Digitales Eventmanagement mit CRM: So werden Ihre Online-Events erfolgreich

Webinar-Einladung verschicken, Mikrofon und Kamera anschalten, fertig. Wenn Sie selbst schon einmal ein Online-Event organisiert haben, wissen Sie jedoch genau, dass weit mehr hinter einer professionellen, digitalen Veranstaltung steckt. Eventmanagement erfordert online sowie auch offline ein hohes Maß an Struktur und fußt wie jede andere Marketing-Kampagne in vielen strategischen Entscheidungen.

Sind Sie für digitale Events verantwortlich, jonglieren Sie mit unzähligen Menschen, Aufgaben und Projekten. Eine passende Eventmanagement-Software kann Sie dabei während jeder Phase optimal unterstützen. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie Ihre Online-Eventplanung effizienter meistern und eine datengestützte Entscheidungsgrundlage für Ihren Verantwortungsbereich schaffen.

Eventplanung: Daten statt Bauchgefühl

Sie fragen sich, wie viele Veranstaltungen Sie ausrichten sollen? Oder ob Ihre Online-Workshops und Webinare gut ankommen? Wenn Sie Ihr CRM als Eventmanagement-Software nutzen, können Sie Teilnehmer-Feedback dokumentieren und auf Grundlage dieser Erfahrungswerte Handlungsempfehlungen für die künftige Eventplanung geben. Dadurch tragen Sie als Eventmanager maßgeblich zur Positionierung Ihres Unternehmens bei und bieten dem Vertrieb ideale Unterstützung bei Leadgenerierung und -weiterentwicklung.

Durch Auswertungen verschiedener KPIs und den Einbezug aktueller Budgets können Sie fundierte Entscheidungen treffen und planen, welche Veranstaltungen Sie umsetzen möchten.

Relevante KPIs für das Eventmanagement sind beispielsweise:

  • Teilnehmeranzahl bzw. „No-Show Rate“
  • Anzahl an neuen bzw. weiterentwickelten Leads
  • Kosten pro Lead

Einfache Zielgruppensegmentierung

Einer der wichtigsten Schritte bei der Planung von Online-Events ist die Entscheidung, welche Personen Sie auf Ihrer virtuellen Veranstaltung begrüßen wollen. Schließlich macht es einen gewaltigen Unterschied, ob Sie Neukunden, Bestandskunden, Geschäftspartner oder die eigenen Mitarbeiter begeistern möchten.

Statt Ihre wertvolle Zeit mit dem Abgleich verschiedener Excel-Listen oder dem Erfragen von Daten bei Kollegen zu vergeuden, ermöglicht Ihnen ein CRM-System eine schnelle, einheitliche und sichere Ermittlung Ihrer potenziellen Teilnehmer.

  • Nutzen Sie Attribute, logische Selektionen und gespeicherte Suchen, um direkt die passenden Teilnehmer für Ihr Online-Event zu bestimmen
  • Sparen Sie dank zentraler Abbildung aller Kontakte und Serienaktionen wie Mailings oder Datenexporten Zeit und Ressourcen
  • Schließen Sie Kontakte mit Werbesperren direkt aus und vermeiden Sie dadurch rechtswidrige Einladungen
  • Eine gut gepflegte Datenbasis im CRM verhindert das Vergessen von Teilnehmern, erspart Ihnen das Anschreiben inaktiver Kontakte und liefert Ihnen den tagesaktuellen Stand aller relevanten Personen

Reibungslose Event-Organisation

Nutzen Sie ein CRM als Eventmanagement-Software, können Sie Ihre Veranstaltung in einzelne Projekte unterteilen, deren Fortschritt beobachten und jederzeit den aktuellen Stand sehen. So können Sie unnötige Nachfragen vermeiden und im Falle des Falles schnell reagieren.

