CRM-Anwenderbericht im Anlagenbau

Wer sind wir

Die Systeex Brandschutzsysteme GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz in Hanau und zählt zu den Top 5 Marken im Bereich Brandschutz in Deutschland. Zur Unternehmensgruppe gehören fünf Tochtergesellschaften und beschäftigt insgesamt etwa 700 Mitarbeitende. Mit einer eigenen Produktionsstätte und den angegliederten Lagern hält das Unternehmen zusätzlich sämtliche Artikel verfügbar, die für die Vorfertigung, Montage und den Service erforderlich sind. Dadurch ist die Systeex Brandschutzsysteme GmbH unabhängig von Lieferanten, was eine hohe Flexibilität gewährleistet. Zu den Kunden des Unternehmens zählen namhafte und renommierte Unternehmen aus verschiedenen Marktsegmenten der Industrie, dem Handel, der Logistikbranche sowie aus dem Dienstleistungssektor.

Wo kommt ADITO zum Einsatz

Treiber für die CRM-Einführung bei der Systeex Brandschutzsysteme GmbH waren vor allem der Vertrieb und die Geschäftsführung. Dort wurde erkannt, dass funktionierende Kommunikation unternehmensweit, insbesondere aufgrund der zahlreichen Niederlassungen, unabdinglich ist.

Das Unternehmen nutzt ADITO CRM insbesondere für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen. Insbesondere bei der Angebotserstellung sorgt das CRM mit dem Dublettencheck dafür, dass keine doppelten Datensätze erstellt oder bearbeitet werden oder Kundenanfragen nicht von verschiedenen Niederlassungen mehrfach bearbeitet werden.

Auch bei Vor-Ort-Besichtigungen, wie Kunden- oder Vergabegesprächen, schafft das System automatisiert einen einheitlichen Datensatz, hohe Datenqualität sowie Zugriff auf die Daten in Echtzeit. Die Kommunikation zwischen Abteilungen, auch über Bundesländer und Zuständigkeitsbereiche hinweg, findet direkt im System statt. Da bei Vor-Ort-Besuchen für Wartungs- oder Reparaturangebote nicht nur schriftliche Daten, sondern auch Fotos von Typenschildern, Seriennummern sowie Anlagenaufnahmen erfasst werden müssen, werden die Monteure und Vertriebsmitarbeiter der Systeex Brandschutzsysteme GmbH mit Tablets ausgestattet. Sie nutzen das CRM unterwegs und speichern Bilder direkt beim zugehörigen Kunden. Interne Abstimmungen per Mail oder Telefon zu Kunden oder Kundenanfragen sind dank zentraler Datenspeicherung und Collaboration im CRM kaum mehr notwendig.

Und auch die Kundenbetreuung profitiert von diesem 360-Grad-Blick. „Wir sind viel transparenter geworden, viel näher am Kunden, was gerade im Service sehr wichtig ist, um eine Vertrauensbasis zu schaffen“, fasst es Tobias Hoffmann, Leiter Key Account Service bei der Systeex Brandschutz GmbH, zusammen. Besonders bei Urlaub oder krankheitsbedingten Ausfällen können die Kunden dadurch weiterhin nahtlos betreut werden.

Wie hilft uns ADITO unsere Ziele zu erreichen

Mit bundesweit 19 Niederlassungen und zusätzlich 16 Mandanten war für die Systeex vor allem Transparenz ein großes Thema. Diese wurde dadurch erreicht, dass alle Daten zu Kunden, Lieferanten und Partnern nun zentral gespeichert und den Mitarbeitenden verfügbar gemacht werden.

Eine weitere Herausforderung war es, die im Unternehmen verwendeten Systeme im CRM zu bündeln. Für die Abwicklung von Aufträgen, die Vertriebskalkulation und die Finanzbuchhaltung setzt das Unternehmen jeweils ein eigenes ERP-System ein. Die Daten aus allen Systemen wurden zentralisiert und stehen nun über eine Schnittstelle in Echtzeit im CRM-System zur Verfügung.

Was schätzen wir an ADITO

„Wir wachsen sehr stark auf dem Brandschutzmarkt und haben deshalb einen Partner gesucht, der die nötige Flexibilität für unser dynamisches Wachstum mitbringt“, so Tobias Hoffmann, „Uns war wichtig, dass der Anbieter auch bei unseren individuellen Anforderungen mitgeht und die Lösung flexibel ist.“ Neben dieser Flexibilität schätzt das Unternehmen auch die zügige Implementierung des Systems.

Trotz Projektstart im März 2021 – also inmitten der COVID-19-Pandemie – ging das System bereits im August 2021 erfolgreich in den Live-Betrieb über. Seitdem nutzen Vertrieb und Kundenkommunikation aktiv das ADITO xRM.

Warum wir ADITO weiterempfehlen

Für Systeex war es entscheidend, einen Mittelstandspartner zu finden, der die dynamische und innovative Herangehensweise des Unternehmens widerspiegelt. „Wichtig war zudem, dass der Anbieter unsere individuellen Anforderungen mitgeht und die Lösung flexibel an unsere Bedürfnisse anpassbar ist. Wir wollen auf dem Standard aufbauend gemeinsam Lösungen entwickeln, die zu uns passen. Da war für uns schnell klar, dass es ADITO sein muss“, sagt Tobias Hoffmann. Durch die Implementierung der CRM-Lösung hat die Systeex zudem bestehende Prozesse überprüft und neue eingeführt, wodurch das Unternehmen effizienter und schneller agieren kann.