Aktualität als oberstes Gebot – Wie Sie Ihre Daten richtig pflegen

Der Mensch braucht Luft, um zu Atmen. Eine Maschine benötigt Strom, um zu funktionieren. Und ein CRM? Das ist abhängig von einem kontinuierlichen Fluss an Daten. Die Vorteile eines CRM sind vielfältig. Sie können darüber zum Beispiel Ihr Kundenmanagement optimieren. Aber Vorsicht: Nur weil Sie ein CRM einführen, tritt nicht automatisch eine Verbesserung ein. Sie müssen Ihre Daten auch sorgfältig und vor allem kontinuierlich pflegen. Wie das geht und warum Ihr ganzes Unternehmen davon profitiert, lesen Sie in diesem Artikel.  

Laut der Data Quality Studie von beDirect ändern sich pro Jahr rund eine Million Unternehmensdaten alleine in Deutschland. Die Folge: Jede vierte in einem Unternehmen gespeicherte Adresse ist fehlerhaft. Damit es in Ihrem Unternehmen gar nicht erst zu einer Fülle an falschen oder überholten Daten kommt, müssen alle Mitarbeiter, die mit Kunden und Interessenten Kontakt haben, an einem Strang ziehen. Wenn sich Ansprechpartner, E-Mail-Adressen oder Anschriften ändern, sollten die hinterlegten Informationen sofort aktualisiert werden. Die einfachste Möglichkeit zur übersichtlichen Datenpflege ist dabei das CRM.

Schaffen Sie die Voraussetzungen für aktuelle Daten

Mit einem CRM verfügen Sie über ein strukturiertes und zentrales Kontaktmanagement, mit dem Sie Ihre Datenqualität sichern. Das System hilft Ihnen außerdem die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Doch welche Voraussetzungen müssen überhaupt gegeben sein, dass Sie Ihre Daten aktuell halten können?

Definieren Sie die passende Datenstruktur

Ein CRM bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Daten einzugeben. Legen Sie also fest, welche Informationen Sie wirklich hinterlegen wollen beziehungsweise welche unbedingt notwendig sind. Verlieren Sie sich nicht in Details. Dadurch lassen sich die einzelnen Daten auch leichter pflegen.

Konzentrieren Sie sich auf die relevanten Daten

Welche Informationen Sie tatsächlich abspeichern wollen, hängt von Ihren konkreten Anforderungen ab. Zumindest aber korrekte Stammdaten sind ein Muss. Auch wenn die Herkunft des Wortes eher an etwas Festes und Beständiges erinnert, Stammdaten sind nicht in Stein gemeißelt. Sie können sich oft ändern. Ein Grund mehr, sie sorgfältig zu pflegen. Grundsätzlich gibt es hier zwei Arten zu unterscheiden:

  • B2B-Stammdaten: Das sind Basisinformationen wie der Firmenname und die genaue Anschrift
  • Ansprechpartner-Stammdaten: Das sind alle Informationen zu einer bestimmten Person, dazu gehören zum Beispiel der Name, die Abteilung, die Funktion und die persönliche E-Mail-Adresse

Qualitativ hochwertige und gepflegte Stammdaten sind in diesem Zusammenhang nicht nur die Basis für eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie erleichtern Ihnen auch die fortschreitende Automatisierung aller Sales- und Marketingprozesse und sind der Treiber für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserer Serie zur Marketing-Automatisierung.

Setzen Sie auf direkte Kommunikation

Um die Datenaktualität in Ihrem Unternehmen hochzuhalten, ist es wichtig, dass Sie auf größtmögliche Transparenz setzen. Das beginnt bereits bei der Anlage eines neuen Kontakts. Besprechen Sie die Eingabefelder mit allen Ihren Mitarbeitern. Dadurch weiß jeder, wo er was einzutragen hat. Je mehr Sie mit den CRM-Anwendern in Ihrem Unternehmen sprechen und Ihnen verständlich machen, welche Bedeutung die Daten für den Erfolg der Firma haben, desto gewissenhafter werden Daten eingetragen und auf dem aktuellsten Stand gehalten.

Integrieren Sie eine Dubletten-Prüfung im CRM

Stehen mehrere Mitarbeiter mit einem Kunden in Kontakt, kann es vorkommen, dass versehentlich neue Ansprechpartner doppelt angelegt werden. Mit einem integrierten Dubletten-Check passiert das nicht. Das System weist den Anwender daraufhin, dass es den Kontakt bereits gibt. Wichtige Informationen gehen somit nicht verloren, weil Telefonate, Gespräche oder Besuchsberichte weiterhin nur dem bereits bestehenden Kontakt zugeordnet werden. Eine Lünendonk-Studie hat sich 2016 gezielt mit dem Thema Datenqualität befasst und ist dabei zu folgenden Ergebnissen gekommen:  85% der befragten Fachleute können nicht einschätzen, wie viele Dubletten in ihrem Unternehmen verborgen liegen. Gleichzeitig sagen 84%, dass bereits 2018 die Datenqualität einen sehr hohen Einfluss auf Ihren Geschäftserfolg hat. Höchste Zeit also, sich dem Thema Datenqualität anzunehmen.

Diese Vorteile bietet eine gewissenhafte Datenpflege

Die Aktualität der Daten im CRM ist für das ganze Unternehmen von großer Bedeutung und hat Einfluss auf jede einzelne Abteilung. Sie garantiert zum Beispiel, dass

  • die Vertriebsmitarbeiter immer den richtigen Ansprechpartner im System finden,
  • die Marketing-Abteilung ihren hochwertigen Content in Form von Newslettern, Blog-Artikeln oder Whitepapers an die richtigen E-Mail-Adressen verschickt,
  • der Service auf die richtigen Adressen und Historien zugreifen kann, um schnell auf Kundenanfragen reagieren zu können.

Wie die Lünendonk-Studie zeigt, wird das Thema Datenqualität in Unternehmen noch oft zu stiefmütterlich behandelt. Eine Software ist aber nur so gut, wie die darin gepflegten Daten. Halten Sie diese also immer auf dem neusten Stand. Nur so ist ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten möglich. Je vollständiger und gepflegter Ihre Daten sind, desto besser ist Ihre Basis für strategische und gewinnbringende Entscheidungen.

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