CRM-Systeme haben einen hohen Stellenwert bei mittelständischen und großen Unternehmen. Schließlich steigert eine optimale Kundenbeziehung langfristig den Unternehmenserfolg. Obwohl das Management die Bedeutung von CRM erkannt hat, werden die CRM-Budgets oft zu niedrig angesetzt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Gefühl für die richtige CRM-Budget-Kalkulation sowie die -planung bekommen und warum eine ROI-Rechnung dabei nicht fehlen sollte.
Inhalt
Warum ist die CRM-Budget-Kalkulation wichtig?
Die Budget-Kalkulation ist ein wichtiger Meilenstein in jedem CRM-Projekt. Dafür sprechen mehrere Gründe:
Kostenkontrolle
Das Projekt steht und fällt mit dem CRM-Budget. Ohne Geld kein Projekt. Ein klar kalkuliertes Budget hilft Ihnen, die Projektkosten im Auge zu behalten und finanzielle Risiken zu minimieren. Zudem ist ein CRM-Projekt eine große Investition, die bedacht und gut geplant werden sollte.
Grundlage für Investitionsentscheidungen
Mit der Budgetplanung finden Sie heraus, ob sich eine CRM-Einführung für Ihr Unternehmen lohnt. Damit kann das Management fundierte Entscheidungen über Investitionen treffen. Es kann ermittelt werden, ob sich das CRM-Projekt aus finanzieller Sicht lohnt und wie schnell sich die Investition amortisiert.
Vermeidung finanzieller Engpässe
Mit Hilfe der CRM-Budget-Kalkulation können Sie bereits vor Projektbeginn verhindern, dass das Projekt aufgrund fehlender Ressourcen oder finanzieller Mittel gestoppt oder verzögert wird. Die Planung stellt sicher, dass genügend Mittel für alle Projektphasen bis zur Umsetzung und darüber hinaus zur Verfügung stehen.
Definition des Projektumfangs
Eine realistische CRM-Budget-Kalkulation im Vorfeld hilft Ihnen, den Projektumfang vor Projektbeginn realistisch festzulegen. So können Sie klare Grenzen setzen und sicherstellen, dass die Projektkosten nicht unkontrolliert steigen.
Wie geht man bei der CRM-Budget-Kalkulation am besten vor?
Bei der Budget-Kalkulation für ein CRM-Projekt gilt: Die eine allgemein gültige Lösung gibt es nicht. Stattdessen führt die Kombination dieser Methoden am zuverlässigsten zum Ziel:
1. Erfahrungswerte von anderen Unternehmen und Projektleitern
Eine CRM-Einführung ist für die meisten Unternehmen ein herausforderndes Projekt – das gilt für eine Ersteinführung genauso wie für einen CRM-Wechsel. Einen ersten CRM-Budget-Vorschlag zu erarbeiten ohne bereits ein genaueres Bild vom Projekt zu haben, kann eine knifflige Aufgabe sein. Damit sind Sie jedoch längst nicht alleine. Suchen Sie den Austausch mit Menschen, die bereits Erfahrungen gesammelt haben.
- Greifen Sie zum Beispiel auf Ihr berufliches Netzwerk zurück und holen Sie Erfahrungswertevon Projektleitern anderer Unternehmen ein, die ein CRM-Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen haben. Der Wissensaustausch mit anderen ist immer ein erster guter Anhaltspunkt.
- Wertvollen Input zur Budget-Planung sammeln Sie auch, wenn Sie an CRM-Fachforen und -Events Dort erhalten Sie wertvolle Einblicke in verschiedene Strategien und können sich mit CRM-Experten austauschen.
Die Erfahrung zeigt: Auch wenn CRM-Projekte aufgrund unterschiedlicher Anforderungen und System-Infrastrukturen nur schwer miteinander vergleichbar sind, hilft Ihnen diese Methode, Gespräche mit fachlichem Tiefgang zu führen und reelle Erfahrungswerte zu bekommen.
2. Input vom Berater einholen
Eine weitere Möglichkeit ist, auf einen externen Berater zu setzen. Dieser hat bereits CRM-Projekte unterschiedlichster Größen umgesetzt und ist Ihnen nicht nur bei der CRM-Budget-Findung, sondern auch bei der Umsetzung des Projekts eine große Hilfe.
Was Sie beachten sollten: Arbeiten Sie mit anbieterneutralen Beratern zusammen. Diese haben über viele Jahre hinweg ein breites Wissen aufgebaut – idealerweise auch in Ihrer Branche – und können Ihnen geeignete Anbieter empfehlen.
3. Beim Anbieter direkt nachfragen
Eine dritte Möglichkeit ist, sich direkt mit CRM-Anbietern in Verbindung zu setzen und diese nach Erfahrungswerten zu fragen. Diese Methode empfiehlt sich vor allem, wenn Sie schon eine gewisse Vorarbeit leisten konnten und einen groben Überblick über Ihre Anforderungen und Nutzerzahlen haben. In einem Anforderungsworkshop können Sie gezielt über die Kostenkalkulation des CRM-Projekts sprechen. So bekommen Sie direktes Feedback und können mehrere Anbieter miteinander vergleichen. Eine Auflistung der gängigsten CRM-Projektkosten finden Sie in in unserem Artikel Was kostet ein CRM?
Welche Faktoren sind ausschlaggebend für die CRM-Budget-Kalkulation?
