IG Metall optimiert Mitglieder- und Kampagnenmanagement mit ADITO

Die IG Metall setzt bei der Verwaltung und Organisation von Kontakten, Kampagnen und Marketingaktionen auf die Customer Relationship Management Lösung von ADITO. 2012 entschied sich die größte deutsche Einzelgewerkschaft für die Einführung einer neuen Software, um die über zwei Millionen Mitglieder effizienter und besser zu betreuen. Die Anforderungen: Anwenderfreundlich und zukunftssicher sollte die Lösung sein sowie über Schnittstellen flexibel in die bestehende Infrastruktur integrierbar. Nach einer umfangreichen CRM-Ausschreibung mit Beratern und einem Auswahl-Gremium überzeugte die flexible Lösung von ADITO.

Als weltweit größte organisierte Arbeitnehmervertretung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main tritt die IG Metall für die Interessen von Beschäftigten aus zahlreichen Branchen ein. Das sogenannte Rückholmanagement soll dabei die Fluktuation der Mitglieder möglichst gering halten. So evaluieren die Verwaltungsstellen die Gründe für Austritte, um die eigenen Strukturen und Angebote ständig zu optimieren. Über die bestehende Mitgliederdatenbank der IG Metall konnte bisher zwar der Bestand der Daten verwaltet werden, eine Interaktion mit den Mitgliedern war aber nicht möglich. Um neue Mitglieder zu gewinnen und bestehende zu binden, entschied sich die IG Metall 2012 dafür, eine neue Lösung einzuführen und diese an das zentrale Stammdatensystem zu koppeln. In ADITO fand die Gewerkschaft schließlich den richtigen Partner.

Flexible Lösung und direkte Zusammenarbeit brachten den Zuschlag

Ausschlaggebend für die Investition in die xRM-Lösung von ADITO waren die Flexibilität und die Möglichkeiten der Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. „Dass wir bei ADITO mit einem Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand und direkt mit dem Hersteller der Software zusammenarbeiten – nicht mit einem Partner – waren für uns weitere Pluspunkte“, erklärt Christian Kühbauch, Leiter Funktionsbereich Organisation bei der IG Metall, die Entscheidung für ADITO. Auch mit Referenzprojekten bei der Bundesagentur für Arbeit und der Kassenärztlichen Vereinigung Hessen konnte ADITO überzeugen. „Die Kosten-Nutzen-Relation war entscheidend für die Investition in ein neues CRM-System. Mit ADITO haben wir uns für eine Lösung entschieden, mit der wir aktuelle und künftige Anforderungen umsetzen können. Das Entwicklungstool, der ADITO Designer, macht es möglich, dass wir die Software langfristig auch selbst weiterentwickeln“, sagt Christian Kühbauch.

CRM-Einführung nach agilen Methoden

Nach einer etwa sechsmonatigen Grobkonzeption definierten Fachbereiche und Projektmanager der Gewerkschaft, Berater von Nordlicht Management Consultants und CRM-Experten von ADITO in gemeinsamen Workshops die Anforderungen an das System. Als die Konsolidierung dieser Anforderungen abgeschlossen war, konnte ein siebenköpfiges ADITO Entwicklerteam mit der Umsetzung beginnen. In kurzen Entwicklungszyklen und intensiver Abstimmung entstand – gemäß den Regeln des agilen Projektmanagements – die fertige, stark individualisierte CRM-Lösung für die IG Metall.

Zufriedene Mitglieder dank individueller Betreuung

Ein wichtiges Thema war der Datenschutz beim CRM-Projekt. Zum Schutz der Daten der Anwender erarbeiteten CRM-Anbieter, Berater und Datenschutzbeauftragte der IG Metall entsprechend den Anforderungen von Personal- und Betriebsrat ein Konzept zum Ausschluss der Leistungskontrolle. Die Daten der Mitglieder sind gemäß BDSG geschützt. Im Sinne des Rückholmanagements bietet die IG Metall mit ADITO ihren Mitgliedern heute eine individuelle Ansprache sowie relevante Informationen und Serviceangebote. So setzt das Marketing der IG Metall automatisierte Newsletter und Serienmails um. Mittels einer Schnittstelle zum entsprechenden Dienstleister laufen Bestellung und Versand von Werbemitteln direkt über das CRM. Weitere Marketing-Bereiche sollen folgen. Als größte nicht-staatliche Bildungseinrichtung in Deutschland plant die IG Metall außerdem bald das komplette Seminarmanagement über ADITO zu organisieren. So besteht künftig die Möglichkeit, sich online über die im CRM organisierten Veranstaltungen zu informieren und sich direkt anzumelden. Die Daten der Teilnehmer werden dabei automatisch im CRM gespeichert. Mitglieder können so schnell und präzise mit weiteren passenden Seminarangeboten versorgt werden.

Seit dem flächendeckenden Roll-Out Mitte 2016 nutzen rund 800 Anwender bei der IG Metall die Lösung von ADITO. Aktuell schult der Software-Hersteller aus Geisenhausen weitere User. Ziel ist die Anbindung aller 160 Verwaltungsstellen mit etwa 2.000 Anwendern. „Mit der Einführung von ADITO haben wir es geschafft, unsere Mitglieder effizienter zu betreuen und erfolgreich zu binden. Daneben sind die Flexibilität und die Zukunftsfähigkeit der Software ein klares Zeichen dafür, dass wir uns mit ADITO für den richtigen Partner entschieden haben“, resümiert Christian Kühbauch.