Faktencheck: Agiles vs. klassisches Projektmanagement bei der CRM-Einführung

Agile Methoden sind angesagt und innovativ – längst setzen nicht nur hippe Start-ups, sondern auch große Unternehmen und Organisationen auf Scrum, Kanban und Co. Dem klassischen Projektmanagement wird dagegen nachgesagt, dass es starr und behäbig ist und entsprechende Projekte sehr lange dauern. Beide Einführungsmethoden folgen einer unterschiedlichen Logik und haben ihre Vor- und Nachteile. Um zu entscheiden, welche Methode für Ihr Projekt die richtige ist, machen Sie unseren Faktencheck agiles vs. klassisches Projektmanagement.  

Welche Methode für Sie, Ihr Unternehmen und Ihr geplantes Projekt die richtige ist, hängt von diesen Rahmenbedingungen ab:

Kriterium 1: Wie kostensicher sind die Methoden?

Immer wieder wird die Planbarkeit der Kosten als Pluspunkt für das klassische Projektmanagement genannt. Wir haben dieses Argument genauer unter die Lupe genommen:

Die Kostensicherheit im klassischen Projekt

Bei der traditionellen Einführungsmethode wird eine Software konzipiert, entwickelt und ausgeliefert und nur noch durch kleinere Releases angepasst. Das sogenannte Wasserfall-Modell bietet auf den ersten Blick Kostensicherheit bei klassischen Projekten: Aufgrund der detaillierten Software-Spezifikation schätzt der CRM-Anbieter ab, wie viele Manntage zur Entwicklung nötig sind. Daraus ergeben sich die Kosten für die CRM-Einführung.

Aber: Bei umfangreichen CRM-Projekten kommt es in der Praxis immer wieder zu Änderungen. Müssen wir die Prozesse vielleicht doch anders gestalten? Wenn sich in der Zukunft die Struktur des Unternehmens ändert, passt das CRM auch dann noch zum Unternehmen? Kommen solche Fragen im Projekt auf, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht um jeden Preis an der ursprünglichen Spezifikation festhalten – schon alleine im Sinne der User-Akzeptanz. Muss die Spezifikation angepasst werden, ändert sich entsprechend auch der Aufwand und die vermeintliche Kostensicherheit ist dahin.

Deshalb gilt im klassischen Projekt: Die Kosten sind kalkulierbar, sofern sich nicht während der Umsetzung neue Anforderungen ergeben. Gerade bei großen Projekten ist das jedoch häufig der Fall.

Die Kostensicherheit im agilen Projekt

Definierte Festpreise sind nichts für das agile Projekt. Diese starren Vorgaben widersprechen ganz klar dem Wesen der Agilität. Ein Entwickler-Team des Software-Anbieters passt die Software schrittweise an Ihre individuellen Anforderungen an. Oft starten sie mit einem Bereich etwa dem Vertrieb oder dem Marketing und setzen nacheinander die Anforderungen um. Der Arbeitsaufwand für die jeweiligen Bereiche ermittelt das Projektteam im Grobkonzept. In der Praxis werden Entwicklungsschritte in gut überblickbare Zeiträume gegliedert, etwa veranschlagt der CRM-Anbieter den Aufwand mit 20 Manntagen. So gegliederte einzelne Bereiche können Sie gut controllen.

Natürlich bietet das keine garantierte Kostensicherheit, trotzdem können Projektverantwortliche den Aufwand gut abschätzen, weil Sie die genauen, aktuellen Anforderungen gemeinsam erarbeiten und flexibel anpassen. Das beugt teuren Fehlentwicklungen vor.

Die Gefahr beim agilen Projekt besteht jedoch an ganz anderer Stelle, denn oft kommt der Appetit beim Essen: Das heißt erste Bereiche werden sehr gut angepasst, es werden viele Funktionen umgesetzt, die „nice to have“ sind, aber eigentlich nicht vorgesehen waren. Das Problem besteht dann darin, dass die weiteren Bereiche aus Kostengründen nicht entsprechend der eigentlichen Planung umgesetzt werden können – oder nur mit einem höheren Kostenaufwand.

Lesen Sie in unserem Blog-Artikel zum Thema Scrum, was Sie für die Planung und Durchführung eines agilen Projekts wissen müssen.

Fazit zum Thema Kostensicherheit: Eine 100-prozentige Kostensicherheit kann es in keinem größeren Projekt geben, da ist auch eine CRM-Einführung leider keine Ausnahme. Sowohl das klassische als auch das agile Projektmethoden bieten hier Vor- und Nachteile.

Kriterium 2: Wie sieht der zeitliche Rahmen für Ihr CRM-Projekt aus?

Aufgrund ihrer Logiken folgen klassische und agile Projektmanagement-Methoden unterschiedlichen Zeitplänen. Welcher passt besser zum Rahmen Ihres CRM-Projekts?

