CRM-Budget-Kalkulation: Womit Sie am besten Starten

CRM-Projekte gewinnen in den Chefetagen mittelständischer und großer Unternehmen immer mehr an Stellenwert. Eine optimale Kundenbeziehung steigert schließlich langfristig den Unternehmenserfolg. Obwohl das Management die Bedeutung von CRM erkannt hat, werden die Budgets für eine CRM-Investition oft zu niedrig angesetzt. Wir zeigen, wie Sie ein Gefühl für die richtige Budget-Kalkulation und -planung bekommen, warum eine ROI-Rechnung dabei nicht fehlen sollte und wie Sie damit obendrein noch das Management von der Investition überzeugen.

Auch bei der Budget-Kalkulation für ein CRM-Projekt gilt: Die eine allgemein gültige Lösung gibt es nicht. Stattdessen führt die Kombination dieser Methoden am zuverlässigsten zum Ziel:

Erfahrungswerte von anderen Unternehmen und Projektleitern

Eine CRM-Einführung ist für die meisten Unternehmen ein herausforderndes Projekt – das gilt für eine Ersteinführung genauso wie für einen CRM-Wechsel. Einen ersten Budget-Vorschlag zu erarbeiten ohne bereits ein genaueres Bild vom Projekt zu haben, kann eine knifflige Aufgabe sein. Damit sind Sie jedoch längst nicht alleine. Suchen Sie den Austausch mit Menschen, die bereits Erfahrungen gesammelt haben.

  • Greifen Sie zum Beispiel auf Ihr berufliches Netzwerk zurück und holen Sie Erfahrungswerte von Projektleitern anderer Unternehmen ein, die ein CRM-Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen haben. Der Wissensaustausch mit anderen ist immer ein erster guter Anhaltspunkt.
  • Wertvollen Input zur Budget-Planung sammeln Sie auch, wenn Sie an CRM-Fachforen und -Events teilnehmen. Dort erhalten Sie wertvolle Einblicke in verschiedene Strategien und können sich mit CRM-Experten austauschen.

Die Erfahrung zeigt: Auch wenn CRM-Projekte aufgrund unterschiedlicher Anforderungen und System-Infrastrukturen nur schwer miteinander vergleichbar sind, hilft Ihnen diese Methode, Gespräche mit fachlichem Tiefgang zu führen und reelle Erfahrungswerte zu bekommen.

Input vom Berater einholen

Eine weitere Möglichkeit ist, auf einen externen Berater zu setzen. Dieser hat bereits CRM-Projekte unterschiedlichster Größen umgesetzt und ist Ihnen nicht nur bei der Budget-Findung, sondern auch bei der Umsetzung des CRM-Projekts eine große Hilfe.

Was Sie beachten sollten: Arbeiten Sie mit anbieterneutralen Beratern zusammen. Diese haben über viele Jahre hinweg ein breites Wissen aufgebaut – idealerweise auch in Ihrer Branche – und können Ihnen geeignete Anbieter empfehlen.

Beim Anbieter direkt nachfragen

Eine dritte Möglichkeit ist, sich direkt mit CRM-Anbietern in Verbindung zu setzen und diese nach Erfahrungswerten zu fragen. Diese Methode empfiehlt sich vor allem, wenn Sie schon eine gewisse Vorarbeit leisten konnten und einen groben Überblick über Ihre Anforderungen und Nutzerzahlen haben. In Workshops können Sie gezielt über die Kostenkalkulation des CRM-Projekts sprechen. So bekommen Sie direktes Feedback und können mehrere Anbieter miteinander vergleichen.

Die Erfahrung zeigt: Diese Methoden geschickt kombiniert liefern einen ersten Anhaltspunkt für Ihr CRM-Budget. Entscheidend ist aber, dass Sie Faktoren wie Unternehmensgröße, Bedarf an Anpassungen, Einsatzbereiche oder Integration von vornherein miteinbeziehen.

Weil sich Chefetagen am liebsten auf Basis von Zahlen überzeugen lassen, bietet sich bei der Budget-Findung außerdem eine ROI-Berechnung an.

Wirtschaftlich rentables Budget dank ROI-Rechnung

Für die ROI-Berechnung eines CRM kalkulieren Sie ein valides Budget, prüfen welchen Mehrwert die Einführung der Lösung für Ihr Unternehmen hat und spielen die finanziellen Auswirkungen über mehrere Jahre durch. Zu dieser Rechnung zählen unter anderem Lizenz- und Wartungskosten, Projektaufwände, Mitarbeiterschulungen, Infrastruktur sowie laufende Betriebskosten. Über den ROI haben Sie die Möglichkeit, quantitative Effekte zu berechnen und die Gesamtkosten dem Gesamtnutzen gegenüber zu stellen.

So geht’s: Erfassen Sie alle relevanten Prozesse und kalkulieren Sie, welche Zeitersparnis eine Optimierung mittels CRM Ihren Mitarbeitern bringen kann. Eine solche Gegenüberstellung zeigt Ihnen auf einen Blick, ob sich die Einführung einer CRM-Lösung wirtschaftlich lohnt beziehungsweise wann der von der Geschäftsleitung gewünschte ROI (Return on Investment) erreicht ist. Ihre Analysen nutzen Sie als Baustein für Ihre Budget-Findung. Das bietet auch den großen Vorteil, dass Sie dem Management fundierte und aussagekräftige Daten vorlegen können, die Ihre Budget-Planung untermauern.

Unser Tipp: Um neben quantitativen auch mit qualitativen Argumenten – wie einer höheren Service-Qualität und einem besseren Kundenerlebnis – zu überzeugen, reicht die ROI-Berechnung alleine nicht aus. Hierfür sollten Sie wie oben erwähnt auf Erfahrungswerte anderer Unternehmen setzen. Anwenderberichte oder Referenzgespräche sind dafür ein guter Anhaltspunkt.

Die Budget-Kalkulation ist erst der Start

Einige Herangehensweisen zur Planung Ihres CRM-Budgets kennen Sie nun. Kombinieren Sie mehrere Wege miteinander. Je mehr Erfahrungswerte, desto einfacher die Planung und desto realistischer wird Ihre Einschätzung. Wenn Sie es nach intensiver Recherche geschafft haben, Ihr CRM-Budget zu planen und das Einverständnis der Geschäftsleitung einholen, wartet noch eine der kniffligsten Aufgaben auf Sie: das Budget auch einzuhalten. Wie genau Sie das schaffen und welche Methoden sich dafür am besten eignen, erfahren Sie in einem unserer kommenden Blog-Beiträge.

Was es bei der Planung eines CRM-Projekts sonst noch zu beachten gilt, erfahren Sie in unserem Artikel „Wie läuft ein CRM-Projekt ab?“. Viel Spaß beim Lesen!

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