Collaboration – unternehmensweite Zusammenarbeit

Das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Mit ihren individuellen Stärken tragen sie zum Erfolg des Unternehmens bei. Damit die effiziente Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter gelingt und eine optimale Kundenbetreuung entsteht, ist Teamwork gefragt. Mit einem cleveren Ansatz in Sachen Collaboration etablieren Sie eine vernetzte Zusammenarbeit und steigern Ihren Unternehmenserfolg.

Was versteht man unter Collaboration?

Collaboration, zu Deutsch Zusammenarbeit oder auch Kollaboration, geht über die deutsche Übersetzung hinaus und meint die kooperative Zusammenarbeit von Mitarbeitern einer oder auch mehrerer Organisationen in Projekten oder Gruppen, um an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Ist von Social Collaboration oder auch E-Collaboration die Rede, werden zur vernetzen Zusammenarbeit das Internet und digitale Medien oder sogenannte Collaboration Tools eingesetzt.

Was ist ein Collaboration Tool?

Collaboration-Tools oder Collaboration-Software erleichtern die vernetzte Zusammenarbeit. Sie stellen verschiedene Funktionen zur Organisation und Verwaltung von Projekten bereit und verbessern damit die Teamarbeit. Folgende Vorteile bieten entsprechende Tools:

• Erleichtertes und übersichtliches Projektmanagement
• Transparente Kommunikation interner & externer Teilnehmer
• Zentraler Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente
• Jederzeit und ortsunabhängig verfügbar

Warum ist Collaboration wichtig?

Die voranschreitende Digitalisierung wirkt sich auch auf die Arbeitswelt aus: Die Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz ändern sich und erfordern die digitale Abbildung von Arbeitsprozessen. Collaboration stärkt und strukturiert die vernetzte Teamarbeit in Ihrem Unternehmen und optimiert die Arbeitsprozesse. Kommunikation findet nicht mehr personenbezogen, sondern themenbezogen statt. Dadurch lassen sich Projekte leichter organisieren und auch im Hinblick auf „New Work“, also der neuen Arbeitsweise im heutigen globalen und digitalen Zeitalter, bietet Collaboration wesentliche Vorteile für Ihr Unternehmen.

Welche Vorteile bringt Collaboration für Ihr Unternehmen?

• Zentraler Knotenpunkt für alle Daten, Informationen und Dokumente: Wie war noch gleich der aktuelle Stand in diesem Projekt?“ „Wo ist schnell wieder das Dokument zu diesem Thema abgespeichert?“ Mit digitaler Zusammenarbeit sparen Sie sich die Suche nach Dokumenten und unnötige Rückfragen wie diese. Collaboration schafft einen zentralen Ausgangspunkt: Alle Informationen, Dokumente und Ideen zu einem Thema werden in einem Projekt gespeichert.
• Besseres Verständnis der Projekte im gesamten Unternehmen: Wenn Mitarbeiter isoliert arbeiten, wissen nur sie, woran sie gerade arbeiten. Die Vernetzung ihrer Arbeit trägt dazu bei, dass mehr Mitarbeiter das Gesamtbild kennen und formen können. Silos werden aufgebrochen.
• Einfachere Weitergabe von Wissen: Mit Hilfe eines leistungsstarken Suchwerkzeugs können Mitarbeiter bei Fragen und Problemen auf bestehendes Wissen, Best Practice Ansätze und hinterlegte Prozesse zurückgreifen.
• Finden und Zusammenbringen von Experten: Mit Collaboration schaffen Sie Raum für gemeinsame, innovative Problemlösung.
• Stärkere Teams durch bessere Kommunikation und Koordination: Besserer Überblick über Aufgabenteilung, Fortschritt, fehlenden Input etc.
• Ein besseres Produkt: Je mehr Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit durch Zusammenarbeit sozialisieren, desto größer ist die Chance auf Verbesserungen im Produkt und desto besser können potenzielle Risiken eingedämmt werden.
• Verbesserte Unternehmenskultur: Wenn sich die Mitarbeiter in einem Team gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen, gibt es weniger Angst vorm Scheitern, weil jedes Projekt ein Gruppenprojekt ist. Zugleich ist die Teamkultur befreiend, befähigend, feedbackfördernd und innovationsfördernd.
• Ein moderner Arbeitsplatz: Alle relevanten Arbeitsprozesse sind digitalisiert. Mitarbeiter können immer und von überall aus geräteunabhängig arbeiten und an den neuesten Entwicklungen teilhaben.
• Zugriff auf Dokumente und Dateien: Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf alle für ihn relevanten Dokumente.
• Vernetzung des gesamten Unternehmens: Wichtige Informationen können mit allen Mitarbeitern zeitnah und ortsunabhängig geteilt werden.
• Kostensenkung: Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters bleibt im Unternehmen bestehen. Durch Collaboration steigt das Zugehörigkeitsgefühl und die Loyalität der Mitarbeiter. Außerdem sinken auch die Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wie startet man mit Collaboration?

