Das CRM und ERP sind in Unternehmen oft getrennte Welten. Durch eine sinnvolle gemeinsame Nutzung der Daten aus beiden Systemen wird die interne Zusammenarbeit spürbar verbessert. Sie ermöglicht einen umfassenden Blick auf Ihre Kunden und erhöht damit letztlich Ihre Geschäftschancen. Durch eine Verknüpfung der beiden Systeme schaffen Sie einen enormen Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Inhalt
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP-Softwares helfen bei der Planung und Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Durch die Datenbasis im ERP werden verschiedene Bereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, usw. vernetzt. Dadurch werden die Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Ressourcen, wie Kapital, Mitarbeiter oder Betriebsmittel, erleichtert. ERP-Systeme werden genutzt, um Unternehmensprozesse schneller und effizienter abzuwickeln. Der Kunde taucht dabei in der Regel nur unter einer Kundennummer und mit seiner Adresse auf.
Was ist ein CRM-System?
CRM steht für Customer Relationship Management also Kundenbeziehungsmanagement. CRM-Systeme erfassen alle Daten, die den Kunden betreffen und werden zur Gestaltung von kundennahen Prozessen eingesetzt. Der Fokus liegt auf der ganzheitlichen Sicht auf den Kunden: Die gesamte Kontakthistorie ist im CRM immer aktuell abgebildet und wird für Aktivitäten in Vertrieb, Marketing und Service bereitgestellt. Moderne CRM-Systeme werden zudem nicht nur für die Verwaltung und Pflege aller Kontakte eines Unternehmens, wie z. B. Partner und Lieferanten genutzt. Auch Prozesse eines Unternehmens können im CRM-System digital abgebildet und automatisiert werden. Systeme, die über das Kundendatenmanagement hinausgehen, nennt man xRM, Any(thing) Relationship Management Systeme.
Warum braucht man CRM und ERP?
Stellen Sie sich vor Sie treffen Ihren Kollegen in der Kaffeeküche. Er schwärmt: „Du, gestern haben wir einen super Abschluss bei Schrauben & Söhne gemacht!“ Sie sind aber gar nicht erfreut darüber: „Wie bitte? Die haben ihre Rechnung für das letzte Projekt noch nicht bezahlt.“
Gut, dass Sie miteinander gesprochen haben. Nur leider rein zufällig und vor allem zu spät. Was, wenn der Vertriebskollege das aktuelle Zahlungsverhalten Ihres Kunden gekannt hätte? Vielleicht hätte er anders verhandeln können? Und das ist bereits ein großer Vorteil der Verknüpfung von CRM und ERP.
Transparenz und 360 Grad Blick auf den Kunden
Ein durchdachtes Zusammenspiel zwischen den beiden Systemen ermöglicht viele Synergien. Die doppelte Datenpflege entfällt. Außendienstmitarbeiter, die Zugriff auf Daten aus Lagerhaltung oder Buchhaltung haben, beraten den Kunden kompetenter. Generell wird das Risiko minimiert, dass unterschiedliche Abteilungen mit verschiedenen Informationen arbeiten. Sie müssen Informationen nicht extra in beiden Systemen prüfen oder erst bei Kollegen nachfragen. Alle Infos sind transparent und für alle relevanten Mitarbeiter in Echtzeit verfügbar. So spricht das Unternehmen gegenüber dem Kunden mit einheitlicher Stimme und kennt jederzeit seinen aktuellen Status.
Verbesserte cross-funktionale Zusammenarbeit
Die Integration von CRM und ERP erleichtert auch die cross-funktionale Zusammenarbeit über Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg. Die zentrale Speicherung der Daten vermindert den Abstimmungsaufwand und ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg.
Effizientere Geschäftsprozesse
Der bereits erwähnte Informationsfluss zwischen Vertrieb, Marketing, Service und anderen Abteilungen steigert die Effizienz und verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Zudem sind ERP-Systeme und CRM-Systeme darauf ausgelegt, die internen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren und zu automatisieren.
Verbesserte Kundenbeziehungen
CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Kundeninformationen zu verfolgen, zu organisieren und zu nutzen. Dies kann dazu beitragen, die Kundenbeziehungen zu verbessern, da Sie besser verstehen, wer Ihre Kunden sind und wie Sie deren Bedürfnisse besser erfüllen können. Mit der Verknüpfung von CRM und ERP haben Sie alle Kundeninformationen zentral an einem Ort gespeichert.
Bessere Planung und Ressourcenverwaltung
ERP-Systeme bieten Funktionen zur Ressourcenplanung und -verwaltung, einschließlich Finanzen, Personalwesen und Lagerverwaltung. Durch die Integration mit dem CRM-System können Sie besser planen und Ressourcen effizienter einsetzen, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen.
Aktuelle und saubere Daten
Die Integration von CRM und ERP stellt sicher, dass alle Abteilungen auf die gleichen, aktuellen Informationen zugreifen. Das verhindert doppelte Dateneingaben und die verringert Fehleranfälligkeit, da Informationen nicht in zwei voneinander getrennten Systemen gespeichert werden.