Die oben genannten Methoden geschickt kombiniert, liefern einen ersten Anhaltspunkt für Ihr CRM-Budget. Entscheidend ist aber, dass Sie individuelle Faktoren in Ihre Kalkulation miteinbeziehen. Folgende Faktoren sind von zentraler Bedeutung:
- Unternehmensgröße: Die Anzahl der Mitarbeiter bzw. Nutzer der CRM-Software hat einen großen Einfluss auf die laufenden Kosten. In der Regel zahlen Sie für eine Lösung pro Benutzer und Monat. Je mehr Benutzer Ihr Unternehmen hat, desto höher sind die monatlichen Kosten.
- Einsatzbereiche: Es macht einen Unterschied, ob Sie Ihr CRM z.B. nur für den Vertrieb oder das Marketing einsetzen wollen oder als ganzheitliche Lösung für das gesamte Unternehmen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Anzahl der Nutzer, sondern es können je nach Anbieter auch Kosten für zusätzliche Module anfallen. Je mehr Module eingesetzt werden, desto höher ist auch der Implementierungsaufwand.
- Bedarf an Anpassungen: Eine CRM-Lösung sollte sich Ihrem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt. Sobald Sie Änderungen an der Standardsoftware vornehmen wollen, entstehen zusätzliche Kosten. Je mehr Sie anpassen, desto höher sind die Kosten. Dennoch sollten Sie hier nicht sparen, denn die Anpassung an Ihre Prozesse und die Individualisierung der Software sind entscheidend für die CRM-Akzeptanz bei den Anwendern.Tipp: Unterteilen Sie Ihre Anpassungen in Must-haves und Nice-to-haves. So können Sie die wichtigsten Anpassungen für die Erstimplementierung einplanen. Darüber hinaus bieten einige CRM-Anbieter eine sogenannte Low-Code-Plattform an, mit der Sie selbst Anpassungen an der Lösung vornehmen können.
- Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft: Schnittstellen zu anderen Systemen sind ein weiterer Punkt, der für Ihre CRM-Budget-Kalkulation entscheidend ist. Berücksichtigen Sie die Anbindung von Drittsystemen wie DMS- und ERP-Systemen, um reibungslose Abläufe und Prozesse zu gewährleisten.
Hilfestellung für die CRM-Budget-Kalkulation
Bei der Budgetfestlegung bietet sich eine ROI-Berechnung an, da sich das Management am besten mit Zahlen überzeugen lässt. Darüber hinaus zeigt die ROI-Berechnung, wie wirtschaftlich Ihre Investition ist und wie sie sich auf Ihren Unternehmenserfolg auswirkt.
Für die ROI-Berechnung kalkulieren Sie ein valides CRM-Budget, prüfen den Mehrwert der Einführung der Lösung für Ihr Unternehmen und spielen die finanziellen Auswirkungen über mehrere Jahre durch. Zu dieser Rechnung zählen unter anderem Lizenz- und Wartungskosten, Projektaufwände, Mitarbeiterschulungen, Infrastruktur sowie laufende Betriebskosten. Über den ROI haben Sie die Möglichkeit, quantitative Effekte zu berechnen und die Gesamtkosten dem Gesamtnutzen gegenüber zu stellen.
Wie geht man bei der ROI-Berechnung vor?
- Erfassen Sie alle relevanten Prozesse, die Sie in Ihrem CRM-System abbilden möchten.
- Kalkulieren Sie, welche Zeitersparnis eine Optimierung mittels CRM Ihren Mitarbeitern bringen kann.
- Stellen Sie die Kosten den Einsparungen gegenüber. Eine solche Gegenüberstellung zeigt Ihnen auf einen Blick, ob sich die Einführung einer CRM-Lösung wirtschaftlich lohnt bzw. wann der von der Geschäftsleitung gewünschte ROI (Return on Investment) erreicht ist.
- Nutzen Sie Ihre Analysen als Baustein für Ihre Budget-Findung. Das bietet auch den großen Vorteil, dass Sie dem Management fundierte und aussagekräftige Daten vorlegen können, die Ihre CRM-Budget-Planung untermauern. Nutzen Sie dafür auch unseren CRM-Erfolgsrechner. Damit ermitteln Sie den finanziellen Nutzen für Ihr Unternehmen
Unser Tipp: Um neben quantitativen auch mit qualitativen Argumenten – wie einer höheren Service-Qualität und einem besseren Kundenerlebnis – zu überzeugen, reicht die ROI-Berechnung alleine nicht aus. Hierfür sollten Sie wie oben erwähnt auf Erfahrungswerte anderer Unternehmen setzen. Anwenderberichte oder Referenzgespräche sind dafür ein guter Anhaltspunkt. Weitere wichtige Argumente finden Sie in dem Blogartikel die Geschäftsführung von CRM überzeugen.
Fazit: Die CRM-Budget-Kalkulation ist erst der Start
Sie kennen nun einige Ansätze zur Planung Ihres CRM-Budgets. Kombinieren Sie mehrere Methoden und bringen Sie Faktoren wie Ihre Unternehmensgröße, geplante Einsatzbereiche und Schnittstellen mit ein. Je mehr Erfahrungswerte Sie haben, desto einfacher wird die Planung und desto realistischer wird Ihre Einschätzung. Damit Sie im Anschluss den Überblick über Ihre CRM-Projektkosten im Blick behalten, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Faktoren für Ihre Projektkosten gesammelt.
Veröffentlicht am 11.07.2019
Aktualisiert am 18.09.2024