Eines ist klar: Für eine kooperative Unternehmenskultur muss häufig erst einmal ein Wertewandel im Unternehmen stattfinden. Die Deutsche Social Collaboration Studie 2020 zeigt, dass vor Corona nur jedes zweite Unternehmen für eine digitale Zusammenarbeit bereit war. Zudem stecken Informationen über den Kunden oft noch in Datensilos der einzelnen Abteilungen fest und verhindern eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden. Dabei ist es für Unternehmen heute extrem wichtig, das Wissen ihrer einzelnen Vertriebs- und Service-Experten in Unternehmenswissen zu verwandeln und an einem zentralen Ort, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, verfügbar zu machen. Eine CRM-Lösung kann dafür die Voraussetzungen schaffen.

CRM als Collaboration Tool für das gesamte Unternehmen

Die Zeiten, in denen Teams täglich von 8 bis 17 Uhr in einem Büro zusammengearbeitet haben, sind längst vorbei. Heute kommunizieren Teams über mehrere Kontinente und Zeitzonen hinweg miteinander. Nicht zuletzt verlangt auch die Pandemie von Unternehmen eine sehr hohe Flexibilität und ist aktuell der Treiber für Digitalisierung. Ein CRM-System unterstützt Collaboration und ermöglicht Unternehmen einen schnellen Austausch von Informationen und Wissen. Damit steigern Sie letztlich Ihren Erfolg.

Mit diesen vier Collaboration-Funktionen eines CRM-Systems steigern Sie die Effizienz Ihrer Teams:

• Organisation über Projekte und Projekttickets: Strukturieren Sie Ihre Themen und Inhalte und organisieren Sie diese in verschiedenen Projekten und Projekttickets. Mit einem CRM-System bündeln Sie alle relevanten Informationen an einem Ort. Erstellen Sie dafür ein Projekt und legen Sie für relevante Aufgaben und Inhalte Tickets an. Darin können Sie über eine Beschreibung und Beiträge den aktuellen Stand hinterlegen und andere Tickets und Aufgaben damit verknüpfen.
• Schnell und direkt kommunizieren: Informationen, Dokumente und Links tauschen Sie über Ihre gewohnten Kommunikations- oder Chat-Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams einfach und direkt mit Ihren Kollegen aus. Aktuelle Informationen können Sie in das CRM importieren und bequem mit entsprechenden Projekten, Firmen oder Kontakten verknüpfen. So behalten alle Beteiligten stets den Überblick über aktuelle Entwicklungen und Absprachen.
• Immer auf dem Laufenden mit Beobachtungen: Relevante Informationen erhalten Sie als Push-Benachrichtigung, ohne dass Sie diese selbst einholen müssen. Dabei entscheiden Sie selbst, über welche Projekte, Firmen oder Aufgaben Sie im Detail informiert werden möchten. Ihnen entgehen keine Neuigkeiten und Sie sind immer und überall up to date. Aktuelle Entwicklungen bei Ihren relevanten Projekten, Unternehmen oder Kunden erreichen Sie ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
• Transparentes Wissensmanagement: Wichtiges internes Knowhow zentral bündeln und für alle zugänglich machen – so kann jeder Mitarbeiter strukturiert nach Stichwörtern oder Hashtags suchen, um auf im Unternehmen vorhandenes Wissen zuzugreifen. Eigenes Knowhow können Sie über die Wissensplattform nachhaltig sammeln und mit dem gesamten Unternehmen teilen. Dadurch erhalten Sie kürzere Suchzeiten und machen die Zusammenarbeit produktiver und effizienter.

Wie gelingt Collaboration im Unternehmen?

Neben dem passenden Tool für die vernetzte Zusammenarbeit können noch weitere Maßnahmen dazu beitragen, die Collaboration in Ihrem Unternehmen zu stärken:

1. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot

Veränderung ist zumeist mit Unsicherheit verbunden. Vielleicht sind Ihre Mitarbeiter zunächst nicht begeistert, wenn Sie auf ein neues Tool wechseln und ihre gewohnte Arbeitsweise ändern müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie offen mit Ihren Mitarbeitern sprechen und diese ihre Bedenken und offene Fragen äußern können.

2. Mit gutem Beispiel vorangehen

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem neuen Tool oder den neuen Funktionen zu arbeiten. Machen Sie sich und Ihre Führungskräfte mit der Lösung vertraut und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Damit können Sie Ihre Mitarbeiter für Collaboration begeistern.

3. Kommunikation fördern

Setzen Sie die neuen Collaboration Funktionen umfangreich ein und kommunizieren Sie darüber so viel wie möglich. Dadurch schaffen Sie einen zentralen Ort für Ihre Informationen, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

Fazit: Mit Collaboration effizienter arbeiten

Collaboration im CRM-System ermöglicht eine unternehmensweite Zusammenarbeit von Teams, die gerade jetzt gefordert ist. Mit einer vollständigen und aktuellen Informationsbasis sind weniger zeitraubende Abstimmungen, E-Mails, Recherche und Nachfragen notwendig. So schaffen Sie Raum für Synergien und Innovationen, denn eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation motiviert nicht nur, sondern beflügelt auch neue Ideen.

Veröffentlicht am 19.12.2018
Aktualisiert am 26.01.2022