Der zeitliche Rahmen beim klassischen Projekt

Die Software konzipieren, entwickeln, ausliefern und kleinere Anpassungen vornehmen: So sieht der Ablauf bei der traditionellen Einführungsmethode aus. Für das Projektteam bedeutet das eine starke zeitliche Belastung zu Beginn des Projekts. Schließlich definieren die Beteiligten hier die Anforderungen, die Prozesse, das Lastenheft und die Spezifikation. Während der Umsetzung des Projekts ist der Aufwand für das Projektteam dann eher gering, bevor es vor Ende des Projekts wieder in eine heiße Phase geht: Das Testen der Lösung, eventuelle Änderungen und Schulungen stehen dann an und nehmen einiges an Zeit in Anspruch.

Der Aufwand für das Unternehmen ist bei klassischem Vorgehen bei der Konzeption und Auslieferung also punktuell hoch, dazwischen geringer.

Der zeitliche Rahmen beim agilen Projekt

Die agile Methode geht dagegen iterativ vor. Dabei wird auf Basis von Workshops in kurzer Zeit ein Prototyp entwickelt. Dieser deckt die Grundanforderungen bereits weitgehend ab. Weitere Anforderungen werden Schritt für Schritt in neuen Workshops definiert und anschließend umgesetzt. Die Mitarbeiter sind bei dieser Vorgehensweise von Beginn an aktiv und dauerhaft eingebunden. Dadurch ist die agile Methode zeitintensiv und verlangt die stetige Mitarbeit des Teams. Das muss allen Beteiligten im Vorfeld klar sein. Im Gegenzug muss die Geschäftsleitung den Teammitgliedern die entsprechende Zeit zur Verfügung stellen.

Der Vorteil: Weil Mitarbeiter die neue Lösung schrittweise testen und nutzen, ist die Akzeptanz der Software besonders hoch. So kann eine agile Methode, zum Beispiel SCRUM, für komplexe Projekte mit engem Zeitrahmen besser geeignet sein.

Vom Projektteam ist durch die häufigen kurzen Abstimmungsphasen eine stetige Mitarbeit erforderlich. Sie müssen kontinuierlich Zeit für das CRM-Projekt aufwenden.

Ob zeitlicher Aufwand vor Allem zu Beginn und Abschluss oder durchgehend: Je nachdem, wie Sie Ihre Ressourcen und den zeitlichen Rahmen Ihres Projekts planen, kann die klassische oder eine agile Methode besser für Ihre CRM-Einführung geeignet sein.

Kriterium 3: Welche Vorarbeit haben Sie schon geleistet?

Detailliertes Lastenheft und klare Zielprozesse

Wenn Sie schon ein detailliertes Lastenheft erstellt und Ihre Zielprozesse definiert haben, stehen Ihnen grundsätzliche beide Projektmanagement-Methoden offen – mit der klassischen Variante kommen Sie aber unter Umständen schneller an Ihr Ziel.

Grobe Anforderungsdefinition

Anders sieht es aus, wenn Sie erst ein grobes Lastenheft haben, noch nicht alle Anforderungen definieren konnten oder die ein oder anderen Prozesse noch nicht klar sind. Natürlich wäre hier der Idealfall, dass Sie die Vorarbeit vor Projektstart erst erledigen, in der Praxis sieht dies auf Grund der engen Zeitpläne jedoch oft anders aus. Hier kann der der Vorteil beim agilen Vorgehen liegen: Sie erarbeiten iterativ die Detailanforderungen gemeinsam in Workshops und profitieren dabei von Ihrem bereits aufgebauten Vorwissen aus dem Projekt. Die so gemeinsam erarbeitete Lösung wird für viele Projektteilnehmer greifbarer.

Fazit: Vergessen Sie bei der Entscheidung die User nicht

Für welche Methode zur CRM-Einführung Sie sich entscheiden hängt von einer Reihe von Kriterien ab. Denken Sie neben den Kosten, dem zeitlichen Aufwand für das Projektteam und der bereits geleisteten Vorarbeit auch an die User-Akzeptanz: Hier liegt der Vorteil beim agilen Projekt, denn die Anwender kommen Stück für Stück in Berührung mit der neuen Software, lernen diese kennen und sind stärker eingebunden.

Beim klassischen Projektmanagement kommen die Anwender erst bei der Auslieferung mit der neuen Software in Kontakt. Da die CRM-Einführung oft auch mit veränderten Prozessen einhergeht, ist es umso wichtiger, die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern zu sichern. Das gelingt mit gezieltem Projektmarketing und professionellem Changemanagement, indem Sie relevante Informationen zur Verfügung stellen und Ihre Mitarbeiter einbeziehen.

Vorsicht ist übrigens bei sogenannten Mischformen aus dem agilen und dem klassischen Projektmanagement geboten. Gerade wenn Sie zum ersten Mal ein Projekt nach agilen Methoden angehen, finden Sie gewisse Mischformen vielleicht verlockend. Immer wieder hört man „Agil zum Festpreis“ oder „Sprints auf Gewerkeebene“. Solche Mischformen sind aber nicht zielführend, da sie unterschiedliche Logiken und Vorgehen vermischen.

Zu guter Letzt muss die Methode ebenfalls zum Anbieter Ihrer CRM-Lösung passen. Denn nicht alle Anbieter haben Erfahrung in der Umsetzung agiler Projekte. Und auch das Management Ihres Unternehmens muss den Projektbeteiligten Kompetenzen einräumen, die für das agile Vorgehen wichtig sind.

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