Wissensmanagement im Unternehmen

Wissen ist heutzutage schnell zugänglich und zählt zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Damit es zielgerichtet verwendet werden kann, ist ein gutes Wissensmanagement mit systematischem Wissenstransfer entscheidend. Sie stellen damit sicher, dass der Austausch und das Teilen von Wissen in Ihrem Unternehmen gelingen. Was gibt es dabei zu beachten?

Warum ist Wissenstransfer wichtig?

Ein guter Wissenstransfer im Unternehmen ist insbesondere wichtig, um einen Wissensverlust beim Wechsel von Mitarbeitern zu verhindern. Oftmals fehlt an dieser Stelle Zeit für einen gelungenen Wissenstransfer, weil

• der Wissensträger innerhalb des Unternehmens seine Rolle wechselt
• der Wissensträger das Unternehmen verlässt (z.B. Kündigung oder Rente)
• der Wissensträger ausfällt oder nicht erreichbar ist (z.B. Urlaub oder Krankheit)

Grundsätzlich sollte alles relevante Wissen proaktiv und nachhaltig gesichert und geteilt werden, sodass alle Mitarbeiter des Unternehmens davon profitieren können. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto stärker muss dabei der Wissenstransfer über Ihr Unternehmensnetzwerk skalieren, um Ihr Wissen zu sichern.

Was versteht man unter Wissensmanagement?

Wissensmanagement (engl. Knowledge Management) geht über den reinen Wissenstransfer hinaus und meint im Unternehmensumfeld die systematische Erfassung, Sammlung, Nutzung und Weitergabe von Wissen. Ziel ist es, das geballte Wissen im Unternehmen nachhaltig zugänglich zu machen und produktiv zu nutzen, um daraus langfristig Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu generieren. Basis des Unternehmenswissens sind das Wissen von Mitarbeitern, Daten und Informationen.

Wissensmanagement lässt sich in drei Kernelemente unterteilen:

• Lernen und neues Wissen entwickeln
• Wissensdatenbank aufbauen und bestehendes Wissen aktiv nutzen
• Knowhow weitergeben und Wissensaustausch fördern

Rolle von Wissensmanagement für Unternehmen

Wir leben in einer Wissensgesellschaft: Das heißt, wer Wissen besitzt, über das andere nicht verfügen, hat einen Wettbewerbsvorteil. Die richtige Nutzung und Weiterentwicklung von Wissen ist damit für Unternehmen entscheidend, um langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die systematische Organisation und Verfügbarkeit von Wissen im Zuge des Wissensmanagements erlangt Ihr Unternehmen einen gewinnbringenden Umgang mit der Ressource Wissen.

Vorteile von Wissensmanagement:

• Zeitersparnis: Erfassen Sie Ihr Wissen digital und stellen es an einer zentralen Stelle bereit, können Ihre Kollegen schneller auf Informationen aus eigenen oder anderen Bereichen zugreifen. Auch die Einarbeitungszeit in neue Fachgebiete kann damit verkürzt werden.
• Leichte Verfügbarkeit von Informationen: durch die Digitalisierung kann Wissen kostengünstig und einfach zugänglich gemacht werden.
• Uneingeschränkter Zugriff: Mitarbeiter können unabhängig von Zeit und Ort auf relevante Informationen zugreifen und sind dabei nicht auf andere Personen angewiesen.
• Schnelle Problemlösung: Durch die Strukturierung von Wissen und Informationen in unterschiedliche Kategorien, sind Antworten schnell auffindbar.
• Höhere Innovationskraft: Fehlendes Wissen bremst Unternehmen und neue Innovationen aus. Durch ein vernetztes Knowledge Management steigern Sie den Informationsfluss im Unternehmen und machen Wissen für Innovationsteams schneller zugänglich.

Herausforderungen im Wissensmanagement

Die größte Herausforderung im Wissensmanagement ist, dass relevantes Wissen zumeist über das gesamte Unternehmen und über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt liegt. Ziel ist es, das Wissen und Kompetenzen im Unternehmen über unterschiedliche Ebenen hinweg zu verankern. Unternehmen müssen sich deshalb zunächst mit einigen Fragen auseinandersetzen:

• Wie möchten Sie Wissen erfassen?
• Wie soll es im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden?
• Wer agiert als Wissensträger in Ihrem Unternehmen?
• Wie schaffen Sie einen Rahmen für den Austausch von Wissen?
• Wie können Sie interne Experten vernetzen?
• Wo speichern Sie Ihr Wissen strukturiert ab?

