Anforderungsmanagement – Die hohe Kunst in IT-Projekten

Mit der Koordination eines IT-Projektes verhält es sich wie mit einem Gemälde. Die Kunst besteht darin, eine gute Kombination aus verschiedenen Elementen zu schaffen und diese optimal aufeinander abzustimmen. Haben Sie erst ein Meisterwerk geschaffen, werden sich unzählige Betrachter – oder in unserem Falle der Anwender – daran erfreuen. 

Im Entwurf, da zeigt sich das Talent, in der Ausführung die Kunst.

Marie von Ebner-Eschenbach, Schriftstellerin

Jedes Projekt erfordert ein gut abgestimmtes Projektteam. Die Grundvoraussetzung ist, dass allen Beteiligten bekannt ist, was überhaupt entwickelt werden soll. Denn nur so können gemeinsame Ziele, Maßnahmen und schließlich die Umsetzung des Vorhabens folgen. Das klingt im ersten Moment banal, ist aber tatsächlich oft eine große Herausforderung.

Um dieser Herausforderung zu meistern, wurde das Anforderungsmanagement entwickelt. Dabei lenken sogenannte Requirements-Engineers oder System-Analytiker den gesamten Prozess eines Projektes und sollen so ein zufriedenstellendes Ergebnis sicherstellen. Das Anforderungsmanagement dient als Schnittstelle und verbindet die unterschiedlichsten Bereiche eines Projektes. Als Requirements-Engineer ist es deshalb essentiell, zu jedem Zeitpunkt guten Kontakt zu allen Stakeholdern eines Projektes zu pflegen. So stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse und Ziele jeder Abteilung miteinbezogen werden.

Definition Stakeholder:

Alle Personen oder Organisationen, die Einfluss auf die Anforderungen eines Projektes haben. Das können das Management, Entwickler wie auch künftige Nutzer oder Anwender des Produktes sein.

 

Was leistet das Anforderungsmanagement?

Das Anforderungsmanagement ebnet den Weg von einer Projektidee über die Ziele bis hin zum vollständigen Satz aller Anforderungen.

Definition Anforderung (nach SOPHIST, „Die kleine RE-Fibel“):

Eine Anforderung ist eine Aussage über eine Eigenschaft oder Leistung eines Produktes, eines Prozesses oder der am Prozess beteiligten Personen.

 

Anforderungen können sich dabei zum Beispiel auf die Technologie, Qualität, rechtliche Sicherheit, auszuführende Tätigkeiten, Lieferbestandteile und vieles mehr beziehen.

Das Anforderungsmanagement soll Anforderungen

  • Ermitteln
  • Dokumentieren
  • Überprüfen und abstimmen
  • Verwalten

 

Schritt 1: Ermitteln – Anforderungen ermitteln, detaillieren und verfeinern

Zunächst sollten Sie ein einheitliches Verständnis über die grundsätzlichen Projektziele aller Anforderungsquellen (Stakeholder, Dokumente, Systeme im Betrieb…) schaffen. Für die Ermittlung der Bedürfnisse können Sie zum Beispiel Kreativitätstechniken oder Befragungen einsetzen.

Falls ein Stakeholder – wie typischerweise der End-User – nicht oder nur schwer verfügbar sind, können Sie eine Persona definieren und darüber Schlüsse über deren Bedürfnisse an das System oder Produkt ziehen.

 

Schritt 2: Dokumentieren – Beschreiben von Anforderungen

Nachdem Sie alle Anforderungen ermittelt haben, sollten Sie diese ausformulieren. Ziel ist es, jede Anforderung so zu beschreiben, dass sie eindeutig, verständlich und testbar ist. Zur Formulierung können Sie unterschiedliche Dokumentationsmethoden einsetzen. Dabei sind sowohl Prosa als auch modelbasierte Techniken oder eine Mischform denkbar.

 

Schritt 3: Prüfen und Abstimmen – Qualität der Anforderungen sicherstellen

Nach der Sammlung und Formulierung aller Anforderungen müssen diese überprüft werden. Um eine zufriedenstellende Erfüllung sicherzustellen, sollten Sie eine einheitliche und systematische Qualitätssicherung etablieren.