Berichte und Analysen
ERP-Systeme sind nicht für das Kundenmanagement gemacht. Doch sie bergen wertvolle Daten. Die Integration von CRM- und ERP-Daten ermöglicht es Unternehmen, umfassende Berichte und Analysen durchzuführen. Das umfassende Bild von Kundenverhalten, Vertriebsleistung, Kosten und Gewinn hilft Ihnen dabei. Das erhöht nicht nur die Erfolgschancen im Vertrieb. Es ermöglicht auch der Geschäftsleitung, wichtige Trends beispielsweise anhand der Umsatz-Forecasts zu erkennen oder möglichen Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenzuwirken und anhand von Daten fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Nahtlose Auftragsabwicklung
Durch die Integration von CRM und ERP können Sie den Bestellungs- und Lieferprozess nahtlos verwalten. Dies führt zu einer verbesserten Auftragsabwicklung und damit auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
Schnellere Reaktionszeiten
Durch die Verknüpfung der Systeme können Ihre Mitarbeiter in Echtzeit auf wichtige Daten zugreifen. So können beispielsweise Außendienstmitarbeiter direkt vor Ort beim Kunden Lagerbestände einsehen und Produktionsketten nachvollziehen. Eine aktive Abstimmung mit anderen Abteilungen entfällt. Auch Engpässe machen sich so schneller bemerkbar und eventuelle Fehler können schneller entdeckt werden.
Insgesamt trägt die Integration von CRM und ERP-Systemen dazu bei, die Effizienz, die Kundenzufriedenheit und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern.
Welchen Unterschied gibt es zwischen ERP und CRM?
ERP und CRM behandeln unterschiedliche Funktionen. Während ein ERP-System im Unternehmen vorrangig für die Ressourcenplanung eingesetzt wird und wichtige Kennzahlen zu Lagerbeständen, Finanzbuchhaltung und Produktionsplanung liefert, legt ein CRM-System den Fokus auf das Kundenmanagement und dazugehörige Prozesse wie die Vertriebssteuerung und das Service- und Marketingmanagement.
Beide Systeme haben ihre Stärken und können einander nicht ersetzen. So gehen die im CRM-System erhobenen Daten weit über die Speicherung von Daten in einer ERP-Software hinaus. Andersherum liefern ERP-Systeme wiederum wichtige Kennzahlen zu Lagerbeständen, die in CRM-Systemen nicht erfasst werden.
Was häufig fehlt, ist ein intelligentes Teamwork zwischen CRM und ERP. Die CRM-Studie 2022 zeigt, dass fehlende Schnittstellen zu anderen Systemen eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung von CRM-Systemen sind. Diese Silos und Insel-Lösungen bremsen die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.
Vorteile der Verknüpfung von CRM-Lösung und ERP-System
Die Kundenerwartungen verändern sich rasant. Wer mit dieser Entwicklung Schritt halten oder ihr einen Schritt voraus sein will, braucht jederzeit einen gesamtheitlichen und aktuellen Blick auf seine Daten – ganz gleich, wo sie liegen. Die Vorteile von einer Kopplung der Systeme liegen auf der Hand:
360-Grad-Blick auf den Kunden
Ein durchdachtes Zusammenspiel zwischen den beiden Systemen ermöglicht viele Synergien. Die doppelte Datenpflege entfällt. Außendienstmitarbeiter, die Zugriff auf Daten aus Lagerhaltung oder Buchhaltung haben, beraten den Kunden kompetenter. Generell wird das Risiko minimiert, dass unterschiedliche Abteilungen mit verschiedenen Informationen arbeiten. So spricht das Unternehmen gegenüber dem Kunden mit einheitlicher Stimme und kennt jederzeit seinen aktuellen Status.
Auswertungen und Reporting
ERP-Systeme sind nicht für das Kundenmanagement gemacht. Doch sie bergen wertvolle Daten. Zusammengeführt mit den Sales-Daten lassen sich so übergreifende Auswertungen anstellen und im CRM visualisieren. Das erhöht nicht nur die Erfolgschancen im Vertrieb. Es ermöglicht auch der Geschäftsleitung, wichtige Trends beispielsweise anhand der Umsatz-Forecasts zu erkennen oder möglichen Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenzuwirken.
Schnellere Reaktionszeiten
Durch die Verknüpfung der Systeme können Ihre Mitarbeiter in Echtzeit auf wichtige Daten zugreifen. So können beispielsweise Außendienstmitarbeiter direkt vor Ort beim Kunden Lagerbestände einsehen und Produktionsketten nachvollziehen. Eine aktive Abstimmung mit anderen Abteilungen entfällt. Auch Engpässe machen sich so schneller bemerkbar und eventuelle Fehler können schneller entdeckt werden.
Wie werden CRM und ERP verknüpft?
Damit Sie die Daten Ihres Unternehmens und die Funktionen aus beiden Systemen optimal verwenden können, ist eine sauber aufgesetzte Schnittstelle zwischen den beiden Systemen notwendig. So wird eine doppelte Datenpflege vermieden. Die Systeme werden am besten über eine bidirektionale Schnittstelle verknüpft.
