5 Anzeichen, dass es Zeit für einen CRM-Wechsel ist

Es könnte so schön sein: Die CRM-Software bündelt Informationen zentral und transparent. Sie unterstützt Mitarbeiter aus allen Abteilungen immer auf dem aktuellen Stand zu sein und ein positives Kundenerlebnis zu bieten. Die Prozesse sind klar geregelt und alle arbeiten Hand in Hand zusammen. Soweit die Theorie. Leider sieht die Realität in vielen Unternehmen ganz anders aus. Wenn all Ihre Versuche, die Akzeptanz der CRM-Lösung bei Ihren Mitarbeitern zu steigern, gescheitert sind, diese dahinter nur einen Mehraufwand vermuten oder die Software einfach nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie über einen CRM-Wechsel nachdenken. Die folgenden 5 Anzeichen sprechen dafür, dass es Zeit für eine neue CRM-Lösung ist.

1. Sie haben noch kein richtiges CRM-System implementiert

Setzen Sie bisher lediglich auf eine Adressverwaltung oder ein „CRM-Tool“, das Ihren Anforderungen nicht mehr gerecht wird? Im schlimmsten Fall bauen sich Ihre Mitarbeiter gar mit Handzetteln, Excel und Co. ihre eigenen Inseln? Dann ist es höchste Zeit, das Projekt „Professionelles Kundenmanagement“ in Angriff zu nehmen.

2. Ihre Mitarbeiter können nicht mehr produktiv arbeiten

Empfinden Ihre Mitarbeiter die CRM-Lösung nur als Mehraufwand, als Tool zur Kontrolle oder der reinen Dokumentation? Wenn ihr Mehrwert für die Anwender nicht erkennbar ist und die Software die tatsächlichen Abläufe nicht unterstützt, behindert sie die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit, anstatt sie zu unterstützen.

Die sinkende Produktivität ist ein klares Zeichen dafür, dass Prozesse optimiert werden sollten. Kann Ihre alte CRM-Lösung diese nicht abbilden, werden einige Mitarbeiter „kreative“ Wege finden, dieses zu umgehen. Mit moderner Software lassen sich immer wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren. Mitarbeiter haben so mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

3. Das CRM ist nicht flexibel genug

Unternehmen verändern sich stetig. Mal strukturiert sich eine Abteilung um, mal entstehen völlig neue Geschäftsfelder. Kann Ihre CRM-Lösung da mithalten? Starkes Wachstum, zusätzliche Geschäftsbereiche oder Prozesse wie ein konzernweites Controlling können ein starres System an seine Grenzen bringen – und schon ist eine Software, die vor wenigen Jahren genau zu passen schien, nicht mehr praktikabel.

Neue Anforderungen an das CRM kommen ständig hinzu, das Projekt ist nie endgültig abgeschlossen. Entwickelt ein Software-Anbieter seine Lösung nicht auf Basis Ihrer Anforderungen laufend weiter, müssen Sie die Lücken in der Funktionalität früher oder später mit anderen Mitteln füllen.

4. Ihre CRM-Lösung ist eine Daten-Insel

Unternehmen arbeiten heute mit vielen verschiedenen Lösungen wie ERP-, DMS- oder Ticket-Systemen. Müssen Ihre Mitarbeiter ständig zwischen verschiedenen Oberflächen wechseln und fehlende Informationen manuell übernehmen? Dann ist Ihre CRM-Lösung wohl eine Daten-Insel. Das ist nicht nur unpraktisch, sondern macht auch ein ganzheitliches Kundenmanagement kaum möglich.

Nur wenn Systeme miteinander kommunizieren, lassen sich solche Daten-Silos auflösen. Setzen Sie lieber auf eine Plattform, die moderne Technologien unterstützt und Ihnen einen komfortablen und integrierten Zugriff auf die wichtigsten Daten ermöglicht.

5. Das CRM-System steht still

Vielleicht ist Ihre Lösung nicht mehr releasefähig, Ihr CRM-Anbieter technologisch nicht mehr am Puls der Zeit oder er wurde aufgekauft – es gibt verschiedene Gründe dafür, dass ein System nicht mehr gewartet oder weiterentwickelt wird. Die Folge: Weder Fehler werden behoben, noch neue Anforderungen umgesetzt. Der Stillstand wird früher oder später zu großen Problemen führen. Können Sie sich leisten trotzdem an der alten Lösung festzuhalten? Denken Sie darüber nach, Ihrer alten CRM-Software den wohlverdienten Ruhestand zu gönnen.

Fazit: Schieben Sie die Entscheidung nicht länger hinaus

Ob Sie noch ohne CRM-Lösung arbeiten, Ihre Lösung nach Jahren nicht mehr zum Unternehmen passt oder moderne Technologien nicht unterstützt: Zögern Sie den Wechsel zu einer neuen Lösung nicht weiter hinaus. Je länger Sie mit dem falschen CRM-System ausharren, desto mehr Kosten entstehen Ihrem Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl einer neuen Lösung darauf, dass diese wirklich die richtige für Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse ist und sich wenn nötig langfristig an neue Anforderungen anpassen lässt.

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