Digitale Leaderfassung – So wird Ihre Messe ein Erfolg

Dichtes Gedränge auf den Gängen, Besucher, die hektisch von Aussteller zu Aussteller eilen, und eine undurchdringliche Geräuschkulisse: typisch Messe. Damit Ihr Sales-Team erfolgreiche Gespräche führen und neue Leads generieren kann, sind eine effiziente und schnelle Leaderfassung vor Ort sowie die richtige Vor- und Nachbereitung der Messe entscheidend. Warum die für Sie also nicht erst mit der Anreise am Vortag beginnen sollte, welche Vorteile die digitale Leaderfassung mit sich bringt und warum der Einsatz einer CRM-Lösung unverzichtbar ist, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Messen gehören nach wie vor zu den wichtigsten Lead-Quellen für Unternehmen – gerade im B2B-Bereich. Laut einer AUMA-Umfrage verschlingen Messen in diesem und im kommenden Jahr durchschnittlich 46 Prozent des gesamten Marketingbudgets. Das Hauptargument der Befragten: Nirgendwo sonst kann ihr Unternehmen so direkt und persönlich Kontakte mit potenziellen Leads knüpfen. Die Investition zahlt sich jedoch nur aus, wenn Sie vor, während und nach der Messe möglichst effizient arbeiten.

Die optimale Messevorbereitung mit CRM

Um Ihre gesteckten Leadziele zu erreichen, sollten Sie bereits im Vorfeld bestehende Interessenten und Kontakte auf die anstehende Messe einladen: am besten mit einem individuellen Mailing, das den Leser zu einer mit der CRM-Plattform verknüpften Landingpage führt. So fließen dort eingegebene Daten direkt ins System. Über automatisierte Kampagnen bespielen Sie Ihren Kontakt bis zum persönlichen Treffen mit relevantem Content zur Messe oder Ihrem Produkt.

Der richtige Content für den richtigen Empfänger

Die Content-Planung sowie die Definition von Prozessen, wann Messeleads mit welchen Inhalten bespielt werden sollen, ist ein entscheidender Bestandteil der Messevorbereitung. Erarbeiten Sie zusammen mit der Marketing-Abteilung rechtzeitig Content-Bausteine, um Ihre definierten Buyer-Personas zielgruppengerecht anzusprechen. Daraus ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten der Kontaktaufnahme, zum Beispiel:

  • Ein Erinnerungs-Mailing: Damit erhöhen Sie die Chance, dass ein Kontakt Sie am Messestand besucht, weil er von Ihnen wenige Wochen zuvor noch einmal einen Hinweis erhält.
  • Ein No-Show-Mailing: Trotz all Ihrer Bemühungen kann es vorkommen, dass jemand nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Geben Sie ihm über ein Mailing erneut die Chance, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
  • Ein Danke-Mailing: Dieses erhält Ihr Gesprächspartner wenige Stunden nach dem Termin auf der Messe. Somit bleiben Sie positiv in Erinnerung.
  • Ein Follow-up-Mailing: Je nachdem in welcher Phase sich ein Kontakt beziehungsweise Interessent gerade befindet, können Sie ihm thematisch relevante Blog-Artikel oder Whitepaper zusenden. Sind die Gespräche besonders positiv verlaufen, bietet sich an, dem neugewonnenen Lead noch von der Messe ein Mailing mit einem möglichen Folgetermin zukommen zu lassen.

Grundsätzlich gilt: Schneiden Sie die Inhalte, unabhängig von der Art des Mailings, immer explizit auf den jeweiligen Ansprechpartner und die Branche zu. Nur so generieren Sie auch einen echten Mehrwert.

Beispiel 1: Einem IT-Leiter sollten Sie eher ein Whitepaper zum Thema „CRM-Integration in die vorhandene IT-Landschaft“ zukommen lassen, als einen Blog-Artikel über „Vertriebssteuerung“ oder „Grundlagen von CRM“.

Beispiel 2: Der CRM-Projektleiter eines Bauunternehmens, der sich erst seit kurzem mit dem Thema CRM-Einführung befasst, interessiert sich eher für einen Referenzbericht aus seiner Branche, als einen Blog-Artikel, der sich bereits um die Erstellung des Lastenhefts oder die Herausforderungen bei der Implementierung dreht.

Wie Sie den richtigen Content produzieren und welche Strategie Sie dabei fahren sollten, lesen Sie im Artikel „Content-Marketing für Leads und Bestandskunden“.

Digitale Leaderfassung und CRM-Einsatz auf der Messe

Den Charakter einer Messe machen nicht nur die vereinbarten Termine, sondern auch spontane Besucher und Laufkundschaft aus. In beiden Fällen ist es wichtig, dass alle relevanten Gesprächsinhalte so zeitnah wie möglich im CRM abgespeichert werden. Nur dann können Sie Ihre vorher definierten Prozesse anstoßen. Je einfacher die Übertragung der Daten funktioniert, desto intensiver können Sie und Ihr Sales-Team Ihre Gesprächspartner auf der Messe betreuen und auf deren Fragen eingehen. Besonders wichtig sind deshalb Tools zur digitalen Leaderfassung.

