Agil vs. klassisch – Wie Sie Ihre CRM-Projektkosten am besten einhalten

Anforderungsanalyse, Anbieterauswahl, Budget-Planung – auf dem Weg zu einer erfolgreichen CRM-Einführung arbeiten Sie sich Schritt für Schritt nach vorne. Eine der wichtigsten Aufgaben erwartet Sie aber erst nach der Projekt-Planung: die Budget-Steuerung. Nach intensiven Gesprächen und teils heißen Diskussionen hat Ihr Management die von Ihnen geschätzten CRM-Projektkosten genehmigt. Nun liegt es an Ihrem Planungsgeschick, dieses auch einzuhalten.

CRM-Projekte starten nicht auf der grünen Wiese. Lässt sich ein Großteil Ihrer Anforderungen bereits mit Standard-Funktionen abdecken, können Sie diese Basiskosten sowohl leicht kalkulieren, als auch einhalten. Spannend wird es bei individuellen Anpassungen, die über die Standardlösung hinausgehen. Hier kommt es vor allem darauf an, welche Projektmethodik Sie wählen: die klassische oder eine agile.

CRM-Projektkosten bei klassischen vs. agilen Projekten

Bei der klassischen Methode haben Sie bereits vor Beginn des Projekts den gesamten Umfang erarbeitet und auch budgetiert. Das bedeutet, Sie haben in einem Lastenheft alle Wunschprozesse erfasst und die genaue Umsetzung anschließend im Pflichtenheft festgeschrieben. Hierbei ist es wichtig, gründlich zu arbeiten, um nachträgliche Änderungen während des laufenden Projekts zu vermeiden. Der Vorteil dieser Methode: die Kostendeckelung. Das Projekt im vorab definierten Umfang wird das von Ihnen festgesetzte Budget definitiv nicht übersteigen. Stellen Sie nachträglich Abweichungen von den im Pflichtenheft beschriebenen Anforderungen fest, müssen diese über ein Change-Verfahren gesondert freigegeben werden. Gerade in großen und komplexen Projekten, sind diese nachträglichen Änderungswünsche jedoch nicht unüblich.

Im agilen Projektmanagement arbeiten Sie hingegen in einem iterativen Verfahren. Die Methode ist so ausgelegt, dass Sie das System theoretisch nach jeder Iteration – auch Sprint genannt – gleich live nehmen können. Ihr Einfluss auf den Projektumfang beziehungsweise die Funktionen des Systems ist im laufenden Projekt deutlich größer. Sie haben die Möglichkeit, den Projektstatus nach jedem Sprint zu evaluieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Haben Sie zum Beispiel noch Geld übrig, können Sie dieses entweder sparen, weil Sie mit den Umsetzungen bereits zufrieden sind, oder in eine weitere Iteration mitnehmen.

Daraus folgt: Ein aufwändiges Change-Verfahren ist hier nicht notwendig. Das Risiko eines sogenannten Scope-Creep – dieser tritt ein, wenn sich Anforderungen sowie Projektumfänge ständig ändern – und damit einer Projektkosten-Eskalation ist dafür höher.

Budgetsicherheit und gleichzeitig Flexibilität

Um nun aber von der Flexibilität der agilen Methodik zu profitieren und trotzdem die CRM-Porjektkosten im Griff zu behalten, ist der Fokus auf die gesetzten Ziele sowie die daraus resultierende Priorisierung der Anforderungen entscheidend.

Priorisierung der AnforderungenIdentifizieren Sie in der Startphase des Projekts die Kernthemen – Ihre Must-Haves –, die unbedingt komplett umgesetzt werden sollen: zum Beispiel all Ihre grundlegenden Prozesse aus Vertrieb, Marketing und Service wie das Opportunity-, das Kampagnen- sowie das Kundenmanagement. Diese Kernthemen werden zunächst auf einen Reifegrad entwickelt, mit welchen ein Go-Live möglich wäre.

Erst dann gehen Sie die weiteren Anforderungen – die sogenannten Should-Haves – an. Sie arbeiten sich dabei so lange von Themengebiet zu Themengebiet, bis das Budget aufgebraucht ist. Indem Sie sich auf die wichtigsten Themen zu Beginn konzentrieren, stellen Sie sicher, dass diese – selbst wenn die Budgets für einige dieser Kernthemen nicht ganz ausreichen – auf jeden Fall abgeschlossen werden können. Reicht das Budget am Ende nicht für die Umsetzung aller Themen aus, betrifft das nur niedriger priorisierte Funktionen oder Features.

Mit agilen Methoden lassen sich die Projektkosten besser steuern

Das für die CRM-Einführung festgesetzte Budget einzuhalten ist eine besondere Herausforderung, die es für Sie als Projektleiter zu meistern gilt. Häufig entscheiden sich Projektleiter wegen der augenscheinlichen Budget-Sicherheit für die klassische Methode. Die Praxis zeigt jedoch, dass in Pflichtenheften Anforderungen oft nicht ausreichend spezifiziert beziehungsweise zu viele Anforderungen mit eigentlich niedriger Priorität gleich mit aufgenommen werden. Die Möglichkeit der nachträglichen Priorisierung ist bei dieser Methode nicht vorgesehen. Das Resultat: Im ungünstigsten Fall setzen Sie Anforderungen mit geringem Mehrwert um und lösen wichtige Anforderungen nicht ideal, da kein Budget mehr vorhanden ist.

Die agile Methode bietet hier ehrfahrungsgemäß deutlich mehr Flexibilität, da es keine definierten Festpreise gibt. Das Entwickler-Team passt die CRM-Lösung schrittweise an Ihre individuellen Anforderungen an. Eine garantierte Kostensicherheit haben Sie zwar auch hier nicht. Sie können finanzielle Aufwände jedoch deutlich besser abschätzen, weil Sie die genauen Anforderungen gemeinsam mit dem Software-Anbieter erarbeiten. Das beugt teuren Fehlentwicklungen vor.

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