Was sind bidirektionale Schnittstellen?
Bidirektionale Schnittstellen ermöglichen beliebige Daten aus dem einen System im anderen System anzeigen zu lassen. Ist ein CRM über bidirektionale Schnittstellen zur bestehenden ERP-Software angebunden, profitieren beide Anwendergruppen von den Daten aus dem jeweils anderen System. So lassen sich im CRM Daten aus dem ERP wie beispielsweise Lieferstatus und offene Posten anzeigen. In das ERP-System werden wiederum automatisch wichtige Daten aus den CRM-Systemen wie beispielsweise Aufträge und Adressen übertragen. Das erleichtert zum einen die Dateneingabe. Zum anderen lassen sich in ERP-Systemen relevante Daten aus dem CRM aufbereiten. Das ist nicht nur komfortabler, sondern spart auch einen Teil der Lizenzkosten.
Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter sieht den Umsatz eines Kunden im ERP nur dann, wenn er dafür eine Lizenz besitzt. Durch eine Anbindung an die CRM-Software, hat er alle Informationen an einem Ort und kann jederzeit darauf zugreifen.
Wichtige To-Dos bei der Integration von CRM und ERP
Wer das Glück hat, CRM und ERP gleichzeitig auf der „grünen Wiese“ aufzusetzen, kann von vornherein beide Welten zusammendenken. In vielen Unternehmen ist es allerdings so, dass ein langjährig genutztes ERP-System das Fundament für die Anbindung des CRM-Systems stellt. Oder dass beide Systeme lange Zeit ohne Verbindung nebeneinander genutzt wurden. Sie durchdacht zu verknüpfen, ohne dass wertvolle Daten verloren gehen oder hohe Kosten entstehen, ist nicht trivial. Folgende Aspekte sollten daher auf Ihrer To-Do-Liste stehen:
Gute Planung
Stimmen die wichtigsten Voraussetzungen? Werden die Informationen von ihren Mitarbeitern verwendet? Haben beide Systeme zentrale Entitäten wie beispielsweise die Kundennummer? Welche Stakeholder brauchen Sie als Unterstützung, damit das Projekt ein Erfolg wird?
Auswahl der richtigen Software
Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten CRM- und ERP-Systeme miteinander kompatibel sind und Schnittstellen bieten, die eine reibungslose Integration ermöglichen. Beim Best-of-Breed-Ansatz sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, welche Arten von Schnittstellen ein Anbieter für welche Drittsysteme bereitstellt.
Was ist der Best-of-Breed-Ansatz?
Beim Best-of-Breed-Ansatz setzt man im IT-Bereich für jeden Geschäftszweck auf die am besten geeignete Software-Lösung. Demnach kombinieren Unternehmen bei diesem Ansatz Software-Systeme unterschiedlicher Hersteller. Setzt ein Unternehmen hingegen auf eine Komplettlösung spricht man vom Suite-Ansatz.
Tipp
Wenn Sie sich fragen, welche Funktionalitäten in das CRM und welche in das ERP-System gehören, helfen folgende Fragestellungen:
- Wer sind die Hauptnutzer dieser Funktionen und welche Lizenz haben diese User?
- Gibt es die Funktion schon ansatzweise in einem der Systeme? Wie gut ist diese Lösung?
Gezielte Datenauswahl
In welchem Umfang und in welche Richtung sollten welche Daten zwischen ERP und CRM ausgetauscht werden? Für welche Fälle macht es Sinn, dass beide Seiten Zugang zu Informationen haben?
Beispiel: Der Vertrieb kann sich im CRM über aktuelle Lieferzeiten informieren oder den Lieferstatus einsehen. Umgekehrt können Sachbearbeiter wichtige Kundendaten automatisiert aus der CRM-Software abrufen.
Schulung der Mitarbeiter
Bieten Sie Schulungen und Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter an, damit sie die neu integrierten Systeme effektiv nutzen können.
Datensicherheit und Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet sind, indem Sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren.
Fazit: Verknüpfen Sie CRM und ERP
Die Integration von CRM- und ERP-Software ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Unternehmen. Gerade die unterschiedlichen Schwerpunkte der Softwarelösungen machen die beiden Systeme zu einer unschlagbaren Kombination: Während CRM-Lösungen darauf abzielen, Umsatz und Absatz zu steigern, konzentrieren sich ERP-Systeme auf die Ressourceneinsparung und Kostenreduzierung. Unternehmen, die diese Integration erfolgreich umsetzen, profitieren von einer verbesserten Effizienz, sauberen und aktuellen Daten, nahtlosen Geschäftsprozessen und einer besseren Kundenbetreuung.
Veröffentlicht am 24.10.2019
Aktualisiert am 08.11.2023
ich würde gerne wissen, wie viel das System kostet.
Guten Tag, Preise finden Sie auf der ADITO Website: https://www.adito.de/crm/kosten/preise.html