Wichtig: Alle Stakeholder sollten sich über das Ergebnis einig sein. Deshalb müssen Sie sowohl den Qualitätssicherungs-Prozess als auch die einzelnen Prüfkriterien und verwendeten Methoden vorab definieren und gemeinsam abstimmen. Kommt es dennoch zu einer Unvereinbarkeit von Anforderungen oder Konflikten zwischen Stakeholdern, gilt es, diese zu erkennen, aus zu diskutieren und das Ergebnis zu dokumentieren.

 

Schritt 4: Verwalten –Requirements-Management

Um Phänomene wie das „Herrschaftswissen“ zu vermeiden, gilt es Informationen jeder Zeit für jeden zugänglich zu machen. Legen Sie alle Informationen geordnet ab und informieren Sie alle Beteiligten darüber wo und wie Informationen abgelegt werden. Dies ist insbesondere von Bedeutung, als Projekte oft über einen langen Zeitraum laufen, viele Personen umfassen oder die Basis für Folgeprojekte darstellen.

Entscheiden Sie sich für eine geeignete Struktur, um alle Prinzipien, Methoden und Anforderungen zu gliedern und erfassbar zu machen. Werden diese Informationsgeflechte sehr komplex, können spezielle Requirements-Management-Tools Abhilfe schaffen. Denken Sie außerdem daran, verschiedene Zugriffrechte sicher zu stellen, da manche Dokumente eventuell nicht oder nur von bestimmten Personen bearbeitbar sein sollen.

 

Das Kano-Modell

Ein interessantes und bewährtes Modell zur Einteilung von Produktfeatures, also Anforderungen, ist das Kano-Modell. Es soll zeigen, welchen Einfluss einzelne Anforderungen auf die Zufriedenheit der Stakeholder nehmen.

Kano-Modell
Kano-Modell

 

Basisfaktoren (unterbewusstes Wissen), sind Features, die als selbstverständlich wahrgenommen werden. Sind diese in einem Produkt nicht erfüllt, herrscht große Unzufriedenheit beim Kunden.

Leistungsfaktoren (bewusstes Wissen), sind wichtige Systemmerkmale, die der Kunde explizit wünscht. Je mehr davon umgesetzt werden, desto zufriedener wird der Kunde schlussendlich sein.

Begeisterungsfaktoren (unbewusstes Wissen), sind Features eines Produktes, die der Kunde (noch) nicht kennt oder erst während der Konzeption oder Benutzung bemerkt. Werden diese umgesetzt, rufen Sie hohe Begeisterung hervor.

 

Was bedeutet das für Sie?

  • Wenden Sie beim Ermitteln Ihrer Anforderungen verschiedene Techniken an, um alle Faktoren abzudecken und Ihren Stakeholdern auch das unter- und unbewusste Wissen zu entlocken. (s. Schritt 1)
  • Innovationen sind anfangs Begeisterungsfaktoren, setzen sich diese allerdings am breiten Markt durch, gewöhnen sich Kunden daran und sie werden zuerst Leistungs- und später Basisfaktoren. Daher brauchen Sie immer wieder neue Begeisterungsfaktoren an Ihren Produkten und Systemen.

 

Anforderungsmanagement im CRM-Projekt

Ein CRM-Projekt will gut geplant sein. Legen Sie deshalb im Vorfeld klare Zuständigkeiten fest und geben Sie das Anforderungsmanagement in eine kompetente Hand, die gut strukturiert und kommuniziert. Stellen Sie zu Beginn Ihres CRM-Vorhabens unbedingt eine Anforderungsanalyse an, um die Einsatzbereiche Ihrer CRM-Lösung und alle involvierte Personen zu definieren.

Ist dies geschehen, können Sie die oben beschriebenen Schritte nach und nach angehen. So geben Sie Ihrem CRM-Anbieter eine optimale Grundlage, um die Software an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und letztlich selbst von allen Vorteilen des CRM-Systems zu profitieren.

Zurück zur Kunst: Mischen Sie also nicht gleich wild drauf los, bis keine einzelne Farbe mehr zu erkennen ist, sondern setzen Sie bewusste Akzente. Statt einem dunklen Gemenge erhalten Sie dann ein Gesamtbild, in dem sich jeder an unterschiedlicher Stelle wiederfindet. Nutzen Sie das Anforderungsmanagement als Pinsel für die gesamte Palette an Möglichkeiten und schaffen Sie etwas Einzigartiges!

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