Sie können über den gesamten Prozess von Eventplanung bis hin zur Auswertung alle anfallenden ToDos in Checklisten hinterlegen. Damit schaffen Sie klare Zuständigkeiten und Transparenz für alle Beteiligten. Weiter können Sie als Eventmanager sichergehen, dass alle Aufgaben vollständig erledigt wurden und behalten alles im Blick.

Umfassender Überblick über Ressourcen

Eine gute Planung ist die halbe Miete für eine erfolgreiche Veranstaltung. Gehen Sie strukturiert an die Eventplanung heran und halten Sie alle nötigen Schritte dafür im CRM fest. Ist die Präsentation für das Webinar schon fertig? Ist der Moderator schon für die Veranstaltung vorbereitet? Ist das passende Equipment bereitgestellt? Ein CRM-System hilft Ihnen, all diese Aufgaben im Blick zu behalten. Kommunizieren Sie schnell und direkt über die Chatfunktion, Verknüpfen Sie wichtige Dokumente mit dem entsprechenden Veranstaltungsprojekt und bleiben Sie über Funktionen wie Beobachtungen und Push Benachrichtigungen up to date.

Interagieren Sie mit Ihren Teilnehmern

Auch wenn Sie Ihr Publikum nicht Face to Face antreffen, ist es wichtig, auf Interaktion zu setzen. Vermeiden Sie langweilige Vorträge und beziehen Sie Ihr Publikum mit ein. Planen Sie Zeit für Fragen ein und gestalten Sie Ihr Online-Event so interaktiv wie möglich. Dafür bieten sich hilfreiche Online-Tools wie beispielsweise Mural an, um mit Ihrer Zielgruppe visuell zusammen zu arbeiten.

Auch nach der Veranstaltung gilt es, den Kontakt mit den Teilnehmern aufrecht zu erhalten und Feedback einzufordern. Nutzen Sie dafür Online-Umfragen, die Sie direkt aus dem CRM an die Teilnehmer Ihres Events verschicken. Aus den Umfrage-Ergebnissen können Sie wiederum wertvolle Schlüsse für zukünftige Veranstaltungen ziehen.

Minimaler Aufwand für Event-Einladungen

Erstellen Sie Verteiler mit den relevanten Personen-Gruppen und laden Sie diese mit personalisierten Mailings ein. Mit einem CRM-System behalten Sie den Überblick über eine Vielzahl an Einladungen und können jeder Zeit nachvollziehen, welche Personen wann welche Einladungen erhalten haben.

Nachfassen

Nach dem Versand Ihrer Einladungen möchten Sie natürlich wissen, ob Ihre Empfänger an der Veranstaltung interessiert sind. Doch woher nehmen Sie diese Informationen, wenn nicht sofort eine Zusage folgt? Und wie vermeiden Sie penetrantes Nachtelefonieren?

Versenden Sie Mailings direkt aus Ihrer CRM-Software, greifen automatische Tracking-Funktionen. Dadurch können Sie Öffnungen und Klicks konkret auswerten und Schlüsse für kommende Einladungen und Events ziehen.

In einem CRM können Sie automatisierte Prozesse wie „Reminder-Mailing versenden nach X Tagen“ oder „Aufgabe: Nachfassen, wenn Klick auf Button Y“ einstellen. Damit verschaffen Sie sich zusätzliche Arbeitsentlastung und garantieren eine vollständige Ausschöpfung des Zielgruppen-Potenzials.

 

Alle Daten für das Nachfassen und die Pflege der Kontakte können direkt aus der Veranstaltung erfolgen. Telefonische oder persönliche Rückmeldungen erfassen Sie in übersichtlichen Historien. So können Sie wiederum Rückschlüsse für die Zielgruppe von künftigen Veranstaltungen ziehen.

Mit einer CRM-Software behalten Sie also den Überblick, arbeiten effizient und gestalten dadurch nicht nur erfolgreiche Online-Events, sondern meistern auch – sobald es die aktuelle Corona-Lage wieder zulässt – Messen oder Offline-Veranstaltungen. Worauf warten Sie noch?

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