu User Experience, die das positive Nutzungserlebnis beschreibt, betrachtet Usability das Nutzungsverhalten.
  • Kriterien für Usability sind unter anderem Konsistenz und Übersichtlichkeit, Effizienz, Einfache Fehlerbehebung, informative Statusmeldungen sowie ein Hilfebereich.
  • Wenn Sie bei der Einführung neuer Software auf Benutzerfreundlichkeit achten, erhöhen Sie die Anwenderakzeptanz, sparen Kosten für Schulungen ein und gehen einem Effizienzeinbruch nach der Einführung aus dem Weg

 

Wird eine neue Software in einem Unternehmen eingeführt, entscheiden die Mitarbeiter schon bei der ersten Nutzung, ob sie sie gut oder schlecht finden. Aber woran liegt das? Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für gute Unternehmenssoftware ist die Usability. Also was ist Usability? Und welche Bedeutung hat sie für die Auswahl einer Software?

Kurz gesagt, beschreibt Usability die Benutzerfreundlichkeit eines Produkts. Eines der besten Beispiele finden wir mit einem kurzen Blick 25 Jahre in die Vergangenheit: Windows 95. Ein völlig neuer Look löste die bisher textuelle Kommandoeingabe ab. Während die Funktionen gleich blieben, überzeugte die Benutzerfreundlichkeit und das durchdachte Design die Anwender. Windows wurde zum meistgenutzten Betriebssystem.  

Fun Fact: Erst mit Windows 95 wurde das X zum Schließen von Fenstern und Programmen eingeführt. In letzter Minute wurde es an der heute bekannten Stelle oben rechts platziert und sorgt seitdem für einheitliche Usability.

 

Usability und User Experience – Wo ist da der Unterschied?

Fälschlicherweise werden die Begriffe Usability und User Experience (UX) häufig synonym verwendet. UX lässt sich am besten mit Nutzungserlebnis übersetzen. Sie beschreibt die Erwartungen, Wahrnehmungen und Reaktionen des Users vor, während und nach der Nutzung eines Systems. Usability, bzw. Benutzerfreundlichkeit, hingegen beschreibt, wie intuitiv die Bedienung eines Systems ist. Erreicht der User sein Ziel schnell und einfach, ist er bei der Nutzung zufrieden.

„Usability answers the question, Can the user accomplish their goal?“
–Dr. Joyce Lee

Zusammengefasst, betrachtet Usability das Nutzungsverhalten. Ziel ist es, durch leichte Bedienbarkeit Stress und Frustration beim Nutzer zu vermeiden. Gute UX hingegen zielt darauf ab, dem User ein positives Nutzungserlebnis zu bieten.

Was macht gute Usability aus?

Wie bereits gesagt, entscheiden Nutzer oftmals unbewusst über die Usability einer Software. Systeme, die nicht intuitiv sind oder bei denen der User nach bestimmten Funktionen erst lange suchen müssen, benutzt er nicht oder nur ungern. Was sind die Kriterien für gute Usability einer Software?

  • Konsistenz und Übersichtlichkeit
    Sie sehen alle wichtigen Funktionen einer benutzerfreundlichen Software auf den ersten Blick. Ähnliche Situationen sind schematisch immer gleich abgebildet, sodass Sie das System intuitiv nutzen können und Pfade wiedererkennen, statt lange überlegen zu müssen.
    uebersichtlichkeit usability
    Alle wichtigen Funktionen sehen Sie übersichtlich auf Ihrem personalisierten Dashboard. (Bild: ADITO xRM)
  • Effizienz
    Eine benutzerfreundliche Software bietet Ihnen immer den schnellstmöglichen Weg zur gewünschten Funktion.
    effizienz usability
    Gesuchte Funktionen erreichen Sie mit möglichst wenig Klicks. (Bild: ADITO xRM)
  • Einfache Fehlerbehebung
    Fehler vermeidet eine gute Software selbstständig. Bei fehlerhaften Eingaben und Aktionen bietet sie Ihnen Möglichkeiten zur Fehlerbehebung oder Korrekturvorschläge.
    Fehlerbehebung usability
    Fehlerhafte Eingaben führen zu klaren Fehlermeldungen. (Bild: ADITO xRM)
  • Informatives Feedback und Statusmeldungen
    Das System teilt Ihnen stets verständlich mit, was gerade passiert.
    Statusmeldung usability
    Auch bei kurzen Ladezeiten erscheint ein sog. Loading Indicator. So wissen Sie, dass das System arbeitet. (Bild: ADITO xRM)
  • Hilfe und Dokumentation
    Im Idealfall können Sie eine Software ohne Hilfe intuitiv nutzen. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, finden Sie Informationen schnell und einfach direkt in der Software.
    Hilfebereich
    Der Hilfebereich ist nur einen Klick entfernt. (Bild: ADITO xRM)

Intuitive Bedienbarkeit erleichtert die Software-Einführung

Stellen Sie sich vor, Sie führen voller Tatendrang eine neue CRM-Software ein. Das CRM bietet zwar alle Funktionen für Ihre Unternehmensprozesse, allerdings sind diese Funktionen nicht leicht zu finden. Die Folge: Sie und Ihre Kollegen sind frustriert. Im schlimmsten Fall wird die neue Software nicht genutzt. Wenn jedoch jeder Ihrer Mitarbeiter die Software auf Anhieb versteht und bedienen kann, erreichen Sie:

  • Höhere Anwenderakzeptanz
  • Kein Effizienz-Einbruch nach der Einführung der Software
  • Geringe Schulungskosten und kurze Einarbeitungszeiten
  • Hohe Zufriedenheit unter den Mitarbeitern

Fazit: Usability ist nicht nur Soft-Fact bei der Auswahl von Software

Besonders bei Business-Software-Lösungen, wie CRM-Software, wird die Bedeutung von Usability häufig unterschätzt. Kriterien wie Leistungsumfang, Kompatibilität und Performance stehen bei der Auswahl neuer Software im Vordergrund. Usability als „Soft Fact“ wird noch immer vernachlässigt. Allerdings ist das übergeordnete Ziel bei der Einführung von CRM-Software stets die Optimierung von Geschäftsprozessen. Wie oben beschrieben, muss die Software dazu auf Akzeptanz bei den Anwendern stoßen. Usability trägt entscheidend hierzu bei und erspart Ihnen langfristig Kosten, Zeit und Frustration.  

Sie sind auf der Suche nach dem idealen CRM-Anbieter für Ihr Unternehmen? Lesen Sie auch: Von der Planung bis zur Auswahl des richtigen Anbieters: Wie läuft ein CRM-Projekt ab?
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