Erfolgsfaktoren für gelungenes Wissensmanagement

Das passende Werkzeug

Ordnung und eine optimale Vernetzung sind Grundvoraussetzungen für die Strukturierung und Bereitstellung von Wissen und Informationen. Spezielle Wissensmanagement Tools dienen hier als Werkzeug. Sie ermöglichen es, Wissen zu speichern, wiederzufinden und weiterzugeben. Im digitalen Zeitalter sind vor allem IT-Systeme wie moderne CRM-Systeme, Intranets oder Wissensdatenbanken als Wissensmanagement Tools verbreitet.

Unternehmensstrukturen und -prozesse

Damit das Wissensmanagement in einem Unternehmen langfristig funktioniert, muss es in den Strukturen und Prozessen des Unternehmens verankert sein. Lediglich einen Verantwortlichen für das Knowledge Management zu bestimmen, ist dafür nicht ausreichend. Es muss über alle Abteilungen hinweg und von allen Mitarbeitern aktiv genutzt werden. Nur wenn die Dokumentation und der Austausch von Wissen fest in die Arbeitsprozesse und -strukturen integriert sind und im Unternehmen gelebt werden, kann das Wissensmanagement erfolgreich umgesetzt werden.

Mitarbeiter und externe Wissenslieferanten

Ihre Mitarbeiter sind der Schlüssel für erfolgreiches Wissensmanagement. Schließlich sind die in einem Wissens-Tool gespeicherten Informationen erst nützlich, wenn diese aktiv von Ihren Mitarbeitern verwendet, ausgetauscht und aktuell gehalten werden. Die gelebte Kultur des Wissensaustauschs im Unternehmen und der Zusammenarbeit schafft dafür die richtigen Rahmenbedingungen. Mit einer Wissenskultur und einem passenden Tool können Sie auch externe Partner oder Kunden mit Ihrem Knowledge Management vernetzen.

Was soll ein Knowledge Management Tool können?

• Wissen erfassen
  Inhalte wie Text und Bild aber auch wichtige Dokumente sollen in einem Wissensmanagement-Tool erfasst und gespeichert werden können. Auch Videos werden immer beliebter um Know-How zu vermitteln und tragen zu einem gelungenen Medienmix bei.
• Wissen zugänglich machen
  Wissen speichern ist das eine, der Nutzen daraus entsteht aber erst, wenn es andere auch finden und aktiv nutzen können. Deshalb sollte Ihr Wissensmanagement-Tool unbedingt eine Suchfunktion beinhalten. Moderne CRM-Systeme verfügen beispielsweise über ein leistungsstarkes Suchwerkzeug, wodurch Mitarbeiter bei Fragen schnell auf bestehende Wissensbeiträge, Projekte und hinterlegte Prozesse zurückgreifen können.
• Wissen vernetzen
  Eine Strukturierung Ihrer Wissenseinträge in unterschiedliche Bereiche und Kategorien sowie das Verwenden von Hashtags erleichtern die übersichtliche Darstellung und die Vernetzung zusammengehöriger Themen zusätzlich. In einem modernen CRM-System können Sie Wissensbeiträge auch direkt mit zugehörigen Projekten oder Tickets verknüpfen und so transparent alle Informationen an den richtigen Stellen auffindbar machen.
• Wissen teilen
  Neues Wissen, das für alle Mitarbeiter relevant ist, soll auch proaktiv geteilt werden können. Für die Kommunikation von Wissen bietet sich zum Beispiel ein Newsfeed im Intranet an. Empfehlenswert ist hierbei eine rollenbasierte Verteilung, sodass jeder Mitarbeiter nur die News erhält die für seine Rolle(n) relevant sind und keine Informationen, die er nicht braucht.
• Wissensaustausch
  Neben der Dokumentation von Wissen, sind auch Möglichkeiten zur Diskussion von Vorteil. Mitarbeiter können direkt zu einem Wissensbeitrag Fragen stellen, sich zu diesem Thema austauschen und themenbasiert zusammenarbeiten. So bleiben alle Informationen gebündelt und an einer zentralen Stelle verfügbar. Über ein modernes CRM-System können Sie beispielsweise auch über entsprechende Collaboration Features Externe in den Austausch miteinbinden.

  

Fazit: Von einer guten Wissenskultur zum erfolgreichen Wissensmanagement

Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten Wissen schnell und einfach zugänglich zu machen. Für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen braucht es aber nicht nur ein passendes Tool, sondern auch eine gute Strukturierung sowie eine entsprechende Wissenskultur im Unternehmen. Nur wenn der Umgang mit Wissen bekannt ist, akzeptiert und aktiv genutzt wird, gelingt das Wissensmanagement langfristig. Eine gute Fehlerkultur und ein Arbeitsklima, das geprägt ist von kollaborativer Zusammenarbeit, sind dafür unabdingbar.