Warum? Mal Hand aufs Herz: Wenn Sie noch mit handschriftlichen Besuchsberichten arbeiten, werden Sie von Ihrem Sales-Team kaum verlangen, den nächsten Interessenten warten zu lassen, weil sie noch eben den Gesprächsverlauf und die Kontaktdaten des vorherigen Besuchers abtippen müssen.

In den meisten Fällen werden die Daten frühestens am Ende des Messetages
oder sogar erst nach deren Abschluss übernommen.

Im ungünstigsten Fall gehen gesammelte Visitenkarten im Messetrubel sogar unter, weil sie nur mit Klammer oder Heftnadel am handschriftlichen Leadbogen befestigt waren: Bei mehreren hundert bis tausend Leads pro Messe ist diese Sorge auch durchaus berechtigt.

Vorteile von digitalen Leadbögen gegenüber handschriftlichen Besuchsberichten

Es gibt noch weitere gute Gründe, warum Sie Stift und Papier künftig lieber im Büro lassen sollten. Schon alleine aus Image-Gründen. Schließlich wollen Sie nicht „Oldschool“ wirken. Oder? Für die digitale Leaderfassung sprechen außerdem:

  • Geringere Organisationskosten, weil digitale Leadbögen weder gelagert noch transportiert werden müssen
  • Eine fehlerfreie Datenübermittlung, weil ausgeschlossen ist, dass Ihre Sales-Kollegen eine unleserliche Handschrift nicht entziffern können oder Kontaktdaten falsch notiert wurden

Setzen Sie auf Leadbögen mit integriertem OCR-Scan

Über den digitalen Leadbogen können Sie alle erhaltenen Informationen DSGVO-konform direkt als digitalen Besuchsbericht festhalten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Einen vorkonfigurierten Themenbaum: Kommen von Ihnen definierte Gesprächsinhalte – zum Beispiel Fragen zum Produkt oder die Branchenzugehörigkeit – zur Sprache, können Sie einen entsprechenden Vermerk setzen.
  • Ein individuell ausfüllbares Freitextfeld: Sind die Interessen Ihres Gesprächspartners sehr speziell und noch nicht über den Themenbaum abgebildet, können Sie beziehungsweise Ihre Sales-Consultants die Informationen im Leadbogen ergänzen.

Der digitale Leadbogen beinhaltet darüber hinaus eine weitere sehr nützliche Funktion: den integrierten OCR-Scan. Dank der sogenannten Optical Character Recognition überträgt eine Software die Kontaktdaten einer Visitenkarte in Echtzeit in Ihre CRM-Lösung. Das minimiert den organisatorischen Aufwand und Ihr Messe-Team kann sich besser auf den aktuellen Gesprächspartner konzentrieren.

Die Messenachbereitung

Die positiven Auswirkungen der digitalen Leaderfassung sind auch bei der Messenachbereitung spürbar. Vor allem wenn es um die Erfolgsauswertung geht.

Den Erfolg einer Messe können Sie nur dann auswerten,
wenn die CRM-Software mit ausreichend Daten gefüttert wurde.

Hat Ihr Sales-Team die Messekontakte digital erfasst – das heißt: Die Innendienstmitarbeiter müssen die Informationen aus den Leadbögen nicht erst manuell ins System nachtragen – können Sie an jedem Messetag konkrete Zahlen vorlegen und die Qualität der Leads auswerten.

Auch hier hilft Ihnen der digitale Leadbogen: Integrieren Sie in diesen zum Beispiel ein Scoring-Feld. Die Sales-Consultants können so auf der Messe abhängig von Verlauf und Inhalt der Gespräche bestimmte Kategorien vergeben. Je heißer der Lead, desto höher die Bewertung. Diese Informationen werden schließlich wieder im CRM-System gesammelt und in Echtzeit ausgespielt.

Schnelle Reaktion dank digitaler Leaderfassung

Die Konkurrenz auf Messen ist groß und Ihr direkter Mitbewerber lauert vielleicht schon am Stand nebenan auf denselben Interessenten. Ob die Veranstaltung für Sie ein Erfolg wird oder nicht hängt daher ganz stark von der richtigen Ansprache Ihrer Zielgruppe ab. Die beginnt vor der Messe und ist auch dann noch nicht abgeschlossen, wenn in den Hallen die letzten Lichter ausgehen. Damit Sie während der Messe alle Daten schnell übermitteln, keine Informationen verloren gehen und Ihr Sales-Team sich voll und ganz auf den aktuellen Gesprächspartner konzentrieren kann, sollten Sie auf die digitale Leaderfassung setzen. In Verbindung mit Ihrem CRM versenden Sie so noch am selben Tag relevanten E-Mail-Content, der genau auf den Gesprächsinhalten zwischen Ihnen und den Messekontakten aufbaut. So legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Verlauf der Customer Journey.

4.4/5. (Abstimmungen: 9)
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